وقتی به یک دوست یا خویشاوند نامه می‌نویسیم، تقریباً می‌توانیم هر گونه آزادی را بپذیریم. شما می توانید اشتباهات و علائم نگارشی را نادیده بگیرید، کلمات را هر طور که دوست دارید مخفف کنید، از زبان عامیانه استفاده کنید - نکته اصلی این است که روشن کنید در مورد چه چیزی صحبت می کنید.
اما اگر به یک فرد غریبه یا ناآشنا نامه می نویسیم و می خواهیم از او پاسخ بگیریم، باید قوانینی را در نظر بگیریم.
قوانین ارتباطی
1. همیشه موضوع نامه را مشخص کنید.
فیلد "موضوع" باید در هر صورت پر شود و بسیار مطلوب است که با محتوای پیام مطابقت داشته باشد.
به عنوان مثال، اگر می خواهید برای یک مشاوره در 5 مارس قرار ملاقات بگذارید، بنویسید: "برای مشاوره (03/05) ثبت نام کنید."
2. هنگام پاسخ دادن به نامه، سابقه مکاتبات خود را ذخیره کنید.
وقتی نامه ای از شخصی دریافت می کنید، می توانید به سه روش به آن پاسخ دهید:
- آدرس فرستنده را کپی کنید و یک نامه جدید برای او بنویسید
- روی قسمت پاسخ ویژه در پایین پیام کلیک کنید
- از دکمه Reply استفاده کنید
برای مکاتبات تجاری، باید به روش سوم پاسخ دهید، یعنی روی دکمه "پاسخ" کلیک کنید.
| در Mail.ru: | در Yandex.Mail: | در Gmail.com: |
نامه جدیدی باز می شود که نامه ای را که دریافت کرده اید تکرار می کند. موضوع یکسان است، فقط با پیشوند Re:، متن اصلی به طور کامل نقل شده است.
این یک فرم پاسخ پذیرفته شده است و شما نباید چیزی در مورد آن تغییر دهید. یعنی موضوع را همانطور که نشان داده شده رها می کنید (با Re:) و متن نقل قول را حذف نمی کنید. فقط در صورتی می توان آن را حذف کرد که نقل قول کامل نامناسب باشد.
طبق قوانین ارتباطی، پاسخ شما باید قبل از متن نقل شده چاپ شود.
در مکاتبات بعدی به همین ترتیب ادامه دهید. این امر ضروری است تا هر شرکت کننده در مکالمه بتواند در هر زمان آنچه را که مورد بحث قرار گرفته است به خاطر بیاورد.
این قانون برای اکثر سایت های ایمیل اعمال می شود. استثنا gmail.com (ایمیل از طرف Google) است. در آن، پاسخ در یک پنجره کوچک در پایین، زیر محتوای نامه دریافت شده چاپ شده است.
3. همیشه سلام کنید و مخاطب خود را «شما» خطاب کنید.
هر پیامی باید با یک تبریک آغاز شود. و اگر فردی باشد بهتر است. در صورت لزوم، مخاطب را با نام صدا کنید، در غیر این صورت - با نام و نام خانوادگی. اگر به یک نفر می نویسید، او را با V بزرگ خطاب کنید.
توصیه می شود نامه را با ساخت زیر پایان دهید: با احترام، ... (نام، نام خانوادگی یا نام خانوادگی).
به عنوان مثال: سلام، الکسی پتروویچ. لطفا قرارداد را برای ایوان میخائیلوویچ ارسال کنید. من از شما بسیار سپاسگزار خواهم بود. با احترام، ایلیا کریوشیف
4. در اسرع وقت پاسخ دهید
هر چه زودتر به پیام پاسخ دهید، بهتر است. ایده آل در عرض چند ساعت. اما در عرض چند روز نیز امکان پذیر است. هر چه بیشتر منتظر پاسخ باشید، بدتر بر شهرت شما تأثیر می گذارد.
در مورد متن پیام، هنگام نوشتن آن باید قوانینی را نیز رعایت کنید:
به طور خاص، اما با جزئیات بنویسید
کاری نکنید که همکارتان حدس بزند منظورتان دقیقاً چه بوده است. اگر مشکل واضح نیست، تا حد امکان آن را با جزئیات شرح دهید: چگونه به نتیجه ای رسیده اید، دقیقاً چه چیزی می خواهید به دست آورید و چه چیزی از طرف مقابل شما خواسته می شود.
اما این بدان معنا نیست که شما باید تمام جزئیات را با جزئیات کامل نشان دهید. از همه چیزهای غیر ضروری بگذرید - برای وقت دیگران ارزش قائل شوید.
سعی کنید مختصر و دقیق بنویسید
نیازی نیست که مثلاً در مورد وضعیت همسر، مادرشوهر و سایر اقوامتان صحبت کنید.
در مورد اندازه، به طور ایده آل یک "صفحه" (بدون پیمایش). حداکثر - اندازه متن که بر روی یک صفحه A4 قرار می گیرد.
از عقل سلیم و نجابت استفاده کنید
مودب باشید، دقت کنید، از نامه ها و زمانی که می گذارید سپاسگزارم.
کاری که شما مطلقاً نمی توانید انجام دهید
سوء استفاده از علائم نگارشی
یک علامت تعجب یا علامت سوال کافی است. آنها نباید تکراری شوند. همچنین در استفاده از بیضی زیاده روی نکنید.
شخصاً وقتی چنین نامه هایی دریافت می کنم، به سلامت روانی فرستنده آنها شک می کنم.
نمونه ای از نامه "بد":
از فونت ها، اندازه حروف و رنگ های مختلف استفاده کنید
سایت ها و برنامه های ایمیل مدرن به شما این امکان را می دهند که این پارامترها را تغییر دهید. می‌توانید فونت‌های غیرمعمولی را انتخاب کنید، حروف را بزرگتر یا کوچک‌تر کنید، یا متن را در رنگ‌های مختلف رنگ کنید. اما این در مکاتبات تجاری نامناسب است!
