다음의 간단한 규칙은 올바른 이메일을 작성하는 데 도움이 될 것입니다. 그들 모두는 매일 수십 통의 편지를 작업하면서 얻은 개인적인 경험의 결과입니다.
가장 먼저 해야 할 일은 작업 공간과 개인 공간을 분리하는 것입니다. 즉, 두 개의 사서함(업무용 및 개인 서신용)을 만드는 것입니다. 그렇지 않으면 실제로 반복적으로 입증된 것처럼 조만간 수신자를 혼란스럽게 하고 개인 정보를 전혀 사용하지 않는 사람과 공유하게 될 것입니다.
적어도 하루에 두 번은 비즈니스 이메일을 확인해야 합니다. 실제로는 사람이 중요한 편지를 보내고 "아무것도"응답하지 않는 경우가 매우 자주 있습니다. 오랫동안. 그러므로 여유 시간이 있으면 모든 이메일에 한 번에 답장을 해보세요. 그리고 사람들은 기뻐하며 압도당하지 않을 것입니다.
"cc" 필드에 수취인이 표시된 편지는 응답이 필요하지 않으며 단순히 정보 제공을 위해 전송됩니다. 수취인이 "받는 사람" 필드에 있으면 편지에 응답이 필요합니다.
이메일을 작성할 때는 항상 제목을 포함하세요. 편지의 중요성과 중요성에 대한 초기 비자발적 평가는 특히 편지가 수신자가 모르는 주소에서 온 경우 정확하게 이루어집니다. 주제 제목을 흥미롭고 간단하면서도 의미있게 공식화하십시오. “긴급!”, “편지”, “질문”과 같은 표현을 삼가하세요.
이메일 텍스트: 어떻게 작성하나요?
모든 편지는 인사말로 시작되어야 합니다. 비즈니스 서신의 경우 "안녕하세요, Zhuzhin 씨에게"또는 예를 들어 "안녕하세요, Inna Petrovna에게"와 같은 표현이 가장 바람직합니다. 메시지는 "존중합니다...(귀하의 세부 정보를 표시하십시오)"라는 단어로 끝나야 합니다.
수취인을 모르는 경우 어떤 목적으로 연락하는지 알려주십시오. 예를 들어, "...나는 이것저것에 대한 당신의 광고를 봤습니다. 당신은 이것저것에 관심이 있습니다. 내가 당신에게 제안할 수 있습니다...".
귀하와 다른 사람 모두의 시간을 절약하는 것을 잊지 마십시오. 이메일 통신을 간략하게 유지하고 질문에 완전히 답변하십시오. 인용할 때는 현명하게 사용하고, 지나치게 긴 문장은 짧게 줄여 핵심만 강조하세요. 전체 내용을 인용하는 경우에는 편지의 맨 처음 부분에 텍스트를 배치하세요.
연속적인 벽으로 글쓰기를 피하세요. 의미가 있는 단락을 구성하고 빈 줄로 구분하면 정보가 더 잘 인식됩니다.
편지 텍스트에 작은 세부 사항을 삽입하는 것은 권장되지 않습니다. 이를 위해 텍스트에 대한 설명에 첨부 파일이나 필요한 자료에 대한 링크를 사용하십시오. 압축된 rar 또는 zip 파일을 편지에 첨부하는 경우 바이러스 공격으로 인식되지 않도록 수신자에게 경고하십시오.
이메일에 서명을 갖는 것은 일반 이메일과 마찬가지로 필요합니다. 사실, 조금 더 많은 공간을 차지합니다. 개인 데이터(원하는 경우 이름과 성, 부칭)를 표시해야 합니다. 또한, 귀하가 근무하는 직위, 공식 웹사이트 및 회사명, 전화번호, 이메일 주소 및 기타 통신 수단(특히 팩스)을 기재할 수 있습니다.
예를 들어, 다음은 샘플 전자 서명입니다.
감사합니다,
엘레나 클레트코바
연락처 @pochta.ru
http://adres_saita.ru
최종 이메일 확인
편지를 보내기 전에 항상 주의 깊게 확인하세요. 편지가 더 중요할수록 구두점, 철자 오류, 텍스트의 오타, 부정확함은 물론 전체 텍스트의 논리와 일관성을 확인하는 데 더 많은 시간을 소비하게 됩니다.
문장의 시작과 고유명사의 시작은 대문자라는 것을 잊지 마세요. 마침표 뒤와 단어 사이에 공백을 넣어야 합니다. 대문자로 단어를 강조하는 것은 나쁜 매너로 간주됩니다. 이런 식으로 주의를 끌거나 표현력을 얻기 위한 수단으로 사용해서는 안 됩니다.
