Kompetentne pisanie listów. List apelacyjny: przykładowe wypełnienie, styl i forma

STRUKTURA TEKSTÓW LISTU BIZNESOWEGO

PODSTAWOWE ZASADY PISANIA LISTÓW BIZNESOWYCH

Pisma biznesowe charakteryzują się pewnymi zasadami redagowania i formatowania; podlegają wymogom ze względu na ich przynależność do dokumentów informacyjnych i referencyjnych. Pisząc list, autor musi szczegółowo przemyśleć cel, dla którego pisze list i czego oczekuje w wyniku jego rozpatrzenia. Musi sobie jasno wyjaśnić, co adresat wie na temat przedmiotu listu, na czym może się oprzeć, a jakie nowe informacje nie są jeszcze znane adresatowi, dla którego list jest pisany. Charakter argumentacji i kompozycja tekstu będą zależeć od docelowego ustawienia listu. Można wyróżnić następujące etapy przygotowania i komponowania listów:

Badanie istniejącego problemu

Przygotowanie i napisanie projektu tekstu listu

Koordynacja projektu pisma

Podpis menadżera

Rejestracja

Załatwić

Przyjrzyjmy się tym etapom. Zbadanie istoty zagadnienia polega na: zebraniu wystarczających informacji na ten temat, jeśli zajdzie taka potrzeba, przestudiowaniu ustawodawstwa co do istoty zagadnienia, analizie wcześniejszych odwołań w tej sprawie i otrzymanych na nie odpowiedziach. Następnie zaczynają komponować tekst listu.

Struktura tekstu listu biznesowego

Napisanie tekstu listu jest procesem pracochłonnym. Ważnym zadaniem podczas tworzenia listu jest jego nasycenie informacyjne, czyli uwzględnienie wymaganej ilości informacji. Pisanie może być jednoaspektowe lub wieloaspektowe. Jeden aspekt pisma stanowi zazwyczaj treść całego pisma i najczęściej są to pisma, które nie wymagają odpowiedzi. Tekst pism wieloaspektowych może składać się z następujących aspektów: rozdziałów, klauzul, podrozdziałów, akapitów. Prezentację każdego aspektu należy rozpocząć od akapitu. Korespondencję biznesową cechuje tendencja do komponowania przeważnie listów wieloaspektowych. List zazwyczaj komponowany jest według następującego schematu: wstęp, część główna, zakończenie. Część wprowadzająca zawiera: odnośnik do dokumentu, jego poszczególnych punktów, które posłużyły za podstawę do sporządzenia pisma; stwierdzenie faktu, które wskazuje cel (powód) sporządzenia pisma. Odnosząc się do dokumentu, jego dane podaje się w następującej kolejności: nazwa rodzaju dokumentu, autor, data, numer rejestracyjny dokumentu, tytuł, np.: Zgodnie z dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z czerwca 27, 2004 nr 620 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu Modelowego... » Część główna zawiera opis zdarzenia, sytuacji bieżącej, ich analizę oraz przedstawiony materiał dowodowy. To właśnie w tej części trzeba przekonać, udowodnić, że warto wziąć udział w spotkaniu (konferencja, okrągły stół), że wyprodukowane produkty lub świadczone usługi są najlepsze, że prośba musi zostać spełniona itp. Zakończenie pisma oznacza wnioski w postaci próśb, propozycji, opinii, odmów, przypomnień itp. List może zawierać tylko jedną część końcową. Główne pytania listu muszą być jasno sformułowane i ułożone w kolejności najbardziej optymalnej dla percepcji. Po sporządzeniu i napisaniu list serwisowy należy zredagować. List biznesowy prawie zawsze zaczyna się od adresu. Ta niewielka część tekstu jest niezwykle istotna dla celów komunikacyjnych. Właściwie dobrany przekaz nie tylko przyciąga uwagę adresata, ale także nadaje odpowiedni ton korespondencji oraz pomaga nawiązać i utrzymać relacje biznesowe. O wadze apelacji decyduje autor listu; apelacja pozwala pozyskać słuchacza. Na szczególną uwagę zasługuje znak interpunkcyjny znajdujący się po adresie. Przecinek po adresie nadaje literze swobodny charakter, natomiast wykrzyknik podkreśla wagę i styl formalny. Autor tekstu musi wziąć pod uwagę następujące czynniki:

1. Pozycja społeczna adresata w stosunku do jego własnej;
2. Stopień znajomości, charakter związku;

3. Formalność/nieformalność sytuacji komunikacyjnej;
4. Przyzwolenia dotyczące etykiety obowiązujące w danej grupie wypowiedzi.

Po wydrukowaniu atrakcyjność jest skupiona:

Drogi Michaił Pietrowicz!

Tekst pisma może zakończyć się wyrażeniem oczekiwania spełnienia prośby (gwarancje, oświadczenia, zaproszenia, przypomnienia) oraz formułą grzecznościową, np.:
Wyrażam wdzięczność za udzieloną pomoc i zapewniam, że przekazane informacje będą miały ogromne znaczenie w rozwoju wzajemnie korzystnej współpracy.
Korzystając z okazji chciałbym podziękować za zaproszenie...
Wyrażam nadzieję na owocną współpracę i aktywne uczestnictwo w rozwiązywaniu problemów, w opracowywaniu i wdrażaniu dalszych naszych działań programowych.
Formuła grzecznościowa znajduje się przed atrybutem „podpis”, wydrukowana z akapitu i oddzielona od pozycji przecinkiem. Nazwę stanowiska zapisuje się wielką lub małą literą, w zależności od tego, jak stanowisko jest zapisane w dokumentach założycielskich lub regulacyjnych organizacji. Jeżeli pismo jest wydawane na papierze firmowym urzędnika, nazwa stanowiska nie jest wskazana w atrybucie „podpis”.

W oficjalnej korespondencji używany jest oficjalny styl biznesowy.
Styl biznesowy to zespół środków mowy, którego funkcją jest służenie sferze oficjalnych relacji biznesowych.
Cechy stylu biznesowego, specyficzne cechy z nim związane, normy stylistyczne tego typu języka ukształtowały się pod wpływem warunków, w jakich odbywa się komunikacja biznesowa. Warunki te są następujące:
1. Uczestnikami komunikacji biznesowej są głównie osoby prawne - organizacje, instytucje, przedsiębiorstwa reprezentowane przez osoby działające w imieniu menedżerów i innych urzędników;
2. Charakter i treść relacji informacyjnych między organizacjami są dość ściśle regulowane;
3. Przedmiotem komunikacji biznesowej jest działalność organizacji: zarządcza, produkcyjna, gospodarcza,
naukowe, techniczne itp.;
4. Zdecydowana większość dokumentów zarządczych koncentruje się na konkretnym odbiorcy;
5. Większość sytuacji pojawiających się w działalności organizacji i wymagających pisemnej dokumentacji dotyczy powtarzających się, podobnych sytuacji.
Rozważane warunki komunikacji biznesowej tworzą pewne wymagania dla informacji zarządczej. Aby zapewnić efektywną wymianę informacji w obszarze zarządzania, informacja musi posiadać określone właściwości.