بهتر است اصلاً چیزی را تغییر ندهید و همه چیز را به طور پیش فرض رها کنید. تنها چیزی که قابل قبول است این است که برخی از کلمات را با حروف پررنگ یا ایتالیک برجسته کنید. اما فقط در صورت لزوم!
نمونه ای از نامه "بد":
درج تصاویر شکلک
انواع چهره ها، گل ها و قلب های خنده دار و غمگین را برای مکاتبات شخصی بگذارید. در نامه های تجاری، بهتر است به هیچ وجه از شکلک ها استفاده نکنید - نه متنی و نه، به خصوص، تصاویر.
نمونه ای از نامه "بد":
چاپ متن با حروف بزرگ
تایپ متن با حروف بزرگ در اینترنت یک رفتار بد محسوب می شود. این امر برای مکاتبات تجاری و شخصی و همچنین ارتباط در شبکه های اجتماعی، اسکایپ، انجمن ها و مکان های دیگر صدق می کند. علاوه بر این، این هم برای کل متن و هم برای کلمات جداگانه اعمال می شود.
کلید کیبورد Caps Lock وظیفه حروف بزرگ را بر عهده دارد. یعنی اگر تمام حروف شما با حروف بزرگ تایپ شده اند، کافی است یک بار آن را فشار داده و رها کنید.
تایپ تک تک کلمات و کل متن با حروف بزرگ مانند فریاد زدن است. و فریاد زدن پرخاشگری است که فراتر از مکاتبات فرهنگی است.
علاوه بر این، "موضوع" نامه را با حروف بزرگ چاپ نکنید - این اوج بی احترامی است!
البته، شما می توانید برخی از کلمات را در متن با حروف بزرگ تایپ کنید، اما پس از آن مخاطب این را به عنوان یک اشاره به "احمق" بودن او در نظر می گیرد. مثال:
اگر واقعاً نیاز دارید چیزی را در متن برجسته کنید، بهتر است آن را با استفاده از حروف برجسته یا ایتالیک انجام دهید.
و همچنین بسیار توصیه می شود از کلمات "فوری"، "مهم" و سایر مواردی که بیانگر بی حوصلگی در موضوع نامه هستند خودداری کنید.
سواد
یک موضوع دردناک در اینترنت هر دومین نامه ای که در ایمیلم دریافت می کنم حاوی اشتباهات گرامری فاحش است. و اصلاً صحبت در مورد علائم نگارشی فایده ای ندارد - اگر حداقل برخی از علائم نگارشی وجود داشته باشد خوب است.
مشکل حتی این نیست که مردم ما بی سواد هستند. فقط برخی زبان مادری نیستند، در حالی که برخی دیگر در تایپ کردن روی صفحه کلید خوب نیستند و فقط به همین دلیل اشتباه می کنند. اتفاقاً بسیاری به دلیل بینایی نه چندان خوب هستند.
در این مورد نباید خیلی سختگیر باشید، اما سعی کنید در نامه های خود درست بنویسید. چند نکته ساده:
- هر جمله باید با حرف بزرگ شروع شود. برای تایپ آن، کلید Shift را نگه دارید.
- در پایان هر جمله باید یک نقطه وجود داشته باشد. در طرح صفحه کلید روسی، در ردیف پایین سمت راست (قبل از Shift) قرار دارد.
- برای تایپ کاما، Shift را نگه دارید و کلید نقطه را فشار دهید.
- قبل از کاما یا نقطه فاصله قرار ندهید. بعد از آنها باید فضایی وجود داشته باشد.
و یک نکته دیگر برای کسانی که حداقل کمی نحوه استفاده از ویرایشگر متن Word (Writer) را می دانند. ابتدا حرف را در این برنامه تایپ کنید. خطاها را با خط قرمز مشخص می کند و با کلیک راست روی چنین کلمه ای می توانید آن را اصلاح کنید.
متن تمام شده را کپی کرده و در قسمت متن نامه قرار دهید. اما قبل از درج باید قالب بندی را غیرفعال کنید تا بدون قالب بندی از Word (Writer) اضافه شود.
در ایمیل mail.ru، برای انجام این کار، باید روی "حذف طرح" در بالا کلیک کنید.
در Yandex.Mail - دکمه "غیرفعال کردن طراحی" در سمت راست.
پس از چسباندن، می توان ظاهر را دوباره روشن کرد.
ارتباط تجاری از طریق ایمیل بخشی جدایی ناپذیر از زندگی هر فرد مدرن است: ما به همکاران در محل کار، مدیریت، مشتریان، شرکای تجاری، افرادی که ما را می شناسند و کسانی که هنوز ما را نمی شناسند نامه می نویسیم. اخلاق تجاری در مکاتبات الکترونیکی چیست و چقدر برای کسب و کار موفق ضروری است؟
هر حرف کارت ویزیت ما و بازتابی از موقعیت تجاری ماست. و اگر برای ما مهم است که این کارت ویزیت ظاهر مناسبی داشته باشد و موقعیت تجاری به راحتی و بهره وری ارتباطات کمک کند، دانستن اصول اولیه اخلاق و رعایت آنها در مکاتبات روزانه مهمترین شرط موفقیت است.
با توجه به مکاتبات تجاری الکترونیکی، همان قوانین و مقرراتی اعمال می شود که جامعه تجاری در هر شکل دیگری از تعامل تجاری عمل می کند: هنگام برقراری ارتباط تلفنی، مذاکره و غیره. به نظر من، اخلاق مکاتبات ایمیل تجاری بر چندین اصل تزلزل ناپذیر استوار است:
- احترام متقابل بین مخالفان برای شخصیت و موقعیت تجاری یکدیگر.