이메일 작성 작업을 시작하기 전에 신중하게 생각하십시오. 올바른 조직에 전화하는 것만으로도 충분할 수 있으며 이는 귀하뿐만 아니라 시간을 크게 절약할 것입니다.
현대 생활에서는 이메일 없이 어떻게 할 수 있는지 상상하기가 이미 어렵습니다. 오늘날 그것을 사용하지 않을 사람을 찾는 것은 거의 불가능합니다. 사람들 사이의 의사소통은 독특하고 중요한 과정입니다. 이러한 유형의 의사소통은 일반적인 종이 작업 흐름과 매우 잘 어울리며 비즈니스 및 개인 의사소통의 가장 인기 있는 속성 중 하나가 되었습니다.>
물론, 종이 매체는 여전히 공식적인 정보 및 의사소통 교환에서 가장 중요한 틈새 시장을 차지하고 있으며 앞으로도 계속해서 차지할 것이며, 이메일은 수신자 간의 의사소통을 크게 촉진하는 매우 훌륭한 조력자 역할을 할 것입니다. 나는 이 두 가지 유형의 사람들 간의 의사소통을 비교하지 않고 이러한 유형의 장단점에 대해 이야기하지 않을 것이며 소셜 네트워크에 대해서는 언급하지 않을 것입니다.
10년이 넘도록 나의 하루 업무는 이메일을 확인하는 것부터 시작되었습니다. 받은 메시지의 주소와 제목을 살펴보며 어떤 편지를 읽어야 할지, 어떤 편지를 열지 않고도 바로 휴지통으로 보낼지 빠르게 결정합니다. 나는 항상 받은 이메일에 대한 응답을 최우선으로 생각합니다. 우편물 작업을 하면서 나는 디자인을 포함한 글쓰기의 윤리에 점점 더 많은 관심을 기울이기 시작했습니다. 이번 글에서는 이메일의 주요 내용을 소개하고 싶습니다. 나는 당신이 이 내용이 정말로 유용하다는 것을 알게 되기를 진심으로 바랍니다.
편지 제목
편지의 제목을 꼭 채워주세요. 제목은 이메일의 가장 중요한 속성이자 필수 요소입니다. 제목 줄에는 편지의 핵심 문구가 포함되어야 하며 관심을 끌 수 있어야 하지만 어떤 경우에도 Caps Lock을 사용하여 작성해서는 안 됩니다. 또한 많은 사람들이 "제목"필드에 주요 텍스트를 쓸 수는 있지만 편지 본문에는 아무것도 쓰지 않습니다. 이는 최소한 저자의 문맹과 수신자에 대한 무관심을 강조합니다.
그런 편지를 받으면 읽지도 않고 즉시 휴지통으로 이동한 다음 영구적으로 삭제합니다. 다음은 세라믹 제품 공급업체와의 계약 조건을 논의할 편지 제목의 예입니다. "도자기 공급업체와의 계약 초안"입니다.
제목 줄과 같이 이메일의 중요한 속성을 채우지 않는 것이 어떻게 가능한지 전혀 이해하지 못합니다. 또한 편지에 응답할 때 주요 의미를 바꾸는 경우를 제외하고는 주제를 바꿀 필요가 없습니다. 그런 경우에도 혼란과 왜곡을 피하기 위해 새로운 편지로 새로운 토론을 시작하는 것이 좋습니다. 정보. 제목 작성을 잊어버린 경우에는 편지를 보낼 때 알림을 받도록 이메일 클라이언트를 설정해 볼 수 있습니다.
인사말
이메일은 인사말로 시작해야 합니다. 인사말은 새 메시지나 이전에 받은 메시지에 대한 응답을 시작하는 짧은 문장입니다. 대담자가 보이지 않더라도 항상 인사를 해야 합니다. 많은 사람들은 이것이 종이 매체의 유물이고 이 텍스트가 중요하거나 중요한 정보를 담고 있지 않기 때문에 항상 그렇게 할 필요는 없다고 생각하지만 이것은 잘못된 의견입니다.
교육 수준을 결정하는 인사말이기 때문입니다. 무례하고 무례한 것처럼 보이고 싶지 않다면 편지 본문에 인사말을 포함해야합니다. 낯선 사람을 부를 때에는 2인칭 복수 대명사, 즉 '너'라는 대명사를 사용해야 합니다.
예를 들면 다음과 같습니다. “안녕하세요! 미하일 이바노비치 씨, 어제 제 제안을 잘 숙지하셨나요?” 가능한 모든 친밀도와 상대방의 동의 없는 친밀도는 허용되지 않습니다.