Ona musi być:
1. Mają charakter oficjalny, co podkreśla biznesowe podłoże relacji, ich bezosobowy charakter, a także wskazuje na pewien dystans istniejący pomiędzy uczestnikami komunikacji biznesowej;
2. Adresowane, ponieważ dokument zarządczy jest zawsze przeznaczony dla konkretnego odbiorcy, urzędnika, organizacji, grupy organizacji;
3. Aktualny, gdyż dokument musi zawierać dokładnie te informacje, które są potrzebne ten moment czas na podjęcie skutecznej decyzji zarządczej lub
inne zastosowania w działalności zarządczej;
4. Obiektywny i rzetelny, gdyż skuteczne działania zarządcze wymagają bezstronnej, obiektywnej oceny zdarzeń, faktów i zjawisk;
5. Przekonujący, uzasadniony, gdyż zadaniem komunikacji biznesowej jest nakłonienie adresata do zrobienia (lub nie zrobienia)
pewne działania;
6. Kompletny i wystarczający do podejmowania decyzji zarządczych. Brak informacji może wymagać
dodatkowo żądać informacji, generować korespondencję,
prowadzić do nieuzasadnionych strat czasu i pieniędzy.
Styl biznesowy ma zespół specyficznych cech, które odróżniają go od innych stylów języka – naukowego, publicystycznego, potocznego i języka fikcji.
Główne wymagania dotyczące stylu biznesowego to:

standaryzacja prezentacji;

neutralny ton prezentacji;

dokładność i pewność sformułowań, jednoznaczność i jednolitość sformułowań;

zwięzłość, zwięzłość prezentacji tekstu;

stosowanie formuł językowych;

użycie terminów;

stosowanie skrótów leksykalnych i graficznych;

przewaga konstrukcji pasywnych nad rzeczywistymi;

użycie wyrażeń z rzeczownikiem czasownikowym;

użycie konstrukcji z sekwencyjnym podporządkowaniem słów w dopełniaczu i narzędniku;

przewaga prostych zdań powszechnych.

Standaryzacja mowy biznesowej obejmuje wszystkie poziomy języka – słownictwo, morfologię i składnię. Do tej pory mowa biznesowa zgromadziła ogromną liczbę terminów, zwrotów i formuł. Stosowanie gotowych konstrukcji pozwala uniknąć straty czasu na poszukiwanie definicji charakteryzujących standardowe sytuacje. Standaryzacja mowy biznesowej znacznie zwiększa zawartość informacyjną dokumentów, znacznie ułatwia ich odbiór, co pomaga w ogólnej optymalizacji przepływu dokumentów.
Neutralny ton prezentacji jest normą oficjalnej komunikacji biznesowej, co objawia się najbardziej rygorystycznym i powściągliwym charakterem prezentacji. Neutralność tonu prezentacji wyklucza możliwość użycia w tekstach wyrazistych i nacechowanych emocjonalnie środków językowych (słownictwa potocznego i wykrzykników), środków figuratywnych oraz słów użytych w znaczeniu przenośnym. Informacje zawarte w treści pisma mają charakter oficjalny. Z tego powodu element osobisty, subiektywny w dokumentach powinien być ograniczony do minimum. Słowa o wyraźnej konotacji emocjonalnej (słowa z przyrostkami zdrobnieniowymi, z przyrostkami przesadzonymi lub pomniejszonymi, wykrzykniki) są wyłączone z języka dokumentów.
Nie można jednak zakładać, że dokument oficjalny jest całkowicie pozbawiony emocji.
Celem większości dokumentów jest zainteresowanie adresata, przekonanie go i zachęcenie do działania w kierunku pożądanym przez autora. Dokument zarządczy nie osiągnie swojego celu, jeśli będzie pozbawiony podtekstu emocjonalnego, ale emocjonalność powinna być ukryta i osiągana nie językiem, ale treścią. Powinien być ukryty za zewnętrznym, spokojnym, neutralnym tonem prezentacji. Dokładność prezentacji zakłada jednoznaczne zrozumienie treści dokumentu.
O przejrzystości i dokładności tekstu decyduje przede wszystkim poprawność struktury kompozycyjnej tekstu, brak błędów logicznych, przemyślaność i klarowność sformułowań - stabilne frazy oraz brak wyrażeń figuratywnych.
Lakoniczną prezentację tekstu osiąga się poprzez oszczędne wykorzystanie środków językowych, z wyłączeniem redundancji mowy – słów i wyrażeń niosących dodatkowe znaczenie.
Wymóg zwięzłości, czyli zwięzłości tekstu, wiąże się bezpośrednio ze zmniejszeniem objętości tekstu. Wymóg zwięzłości zmusza nas do jaśniejszego sformułowania tematu dokumentu, oszczędnego posługiwania się językiem, eliminowania zbędnych słów, które nie niosą ze sobą niezbędnych informacji, nieuzasadnionych powtórzeń i zbędnych szczegółów.
List musi być przekonujący niezależnie od tego, do kogo jest kierowany, zawierać dokładne daty, niepodważalne fakty i wnioski.
Jedną z cech mowy biznesowej jest powszechne stosowanie formuł językowych - stabilne (szablonowe) frazy używane w niezmienionej formie. Aby zmotywować określone działanie, stosuje się następujące wyrażenia:

Informujemy, że od... do...;
- Informujemy, że od dnia...;
- Wysyłamy uzgodnione...;
- Prosimy o rozważenie kwestii...,
- Kontrola ustaliła, że....;
- Z powodu braku pomocy finansowej...;
- Ze względu na trudną sytuację ekonomiczną...;
- Zgodnie z Twoim listem...;
- W celu realizacji wspólnej pracy...;
- Zgodnie z protokołem...;
- W potwierdzeniu naszej umowy...;
- W celu wzmocnienia odpowiedzialności... itd.

Formuły językowe powstają w wyniku ujednolicenia środków językowych używanych w powtarzających się sytuacjach. Oprócz wyrażania typowej treści, formuły językowe często pełnią rolę prawnie istotnych elementów tekstu, bez których dokument nie ma wystarczającej mocy prawnej:

Gwarantujemy spłatę kredytu w kwocie...,
- Gwarantujemy płatność. Nasze dane bankowe...,
- Kontrola nad realizacją powierzona...

Termin to słowo lub fraza, do której przypisano określone lub specjalne pojęcie. Zbiór terminów odrębnej dziedziny wiedzy lub działalności zawodowej stanowi terminologię, czyli system terminologiczny.
Użycie terminów w ściśle określonym znaczeniu zapewnia jednoznaczne zrozumienie tekstu, co jest bardzo ważne w komunikacji biznesowej.
Terminy stosowane w dokumentacji zarządczej to terminologia branżowa odzwierciedlająca treść obszaru tematycznego, któremu poświęcona jest treść dokumentu, a także terminy, które rozwinęły się w obszarze wsparcia dokumentacji.
Poprawność i stabilność stosowania terminów w praktyce osiąga się poprzez stosowanie słowników i standardów terminologicznych, które ustanawiają ściśle jednoznaczny system pojęć i terminów oraz pomagają usprawnić terminologię. Terminy stosowane w zakresie dokumentacji wspomagającej zarządzanie są zapisane w GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje".

Używając terminu, należy zadbać o to, aby był on zrozumiały dla odbiorcy. Jeśli autor listu ma co do tego wątpliwości, należy wykonać jedną z następujących czynności:

Podaj oficjalną definicję tego terminu;

Odszyfruj znaczenie tego terminu, używając neutralnego słownictwa;

Usuń termin lub zastąp go powszechnie rozumianym słowem lub wyrażeniem.

Trudności w posługiwaniu się terminami wiążą się także z faktem, że system terminologiczny ulega ciągłym zmianom: zmienia się treść istniejących pojęć, pojawiają się nowe, niektóre pojęcia dezaktualizują się, a oznaczające je terminy wychodzą z użycia.
Używając terminów wieloznacznych (terminów synonimicznych), należy wziąć pod uwagę, że w jednym dokumencie termin może być użyty tylko w jednym ze swoich znaczeń. Na przykład terminy „umowa”, „umowa”, „umowa” są terminami synonimicznymi, różnią się jednak praktyką ich stosowania. W prawie pracy mówimy o umowie o pracę (umowie); w prawie cywilnym transakcje dwustronne i wielostronne nazywane są umowami; W handlu zagranicznym termin „umowa” jest bardziej powszechny. Umowy w wielu innych obszarach są określone w umowach.