- توجه به منافع تجاری طرف مقابل.
- درک اهمیت مسائل مربوط به حریم خصوصی.
- وقت شناسی در تبادل اطلاعات
بیایید ابزارهای عملی برای اجرای این اصول را در نظر بگیریم
1. فیلد "موضوع" / "موضوع" به خوبی و به وضوح طراحی شده است
مشخص کردن موضوع باعث صرفه جویی در وقت مخاطب می شود و به او اجازه می دهد بلافاصله محتوای نامه ای را که دریافت می کند ارزیابی کند و به سرعت در مورد اولویت آن هنگام خواندن تصمیم بگیرد.
2. با سلام و آدرس شخصی به مخاطب/گیرنده
اعتماد ایجاد می کند و به نامه حس شخصی می بخشد. نادیده گرفتن نام مخاطب نادرست تلقی می شود.
3. دقت آدرس دهی
پر کردن صحیح فیلدهای "به"، "Cc" و "Bcc" مهمترین ابزار برای ارتباط کارآمد و اخلاقی است. برای جلوگیری از اشتباه در هنگام کار با این زمینه ها، باید هدف آنها را بدانید که به طور کلی در محیط کسب و کار مدرن پذیرفته شده است:
- اگر نام شما در قسمت مخاطب مستقیم ("به") باشد، به این معنی است که فرستنده نامه منتظر پاسخ سوال خود از طرف شما است.
- اگر چند مخاطب در این قسمت قرار گیرند، به این معنی است که فرستنده نامه منتظر پاسخ هر یک یا هر یک از مخاطبان است.
- اگر نام شما در قسمت "Cc" قرار داده شده است، به این معنی است که فرستنده می خواهد شما از موضوع مطلع شوید، اما انتظار پاسخی از شما ندارد. اگر نام شما در قسمت "Cc" باشد، نباید وارد موضوع مکاتبه شوید. اگر با این وجود تصمیم دارید وارد مکاتبه شوید، نشانه حسن خلق این است که نامه را با یکی از عبارات زیر شروع کنید: «اجازه بدهید من به بحث این موضوع بپیوندم...»، «ببخشید که دخالت می کنم...»، «اجازه بدهید نظرم را بگویم...».
توجه ویژه از نظر اخلاقی به حوزه «کپی کربن کور» تعلق دارد. این "آسیب پذیرترین" ابزار ایمیل از نظر اخلاق تجاری است، زیرا ... این میدان معمولا به عنوان ابزاری برای کنترل مخفی و اطلاعات تلقی می شود. گیرندگان رونوشت مخفی برای سایر گیرندگان قابل مشاهده نیستند. برخی از شرکت هایی که به مسائل اخلاقی حساس هستند، استفاده از این ابزار را در مکاتبات شرکتی ممنوع می کنند. استثناء، ارسال های انبوه (به عنوان مثال، دعوت نامه ها) است. آنها برای تعداد زیادی از گیرندگان ارسال می شوند، اما آدرس های ایمیل نباید برای همه قابل مشاهده باشد.
شرکت‌هایی وجود دارند که با آرامش بیشتری با حوزه BCC رفتار می‌کنند و قوانین جهانی زیر را رعایت می‌کنند:
- در قسمت "کپی کربن کور"، گیرندگان (مخاطبین پنهان) قرار می گیرند که باید از مکاتبات آگاه باشند، اما آگاهی آنها نباید برای مخاطبین مستقیم آشکار باشد.
- ارسال نامه ای با فیلد "کپی کربن کور" پر شده مستلزم توافق اولیه یا آگاهی بعدی نویسنده نامه و گیرندگان پنهان در مورد دلیل و هدف این شکل از آگاهی است.
- گیرنده پنهان نباید از قسمت BCC وارد موضوع مکاتبات شود.
4. سرعت پاسخگویی
زمان پاسخگویی به نامه یکی از شاخص های موقعیت شما در رابطه با منافع تجاری شرکا و مشتریان است. شرکت ها استانداردهای مختلفی در این زمینه دارند. زمان پاسخ/واکنش قابل قبول به نامه در عرض دو تا سه ساعت است. اگر با دریافت نامه ای و خواندن آن متوجه شدید که نمی توانید ظرف 24 ساعت به آن پاسخ دهید، قاعده خوب این است که اطلاعات مخاطب را که نامه او را دریافت کرده اید ارسال کنید و به آن پاسخ دهید: «من نامه را دریافت کردم. من امروز در طول روز پاسخ خواهم داد"یا «من نامه را دریافت کردم. برای پاسخگویی به اطلاعات تکمیلی نیاز است. سعی می کنم حداکثر تا ... جواب بدهم.»
ما ارائه می دهیم
5. کار صحیح با اطلاعات (حجم، زبان، ساختار، قالب)
ماهیت و ویژگی ارائه اطلاعات در متن نامه نیز ابزار و نشانگر توانایی و تمایل شما برای انجام مکاتبات تا حد امکان صحیح و محترمانه با مخاطب است:
- حداکثر راحتی هنگام خواندن حجم نامه، که "در یک صفحه" قرار می گیرد، حداکثر - در حجم متن یک برگ با فرمت A-4.
- حجم پیوست های ارسالی نباید از 3 مگابایت تجاوز کند (فایل های بزرگتر ممکن است مشکلاتی ایجاد کنند، زیرا ممکن است از سرور ایمیل گیرنده عبور نکنند).
- بهتر است فایل های ارسالی را در رمزگذاری های جهانی "بسته بندی" کنید: Zip یا rar (افزونه های دیگر ممکن است در حین ارسال مسدود یا قطع شوند و برای گیرنده مشکل ایجاد کنند).