첨부파일
항상 파일(사진, 스크린샷, 문서)을 편지에 첨부 파일로 첨부하세요. 이 옵션은 모든 이메일 서비스 및 클라이언트에서 사용할 수 있습니다. Word에서 텍스트 파일을 만든 다음 여기에 이미지를 삽입하고 비밀번호 옵션을 포함하여 보관하는 것은 "곡예비행"입니다. 물론 특정 목표를 추구하는 경우가 아니라면 이렇게 하는 것은 별로 권장되지 않습니다.
조언! Joxi 온라인 서비스를 사용하여 모든 스크린샷을 찍어보세요. 아래의 짧은 소개 비디오를 시청하세요. 이 비디오를 통해 이 온라인 서비스의 작동 방식을 알아볼 수 있습니다. Joxy를 사용하여 스크린샷을 만든 후 이를 편집한 다음 완성된 파일을 보내거나 이메일 본문에 해당 링크를 제공할 수 있습니다.
서명
이메일의 또 다른 중요한 속성은 서명입니다. 그 존재는 업무적인 어조를 유지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 보낸 사람에 대한 수취인의 충성스러운 태도 형성에도 영향을 미칩니다. 서명은 길지 않아야 합니다. 서명에는 성명, 회사명, 연락처 정보, 그리고 기업 문화에서 요구하는 경우 직위 및 회사 로고 등의 필드가 포함되어야 합니다. 개인적인 목적의 경우 이름과 연락처 정보라는 두 가지 필드로 충분합니다.
서명에 그림을 첨부할 필요가 없으며, 더 나쁜 경우에는 어떤 종류의 스크립트도 첨부할 필요가 없습니다. 또한 서명에 연락처 정보를 너무 많이 첨부하면 안 됩니다. 피드백을 위한 두세 가지 옵션을 표시하는 것만으로도 충분합니다. 서명은 이메일의 독립적인 부분이 아니라는 점을 이해해야 합니다. 서명의 역할은 보낸 메시지를 강화할 수 있는 추가 기회만 제공할 뿐입니다.
물론, 소비자 행동에 대한 미국 AIDA 마케팅 모델 형식의 고전적인 판매 텍스트의 예를 사용하여 효과적인 마케팅 메커니즘을 만드는 데 서명을 사용할 수도 있습니다. 그것은 모두 당신이 스스로 설정했거나 이미 설정한 목표에 달려 있습니다. 따라서 서명은 여전히 이메일의 중요한 필수 요소라는 점을 다시 한 번 언급하겠습니다.
작문 스타일
새 문장은 대문자로 시작하고 구두점, 마침표, 물음표 또는 느낌표로 끝나야 합니다. 수취인은 귀하가 그에게 질문을 하는지, 무언가를 주장하는지, 아니면 단순히 그에게 알리는지 명확하게 이해해야 합니다.
그들이 질문하는 경우가 매우 자주 발생하지만 동시에 구두점에 "마침표"를 표시하고 편지를 보낸 후 행복하게 답변을 기다리고 있지만 답변이 없을 가능성이 높습니다. 수취인은 귀하가 단순히 그에게 알리고 있으며 귀하에게 모든 것이 필요하지 않은 편지에 응답할 것이라고 생각할 것입니다.
구두점을 잊어서는 안 됩니다. 구두점으로 인해 문자 전체의 의미적 부하가 완전히 바뀔 수 있기 때문입니다. 모든 사람은 아마도 이 오래되고 동시에 훌륭한 예에 대해 잘 알고 있을 것입니다. "실행하십시오. 자비를 베풀 수 없습니다." 또는 "실행할 수는 없지만 자비를 베푸십시오." 텍스트를 작성할 때 이모티콘과 대문자를 사용하지 마십시오. 이것은 단순히 윤리적이지 않으며, 더 나쁜 경우에는 당신이 정신분열증이나 간질을 앓고 있다고 생각할 것입니다.
채팅 기록
항상 전체 통신 기록을 저장하는 것이 좋습니다. 첫째, 언제든지 전체 통신 연대기를 살펴보고 필요한 경우 복원할 수 있습니다. 둘째, 의사소통의 한 단계에서 참가자 중 한 명이 무언가를 해결하거나 논의하기 위해 다른 상대방을 참여시켜야 하는 경우 단 한 개의 편지를 받으면 모든 뉘앙스를 인식하고 전자 대화에 빠르게 참여할 수 있습니다. 셋째, 사실을 증명하고 확인하기 위해 언제든지 다른 사람에게 모든 서신을 제공할 수 있습니다.