- هنگام پاسخ دادن به نامه ای از مخاطب، متن پاسخ شما باید در بالای نامه (در ابتدای) قرار گیرد و نه در پایین (این امر مخاطب را از "پیمایش" در متن قبلی نجات می دهد. مکاتبات در جستجوی پاسخی که نوشتید)؛
- شما نباید پاسخ نامه مخاطب را به عنوان نامه جدید (بدون ذخیره سابقه مکاتبات) شروع کنید. چنین پاسخی گیرنده دریافت کننده را مجبور می کند تا زمان خود را برای جستجوی پیام اصلی تلف کند.
- باید به زبانی نوشت که تا حد امکان برای مخاطب قابل فهم باشد. در هر مورد خاص، سؤال مناسب بودن استفاده از واژگان حرفه ای، داخلی شرکتی، عامیانه، اختصارات و انگلیسی ها (وام گرفتن از انگلیسی در هر زبان دیگری) حل می شود.
اگر استفاده از عامیانه و اختصارات باعث افزایش سرعت و کارایی مکاتبات شود، استفاده از زبان عامیانه قابل قبول و اخلاقی است. بنابراین ، مکاتبات داخلی در یک شرکت تقریباً همیشه مملو از زبان عامیانه است: برای همه شرکت کنندگان در مکاتبات آشنا و قابل درک است و به شما امکان می دهد در زمان خود صرفه جویی کنید. اما در مکاتبه با شرکای تجاری/مشتریان خارجی، این موضوعی است که نیاز به احتیاط دارد.
این اتفاق می افتد که شما نمی توانید بدون اصطلاحات انجام دهید. به عنوان مثال، یک شرکت یک محصول/خدمات مانند تبلیغات آنلاین را به مشتریان ارائه می دهد و مفاهیمی مانند «بنر رسانه ای»، «کلمات کلیدی»، «کلمات منفی»، «ctr» را نمی توان با چیزی جایگزین کرد وارد زمینه کسب و کار شده و به مشتری آموزش دهید که با آنها کار کند. در این مورد، مهم است که هر دو طرف صبور باشند و مایل به توضیح و یادگیری باشند.
با این حال، مواردی وجود دارد که می توان و باید از استفاده از اختصارات و اصطلاحات اجتناب کرد.
مثال:
یکی از دوستان من 2 روز به دنبال پاسخ به این سوال بود: ASAP چیست. او در حال تهیه مواد برای انتشارات بود و در آخرین نامه خود به او نوشتند: ماشا، لطفا تمام مطالب خود را در اسرع وقت ارسال کنید" ماشا تصمیم گرفت که این یک نامگذاری از قالبی است که برای او ناشناخته است، که متن باید به آن "ترجمه شود". زمانی که ماشا برای "رمزگشایی" و برآورده کردن درخواست ناشر صرف کرد 2 روز طول کشید. آزار ماشین را تصور کنید وقتی بعد از 2 روز متوجه شد که در پشت "asap" مرموز یک مخفف وجود دارد که به طور گسترده در محیط انگلیسی زبان استفاده می شود. در اسرع وقت» – « در سریع ترین زمان ممکن».
مشاوره:در مکاتبات با مشتریان و شرکای خارجی از انگلیسی نویسی، اصطلاحات خاص و اختصارات داخلی سوء استفاده نکنید.
6. در دسترس بودن امضا و اطلاعات تماس
این یک ویژگی ضروری است که باید به هر یک از حروف شما پایان دهد. موارد زیر باید در بلوک امضا قرار گیرد:
- نام و نام خانوادگی شما.
این امر مکاتبات را شخصی می کند که بر اثربخشی و راحتی روانی ارتباط تأثیر می گذارد. در امضای شما نباید از اختصارات استفاده شود. به جای تی.ل. Vorotyntseva در امضای خود من تامارا Leonidovna Vorotyntseva (یا Tamara Vorotyntseva) را می نویسم تا مخاطب بتواند نحوه تماس با من را در یک نامه پاسخ دهد.
- موقعیت خود را مشخص کنید.
با انجام این کار، به گیرنده اجازه می‌دهید مرزهای اختیار و صلاحیت حرفه‌ای شما در حل مسائل را درک کند.
- مختصات تماس (تلفن، ایمیل، نام و آدرس شرکت، وب سایت آن).
با انجام این کار، در صورت لزوم، امکان ارتباط عملیاتی اضافی را در اختیار گیرنده قرار می دهید.
با جمع بندی همه موارد فوق و داشتن سالها تجربه در انجام مکاتبات در شرکت های مختلف، می توانم با اطمینان خاطر بگویم: استانداردهای اخلاقی در جامعه تجاری مدرن نه تنها و نه چندان از ویژگی های اسمی خوش اخلاقی، بلکه ابزارهای کاربردی هستند. زندگی ای که اجازه می دهد ارتباطات تجاری صحیح، سریع، راحت و در نهایت موثر باشد.
به آموزش انجام شده توسط Tamara Vorotyntseva توجه کنید.
مقالات
مکاتبات تجاری- یک عنصر مهم در انجام تجارت. نوری که شرکت در مقابل مشتریان یا شرکای تجاری خود ظاهر می شود به ویژگی های آن بستگی دارد. ، که می توانید به آنها اعتماد کنید و با آنها تجارت کنید ، باید ایده ای از هنجارها و قوانین آداب مکاتبات تجاری داشته باشید. رعایت چنین هنجارها و قوانینی مطمئناً به موفقیت کل تجارت کمک می کند.
زبان مکاتبات تجاری
هنجار آداب مکاتبات تجاری سبک خاصی از زبان در نظر گرفته می شود که متفاوت است:
- تکرار مکرر، یکنواختی الگوهای گفتار.
این نوع توضیح به شما این امکان را می دهد که خود را دقیق تر و واضح تر بیان کنید. این امر درک متفاوت از متن نامه را حذف می کند. توصیه می شود مجموعه ای از عبارات خاص را در دسترس داشته باشید که اولاً به نوشتن یک پیام تجاری واضح و ثانیاً در زمان آماده سازی مورد بعدی صرفه جویی می کند. نامه فروش.
- خنثی بودن لحن.
ارائه منطقی اطلاعات مهم است. ارزیابی احساسی حقایق در مکاتبات تجاری نامناسب است. ذکر عبارات محاوره ای، لهجه ای، لغات یا هر گونه حرف غیر قابل قبول است. در طول فرآیند مکاتبات، اطمینان از عینی بودن حقایق ارائه شده و مرتب کردن آنها در یک توالی منطقی واضح مهم است.
- دقت معنایی
محتوای معنی دار نامه های تجاری ارزش عملی و حتی قانونی را برای آنها فراهم می کند. بنابراین مهم است که کلمات مناسب را انتخاب کنید تا گیرنده بتواند فرستنده را درک کند. بهتر است کلمات دارای ابهام در متن وارد نشود. در این صورت، ممکن است معلوم شود که مخاطب به شیوه خود، محتوای نامه را به گونه دیگری درک خواهد کرد.
- انتخاب مطالب واقعی
داده ها و حقایق در نامه تجاری باید آموزنده باشد و مهمتر از همه، به دقت تأیید شود. در این مورد، حقایق باید با دقت انتخاب شوند و فقط مواردی را نشان دهند که مربوط به یک مورد خاص هستند. فهرست کردن یک نوع داده یا نشان دادن حقایق بی اهمیت غیرقابل قبول است.
انواع نامه های تجاری
نامه های تجاری معمولاً بر اساس ویژگی های آنها طبقه بندی می شوند:
- بر اساس عملکرد - پاسخ به یک سوال، درخواست، تجدید نظر، پیشنهاد و غیره؛
- از نظر ساختار - استاندارد (حل مسائل و موقعیت‌های تجاری معمولی)، غیرقانونی (نویسنده، بر اساس ارائه منطقی رسمی یا استانداردهای آداب معاشرت).
- بر اساس موضوع - تجارت (حل مسائل اقتصادی، حقوقی، سایر مسائل مربوط به فعالیت های شرکت) یا تجاری، مربوط به عرضه، فروش؛
- بر اساس نوع مخاطب - منظم (به یک مخاطب)، دایره ای (ارسال به چندین آدرس به طور همزمان)؛
- با ترکیب - 1 جنبه (بازتاب 1 مسئله)، چند جنبه (توصیف چندین مشکل).
انواع نامه های تجاریبر اساس محتوا:
- انجام یک نقش ارتباطی (امتناع، ادعا، توجیه، شناسایی)؛
- شکلی از توافق باشد (بر اساس نتایج جلسات کاری، با ضرب الاجل برای تکمیل وظایف، انجام تعهدات مختلف).
- در قالب یک درخواست - برای به دست آوردن اطلاعات لازم؛
- یک پیشنهاد باشد (اغلب پاسخی به نامه درخواستی دریافت شده قبلی).
قالب بندی نامه های تجاری
با وجود استفاده گسترده از مکاتبات الکترونیکی، روش ارسال نامه های تجاری چاپ شده بر روی کاغذ هنوز وجود دارد. و در در این موردبسیار مهم است که خود نامه چگونه است، زیرا ظاهر یک نامه تجاری می تواند بر ایده گیرنده شرکت ارسال کننده تأثیر بگذارد. بنابراین، شما باید استانداردهای طراحی زیر را رعایت کنید:
- نامه های تجاری باید روی سربرگ چاپ شوند، ترجیحاً از کاغذ با کیفیت بالا، که مشخصات کامل فرستنده را نشان می دهد، و باید به راحتی قابل خواندن باشد.
- مشخصات فرستنده در نامه ای خطاب به شرکا و مشتریان خارجی باید به زبان انگلیسی نوشته شود.
- نامه داخل پاکت نامه در صورت امکان باید یک بار تا شود و متن رو به داخل باشد. برای حروف بسیار مهم بهتر است از یک پاکت بزرگ استفاده کنید که به اندازه کافی ضخیم باشد تا ورق نامه نیازی به تا زدن نداشته باشد.
- نشان دادن تمام جزئیات روی پاکت نامه، مانند خود نامه، و حتی آرم شرکت مجاز است.
- آدرس گیرنده فقط روی پاکت درج شده است. هنگام استفاده از یک پاکت با پنجره شفاف، آدرس گیرنده روی خود نامه در گوشه سمت راست بالا نوشته می شود. سپس نامه تا می شود تا آدرس در پنجره شفاف قابل مشاهده باشد.
- آدرس فرستنده هم روی پاکت نامه و هم روی برگه نامه نوشته شده است.
قوانین انجام مکاتبات تجاری
شماره 1 - ارسال نامه به یک مخاطب. در این صورت، مکاتبات شخصی می شود، که به ویژه در هنگام ایجاد ارتباطات تجاری مهم است.
شماره 2 – . شما باید به همه نامه ها و به موقع پاسخ دهید، اگر هدف ایجاد تصویری از شرکتی است که همیشه آماده همکاری است، تصویری که با گیرندگان محترمانه رفتار کند. مهم این است که به یاد داشته باشید که نباید شعر بنویسید. واضح و مختصر - سبک پاسخ باید اینگونه باشد. در این مورد، شما باید به طرح "1 حرف - 1 پاسخ" پایبند باشید.
شماره 3 – در صورتی که لازم باشد محتویات ایمیل به چندین مخاطب منتقل شود، آدرس آنها به خط "کپی" اضافه می شود. در این مورد، شخصی که نامه را دریافت کرده و آدرس او در خط "کپی" مشخص شده است، ممکن است پاسخ ندهد. نکته اصلی این است که او در مورد این یا آن موضوع مطلع است.