또한 항상 다음 공리, 즉 하나의 문자, 하나의 질문을 준수하십시오. 그들이 말하는 것처럼 일석이조로 두 마리의 새를 죽이고 싶은 경우를 제외하고는 한 글자로 한 번에 여러 가지 질문을 할 수 있지만 항상 번호가 매겨진 목록을 사용하여 두세 개 이하로 질문할 수 있습니다.
결론
보시다시피, 제 생각에는 이메일의 기본 규칙에는 복잡한 것이 없으며 특별한 지식이나 기술이 필요하지 않습니다. 이 모든 규칙을 적용하면 귀하의 이메일은 결코 눈에 띄지 않을 것이며 수신자의 눈에는 이메일의 기본 규칙에 대해 아무것도 모르는 사람들보다 항상 몇 단계 더 높은 수준에 있을 것입니다.
특히 정보기술과 전자통신 분야의 발전은 눈 깜짝할 사이에 빠르게 발전하고 있습니다. 따라서 조만간 기업은 전자 서신에 대한 기업 표준을 공식화해야 합니다. 오늘날의 현실에서 이에 주목하는 사람은 거의 없습니다. 그러나 이메일 디자인은 적어도 수신자에 대한 회사 직원의 태도를 나타내는 지표이자 이미지의 요소이기 때문에 주의가 필요합니다.
주말을 포함해 매일 이메일을 받습니다. 사무원이나 비서에게 가장 중요한 조언은 근무 첫 날부터 즉시 전자 서신을 개인용과 회사용, 즉 공식 용도로 명확하게 나누라는 것입니다.
회사 이메일을 디자인하려면 두 가지 사항을 준수하는 것이 중요합니다. 첫째, 메일을 보내고 받을 수 있는 읽을 수 있는 주소를 만듭니다. 이상적으로는 "@" 기호 앞에 소유자의 성과 이름이 있어야 하고, 이 기호 뒤에는 회사 웹사이트의 도메인 이름이 와야 합니다.
둘째, 이메일 작성 스타일과 기준을 정할 때 우선 수신자가 얼마나 편안하게 읽을 수 있을지 생각해야 합니다. 지나치게 복잡하고 자세한 내용은 피하는 것이 좋습니다. 문장. 회사 메일로 무언가를 보낼 때 분사구 및 기타 복잡한 구문을 남용해서는 안 됩니다. 아이디어는 명확하고 단순하며 최대 응답자가 이해할 수 있어야 합니다.
이메일 형식 지정
회사 이메일에는 다음이 포함되어서는 안 됩니다.
- 밝은 배경, 그림 및 기타 "무지개";
- 화려한 글자(비표준 글꼴, 글꼴 크기가 너무 작거나 큼, 색상이 너무 밝거나 희미함)
이메일 서신은 기존의 종이 서신과 동일하지 않다는 점을 이해하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 전자 텍스트를 단락, 블록으로 나누고, 글머리 기호 및 번호 매기기 목록을 만들고, 활성 링크로 텍스트를 풍부하게 하고, 가능한 한 간략하게 생각을 표현하는 것이 좋습니다.
이메일의 디자인은 처음에 기업 스타일로 회사의 브랜드 북에 포함될 수 있습니다. 이는 전자 메시지를 포함하여 가능한 글꼴, 크기 및 대비, 디자인 색상을 나열하는 별도의 현지 규제 문서입니다.
실용적인 팁: 이메일의 제목 필드를 작성하는 것을 잊지 마세요. 검색으로 찾아보시면 더 쉬울 거예요. 편지의 제목은 1단어에서 7단어 사이여야 합니다. 다음과 같은 단어는 피해야 합니다: "질문", "긴급", "편지", "관리자에게". 편지의 요지를 바로 쓰세요.
우리는 이메일 형식 지정 규칙을 규제합니다.
전자 비즈니스 서신의 효율성은 주로 올바른 주제에 따라 달라집니다. 보낸 메시지 목록을 살펴본 후 수신자는 근무일이 끝날 때까지 제목 없이 편지를 남겨서 더 중요한 제목을 선호할 것입니다.
"from Alexander", "for Vitaly" 형식의 주제 및 기타 추상 제목은 수신자가 편지를 기다리고 있고 최근 대화에서 중요한 정보가 곧 전송될 것이라는 알림을 받은 경우에만 적합합니다. 다른 모든 경우에는 그러한 주제가 성공하지 못합니다. 항소 이유, 편지의 본질 및 중요성을 반영하지 않습니다.