شماره 4 – ارسال نامه تجاری الکترونیکی به چندین گیرنده به طور همزمان قابل قبول است اما!!! تنها در صورتی که انتظار پاسخی به پیام نباشد. چنین نامه هایی شامل ارسال لیست قیمت، پیام هایی در مورد تغییرات در برنامه کاری و غیره است.
شماره 5 – ذکر موضوع در نامه تجاری الزامی است. خط موضوع به گیرنده این امکان را می دهد که فوراً بفهمد پیام در مورد چیست.
شماره 6 – از طرح «اول سلام، سپس خطاب به مخاطب» استفاده می شود. در مکاتبات تجاری، مرسوم است که افراد را با نام و نام خانوادگی خطاب می کنند.
شماره 7 – متن نامه باید بر اساس 3 نکته کلیدی باشد: احوالپرسی + تجدید نظر، بیان سوال، درخواست یا تشویق به اقدام.
شماره 8 - باید با دقت از عملکرد اعلان استفاده کنید. در این صورت در انتهای پیام با مودبانه ترین لحن درخواستی وجود دارد که مخاطب به فرستنده اطلاع دهد که نامه خوانده شده است.
شماره 9 – با امضا باید تا حد امکان مختصر باشد. در عین حال، مهم است که نه تنها کلمات خاصی را وارد کنید، به عنوان مثال، "با احترام"، بلکه در مورد مکاتبات تجاری با استفاده از ایمیل، پس از نام کامل و موقعیت شخصی که نوشته است نیز مشخص شود. نامه، اطلاعات تماس اصلی او.
شماره 10 - ذکر اجباری مبنی بر ضمیمه شدن مطالب اضافی در صورت وجود همراه با نامه. در مورد یک حرف معمولی روی کاغذ، در بیشتر موارد، نشان ضمیمه بر روی فلان ورق کافی است. اگر در مورد مکاتبات تجاری الکترونیکی صحبت می کنیم، اطلاعات مربوط به برنامه باید شامل داده های پرونده های پیوست شده، به ویژه قالب، حجم و محتوای آنها باشد. حجم فایل ها نباید بیشتر از 5 مگابایت باشد.
ویژگی های مکاتبات تجاری
- "عزیز، عزیز، محترم" رایج ترین شکل آدرس در نامه های تجاری عمومی است.
- "عزیز" یک شکل احساسی از آدرس است که در نامه های حاوی تبریک استفاده می شود.
- آدرس دادن فقط با نام و نام خانوادگی در حروف غیر رسمی استفاده می شود.
- نامه بین شرکای تجاری بر اساس طرح «توجیه تصمیم/خود تصمیم» یا «خود تصمیم/توجیه تصمیم» تنظیم می‌شود. گزینه اول بهتر است در نامه های امتناع استفاده شود، دوم - در صورت تصمیم مثبت.
- رویه های رسمی باید رعایت شود. به عنوان مثال: به نامه ای که توسط یک مدیر امضا شده است، باید پاسخی با امضای شخصی که دارای موقعیت مشابه است ارسال شود. در این صورت، یک گزینه زمانی امکان پذیر است که خود مدیر بتواند به نامه ای که توسط معاونت امضا شده است پاسخ دهد.
- نامه درخواست باید حاوی کلمات خاصی باشد. مثال: میپرسم، میپرسیم، میپرسم و غیره. ضمناً در پاسخ به چنین نامه ای باید به صراحت قید شود که آیا درخواست محقق می شود یا اجرای آن رد می شود.
مهم!به یاد داشته باشید، این فقط مجموعه ای از قوانین و مقررات نیست، بلکه نوعی هنری است که باید از متخصصان با دانش چند وجهی در زمینه ارتباطات تجاری آموخته شود.
به آموزش های مکاتبه ای توجه کنید:
- مکاتبات ایمیل در تجارت. روابط تجاری خود را مدیریت کنید
- مکاتبات ایمیل با شرکا. موقعیت های دشوار (سطح پیشرفته)
مقالات
در دنیای مدرن، تماس تجاری اغلب با مکاتبات تجاری آغاز می شود - شکل مکتوب تعامل تجاری، که شامل هر نوع مکاتبه (نامه، پیام و غیره) است که توسط هر مقام رسمی از طرف او و به موجب موقعیت او ارسال می شود.
یک جنبه مهم رعایت استانداردهای آداب معاشرت است. در غیر این صورت، ارتباطات ایجاد شده ممکن است قطع شود و مشتری یا شریک تجاری ممکن است از دست برود. مکاتبات تجاری که به خوبی طراحی شده اند به مطلوب ترین تصور شما یا شرکت کمک می کند.
تسلط بر جادوی حروف برای هر فردی مهم است. به عنوان مثال، هنگامی که به دنبال شغل جدید هستید: جمع آوری و ارسال رزومه، وظایف آزمون، نامه های پوششی، اطلاعات اضافی در مورد خود، توافق بر سر زمان جلسه.
جالب اینجاست که قوانین مکاتبات تجاری که امروزه وجود دارد حدود 150 سال پیش در انگلستان تدوین شد.
انواع نامه های تجاری
برای تصمیم گیری در مورد نحوه نوشتن یک نامه، باید تفاوت بین انواع آن را بدانید. این به شما کمک می کند تا در مورد موضوع پیام و طراحی صحیح آن تصمیم بگیرید. این به شما کمک می کند از احمق به نظر رسیدن در چشم یک حریف مهم جلوگیری کنید.
با توجه به ساختار طراحی عبارتند از:
- نامه های ارتباطی
این شامل نامه های امتناع، ادعاها، بهانه ها و اعترافات است. همه چیزهایی که یک کارمند در مسیر فعالیت های حرفه ای خود استفاده می کند.
- توافق نامه ها
یک نوع نوشتار مهم. به لطف او، نتایج جلسه خلاصه می شود، توافق نامه ها شکل می گیرد، زمان تکمیل وظایف مشخص می شود و هر دو طرف از درک صحیح قرارداد متقاعد می شوند.
قوانین نامه تجاری
راهی که وبلاگ نویسان به خود اجازه می دهند خود را بیان کنند، انتخاب شما نیست. هیچ بهانه ای برای اشتباهات و اشتباهات تایپی وجود ندارد. شما نمی توانید خود را با مشکلات یادگیری زبان از دوران کودکی دلداری دهید. شما باید تا حد امکان از خودتان خواستار باشید. در غیر این صورت، تصویر نامطلوبی از شخصیت و تحصیلات شما ترسیم می کند.
ویژگی مکاتبات تجاری این است که اشتباهات در املای کلمات حرفه ای نشانگر بی کفایتی فرد در زمینه انتخابی در نظر گرفته می شود.
قوانین اساسی:
- از به کار بردن کلماتی که تعریف دقیق آنها را نمی دانید خودداری کنید. به عنوان آخرین راه حل، معانی آنها را در فرهنگ لغت بررسی کنید.
- از استفاده از اصطلاحات خاص خودداری کنید. برخی از کلمات ممکن است برای مخاطب ناآشنا باشد و ممکن است توسط او اشتباه تعبیر شود. آداب مکاتبات تجاری در چنین مواردی شامل توضیح اصطلاحات و اختصارات است.
- در جملات کوتاه بنویسید. طول و شکوفایی سازه ها هنگام نوشتن رمان مناسب است و نه در مذاکرات تجاری.
- ابتدا پیام را نه در متن نامه، بلکه در یک سند در رایانه یا ویرایشگر آنلاین خود تایپ کنید. یک جنبه مثبت، بررسی خودکار املا و نقطه گذاری متن است. این امر همچنین از ارسال ناخواسته نامه پیش از موعد به گیرنده یا مفقود شدن آن به دلیل بسته شدن مرورگر یا گم شدن اینترنت جلوگیری می کند. هنگام کار در Microsoft word، از ذخیره خودکار مطالب در فواصل زمانی معین استفاده کنید.
- شما باید از تایپ پیام در تلفن یا رایانه لوحی خود اجتناب کنید. خطر تصحیح خودکار نامناسب وجود دارد.
- قبل از ارسال، خطاها و سازگاری متن را بررسی کنید. توصیه می شود پس از یک ساعت دوباره متن تایپ شده را دوباره بررسی کنید، به طور موقت به موارد دیگر تغییر دهید و نوشتن آن را فراموش کنید. این به شما کمک می کند تا از منظر دیگری به متن نگاه کنید و تمام نادرستی ها را ببینید.
قالب بندی نامه تجاری
هنگام تهیه و انجام مکاتبات، توجه ویژه به جزئیات مورد نیاز است. همچنین احترام به حریف خود را نشان می دهد و به شما امکان می دهد در زمانی که می توانید برای انجام مجدد مطالب صرف کنید، صرفه جویی کنید.
جنبه های زیر را نباید نادیده گرفت:
- پر کردن صحیح موضوع نامه
اگر این اولین پیام باشد، عنوان ممکن است روشن باشد. اما در صورتی که ارتباط با طرف مقابل از قبل وجود داشته باشد، موضوع نامه باید به اختصار و به اختصار بیان شود. اینها اصول ارتباط هستند. آنها به شما کمک می کنند تا بعد از مدتی پیام را پیدا کنید تا خواندن مجدد برای فرستنده و گیرنده آسان باشد.
- نقل قول
پیامی که ارسال می کنید ممکن است حاوی سوالاتی باشد که باید به آنها پاسخ دهید. منطقی است که به آنها پاسخ دهیم و هر کدام را جداگانه نقل کنیم. هنگام ارسال نامه با چندین بار ارسال، ارزش دارد که از شماره گذاری و شکستن متن به پاراگراف استفاده کنید. به این ترتیب برای مخاطب مشخص می شود که به چه سوالی پاسخ می دهید.
زنجیره نقل قول بیش از حد باعث ایجاد حس هرج و مرج در ارتباطات می شود. با این حال، اگر نیاز به بازگشت به پیام های ارسال شده قبلی یا یادآوری چیزی به طرف مقابل باشد، ارزش انجام آن را دارد. به ویژه، وقتی صحبت از بودجه، بسته خدمات، زمان می شود.
- تمام اطلاعات دریافتی را در نظر بگیرید
هنگام نوشتن نامه، باید به طور خلاصه در مورد تمام اسناد پیوست شده توسط شما یا همکارتان نظر دهید. به این ترتیب بلافاصله برای گیرنده مشخص خواهد شد که چه محتوایی از فایل ها در انتظار او است.
- امضای خود شما مشابه کارت ویزیت است
مکاتبات تجاری نیاز به امضا دارد. می توان آن را به صورت خودکار ساخت، سپس در هر نامه ارسال شده وجود خواهد داشت. چگونه یک امضای آموزنده ایجاد کنیم؟ از نام و نام خانوادگی، موقعیت فعلی، مخاطبین کاری و لوگوی شرکت خود استفاده کنید.
به عنوان مثال: "با احترام، ایوان ایوانف، مدیر پروژه، شماره تلفن یا هر پیام رسان دیگری." یا "با احترام، ایوان ایوانف...".
امضا همچنین می تواند جذاب و خلاقانه باشد که نشان دهنده ارتباط خاص با شرکت یا علت است. به عنوان مثال، کارمندان یک شبکه صنعت کتاب می توانند هنگام درج نام محصولات جدید فعلی از عبارت "در حال حاضر در حال مطالعه..." استفاده کنند. اما بهتر است چنین مواردی را با مافوق خود هماهنگ کنید.