2~4 단어로 명확하게 구성된 문장은 성공적인 주제로 간주됩니다. 예: "승인을 위한 보고서 초안", "Business-Trade LLC의 상업 제안", "슬레이트 공급 문제", "슬레이트. 고려해볼 것을 제안합니다."
메시지의 목적이 무엇이든, 편지 작성자는 관심을 끌 수 있도록 주의해야 합니다. 따라서 "긴급!", "감독에게 개인적으로", "중요!"라는 메모가 있습니다. 보낸 사람뿐만 아니라받는 사람에게도 메시지가 실제로 매우 중요한 경우에만 편지 제목 줄에 표시해야합니다. 동일한 연락 담당자가 보낸 각 편지에 부당한 관심이 수반되는 경우 수신자는 해당 편지에 대한 응답을 중단하고 극단적인 경우 해당 편지를 블랙리스트에 보내거나 부하 직원에게 전달합니다.
항소
이메일은 항소로 시작되어야 합니다. 받는 사람의 이름을 정확하게 기재하는 것이 매우 중요합니다. 주의 깊게 수신인이 자신의 이름에서 철자 오류를 발견하면 메시지 작성자에 대한 신뢰와 대화를 계속하는 데 대한 관심을 잃을 가능성이 높습니다.
이런 일이 발생하지 않도록 하려면 대량 메일을 보낼 때에도 자기소개서의 내용을 꼼꼼히 읽어본 뒤 보내기를 게을리해서는 안 된다. 복잡한 성을 지정하고 작성할 때 대소문자 종료 시 오류가 숨겨지는 경우가 가장 많습니다. 수신자의 지위에 관계없이 이름과 부칭으로 부르는 것이 더 정확합니다. 알 수 없는 경우에는 "안녕하세요", "안녕하세요"와 같이 전통적으로 중립적인 구문을 사용하는 것이 허용됩니다. 편지의 작성자와 수신자가 서로 다른 시간대에 거주하는 경우 "Good day", "Good hour" 주소가 허용됩니다.
자신과 다른 사람의 시간을 소중히 여기세요
이메일은 짧고 명확해야 하며, 압도적이거나 불필요한 세부정보가 없어야 합니다. 이 품질은 전자 서신이 비즈니스 협력의 지속이 아닌 시작이 되는 경우에 특히 중요합니다.
항소의 첫 번째 단락에서 작성자는 이전에 통신이 수행되지 않았거나 오래 전에 중단된 경우 자신을 소개해야 합니다. 이에 대한 최적의 디자인은 다음과 같은 전통적인 문구입니다. “당신은 Business Trade 회사인 Vasily Kuznetsov의 직원에 대해 걱정하고 있습니다. 채널 공급 제안을 검토하는 것에 대해 계속해서 대화를 나누고 싶습니다."
문장 안의 모든 완전한 생각을 논리적으로 단락으로 나누고, 목록을 입력해야 하며, 굵은 글씨와 밑줄을 적절하게 사용하여 독자의 정보 인식을 향상시키고 주제에 몰입하는 데 소요되는 시간을 줄여야 합니다. 일반적으로 이메일은 3~5문단 이상으로 구성되는 경우가 거의 없습니다.
최종 디자인
"좋은 소원을 빌며 ...", "당신에게 존경을 표하며 ..." 등과 같은 스타일의 비즈니스 작별 인사로 이메일 편지를 마무리하는 것이 합리적입니다. 그러나 "항상 당신의 것, .. .” 등의 표현은 격의 없는 어조로, 지나친 근접성을 받는 사람이 모호하게 느낄 수 있으므로 최대한 주의해야 합니다.
서명에는 연락처 정보가 첨부되어야 합니다. 수신자는 편지 자체에서 연락처 주소를 볼 수 있으므로 전화번호, 팩스 번호, 대표 조직의 공식 웹사이트 및 백업 이메일 주소를 표시하는 것이 중요합니다.
문서를 준비하는 과정에서 나타난 생각을 포스트스크립트로 형식화해서는 안 됩니다. 아시다시피, 글쓰기에 대한 뒤늦은 생각의 표현은 개인적인 서신에만 적합합니다. 그리고 전자 타이핑을 사용하면 언제든지 항소의 텍스트 내용을 수정할 수 있습니다. 추신 작성에 사용하십시오. 이유 없이 수취인이 편지에 추가 정보를 조화롭게 포함하는 데 시간을 투자하고 성급한 추가로 제한하기로 결정했다고 느낄 수 있는 수신자에 의해 부정적으로 인식될 수 있습니다.