- آدرس پستی
قوانین مکاتبات تجاری مستلزم نمایش آدرس پستی است. اگر صرفا کارگر بود بهتر بود. نام شرکت، موقعیت، نام یا نام خانوادگی ممکن است در آنجا نمایش داده شود، اما نه سال تولد یا نام مستعار/کلمات بازیگوش. اگر قصد دارید آن آدرس را ترک کنید، حتی اگر فعالیت یا موقعیت خود را تغییر دهید، بهتر است سال ها به نام صحیح آدرس فکر کنید.
- فونت و فاصله
در اسناد، فونتی که بیشتر استفاده می شود Times New Roman است، اندازه 12 برای جداول یا 14 برای متن. فواصل 1.5-2. اینها اصول ناگفته هستند.
سبک ارتباط تجاری
مکاتبات تجاری شامل یک عمل متعادل کننده ظریف است. ارتباط دوستانه در اینجا نامناسب است، اما ارتباط شدیداً تند نیز مناسب نیست.
ویژگی های ارتباطی:
- شدت طرح ها
کلمات کوچک و عبارات عامیانه نامناسب خواهند بود.
- استفاده از شکلک ها
از شکلک ها با دقت استفاده کنید یا از آنها اجتناب کنید. اولین تماس اصولا اجازه حضور آنها را نمی دهد. در آینده، براکت ها ممکن است وجود داشته باشند، اما فقط موارد مثبت، در مقادیر متوسط. خوب بودن و شوخ طبعی در این سبک ارتباطی غیرقابل قبول است. اگر شما تابع همکار خود باشید، این فرم قابل قبول نیست.
- با سلام به نام و نام خانوادگی
قوانین انجام مکاتبات تجاری حاکی از نگرش محترمانه نسبت به طرف مقابل، توجه و علاقه به شخص او است. این باعث افزایش علاقه طرف مقابل به شما می شود و احتمال نرمش او را افزایش می دهد. توصیه می‌شود از قبل نام فردی را که خطاب می‌کنید و همچنین ترجیحات او برای آدرس را بدانید.
- ظرف دو روز پاسخ دهید
ارسال پاسخ به پیام ظرف چند روز کاری صحیح است. در غیر این صورت بی احترامی محسوب می شود. اگر نامه قبل از تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات ارسال شده باشد، اگر فوری نیست، لازم نیست به آن پاسخ دهید. در غیر این صورت، باید به همکار خود در مورد غیبت موقت پاسخ خود هشدار دهید یا به طور خلاصه در مورد محتوای نامه لغو اشتراک کنید.
- عدم نفوذ
پرسیدن مداوم در مورد چیزی، درخواست تایید، شما را به بهترین شکل نشان نمی دهد. در صورت نیاز به تایید طرف مقابل، می توانید نیاز به پاسخگویی را در سه روز به او یادآوری کنید. اگر موضوع فوری است، بهتر است ابتدا در اولین پیام خود به آن اشاره کنید.
- قانون آینه
آداب مکاتبات تجاری اغلب به شما این امکان را می دهد که با حریف خود همانطور که او خطاب می کند صحبت کنید. این امر امکان درک متقابل و ارتباط در یک سطح را افزایش می دهد. از اصطلاحات، سبک ارتباط و آدرسی که طرف مقابلتان استفاده می کند، یادداشت کنید.
- تعطیلات مبارک
اگر ارتباط در حوالی یا در تعطیلات رسمی صورت می گیرد، ارزش دارد که به همکار تبریک بگوییم. اینها قوانین مکاتبات تجاری است. همچنین دانستن اینکه روز تولد حریف شما چه زمانی است مفید است.
- سپاسگزاری
ادب ابتدایی عبارت است از قدردانی در پاسخ به یک تبریک، دعوت یا توضیح.
با در نظر گرفتن تمام ویژگی های فوق، برقراری ارتباط با همکار خود و ایجاد نظر مطلوب در مورد خود دشوار نخواهد بود.
اهمیت قوانین نوشتن کسب و کار
در واقع، هر نامه ای که ارسال می شود یک کارت ویزیت است، بازتابی از موقعیت کاری انتخابی ما. به طوری که او ظاهری شایسته داشته باشد، احترام و اعتماد را برانگیزد و مذاکرات با آسایش و کارآمدی در حل مشکلات همراه باشد، آگاهی از قواعد خوش اخلاقی و رعایت مداوم آنها ضامن تزلزل ناپذیر موفقیت است.
در مورد هر گونه مکاتبات، در اینترنت یا نامه، همان استانداردهای سختگیرانه ای اعمال می شود که هنگام برقراری ارتباط تلفنی یا مذاکرات شخصی. اصولی که تعامل بر اساس آنها ساخته شده است:
- احترام متقابل بین مخالفان برای شخصیت و موقعیت تجاری شخص دیگر؛
- توجه به منافع تجاری حریف؛
- حفظ محرمانه بودن؛
- وقت شناسی در حل کارهای مهم
مکاتبات تجاری ضروری است زیرا:
- هنگام ارسال نامه، هیچ پاسخی وجود ندارد، حتی اگر ضمنی باشد.
- نامه ها در جریان اطلاعات غیر ضروری گم می شوند و کارمندان دائماً با یکدیگر تماس می گیرند و از آنها می خواهند نامه های خود را بررسی کنند.
- پس از خواندن ایمیل کاملاً مشخص نیست که چه چیزی از شما نیاز است.
- به دلیل فراوانی جزئیات و آشفتگی اطلاعات در پیام ها، افکار گیج می شوند و یک مسئله پیچیده هرگز حل نمی شود.
اگر قوانین کلی برای انجام مکاتبات تجاری را اجرا کنید، می توانید در وقت آزاد زیادی صرفه جویی کنید. این به جلوگیری از مشکلات فوق کمک می کند.