Kolejna cecha mowy biznesowej. W mowie biznesowej używa się skrótów. Istnieją dwa główne typy skrótów słów:
1. Leksykalne (skróty) - złożone słowa skrócone utworzone przez usunięcie części ich liter składowych z części słów: CIS, LLC, Ministerstwo Sytuacji Nadzwyczajnych, NPP, GOST, GUM, Roskomzem, główny księgowy, szef, zastępca, siły specjalne.
2. Grafika - skróty słów używanych w piśmie: gr-n, tchk, zh-d, kv. m.in.

W literach należy używać wyłącznie oficjalnie przyjętych skrótów, oznaczeń i terminów. Nazwy instytucji, organizacji i stanowisk, tytuły, jednostki miary, nazwy geograficzne i inne muszą dokładnie odpowiadać oficjalnym nazwom.

Inną cechą mowy biznesowej jest użycie konstrukcji z sekwencyjnym podporządkowaniem słów w dopełniaczu lub narzędniku:
- Oferujemy Państwu możliwości rozwiązań (jakich?) przebudowy instalacji grzewczych, wentylacyjnych i sanitarnych budynków mieszkalnych i administracyjnych.
- W pełni podzielamy potrzebę (co?) dalszej dyskusji nad konkretnymi kwestiami ewentualnej współpracy.
- Zgodnie z listą głównych działań zatwierdzoną przez Prezydenta Federacji Rosyjskiej (co?) w zakresie przygotowania i przeprowadzenia obchodów 60. rocznicy Zwycięstwa w Wielkiej Wojnie Ojczyźnianej...

Zgodnie z harmonogramem zatrudnienia...

Mowa biznesowa charakteryzuje się użyciem wyrażeń z rzeczownikami słownymi. W mowie biznesowej zamiast czasowników używane są konstrukcje od rzeczowników czasownikowych mających znaczenie działanie: pomagać (a nie pomagać), pomagać (a nie pomagać), sprzątać (a nie sprzątać), zapewniać wsparcie (a nie wspierać), dokonywać napraw (nie naprawiać).
W pisaniu ważna jest prostota prezentacji i dominacja prostych, pospolitych zdań. Cechą stylu biznesowego jest dominujące używanie prostych zdań pospolitych, jednoczęściowych (z jednym członem głównym – podmiotem lub orzeczeniem) lub dwuczęściowych (z dwoma członami głównymi – podmiotem i orzeczeniem) z izolowanymi wyrażeniami (imiesłówkowy, przysłówkowy, izolowane definicje), słowa i zdania wprowadzające, na przykład:
- W związku z wyjątkowo niską efektywnością wykorzystania mienia miejskiego wniesionego do kapitału docelowego spółki joint venture „MIO”, a także niewystarczającym obciążeniem taboru samochodowego i jego nierentownością zwracamy się z prośbą o rozwiązanie kwestii przeniesienia własności udziału miasta w zarządzaniu finansowo-gospodarczym Urzędu Miejskiego.

Wskazane jest przygotowanie pisma w jednej sprawie. Jeśli chcesz skontaktować się z organizacją jednocześnie w kilku różnych sprawach, zaleca się napisanie osobnych pism dla każdej z nich.
W treści jednego pisma można wyrazić prośby lub inne pytania, jeżeli zostaną one przekazane do realizacji jednej osobie.
Oprócz tradycyjnych formuł językowych korespondencja biznesowa zawiera obce słowa i zwroty. W praktyce pełnią one rolę formuł językowych. Niektóre z nich są dobrze znane, inne są mniej powszechne. Należy pamiętać, że użycie obcych słów trąci lekką staromodnością, ale jednocześnie robi dobre wrażenie na partnerze, który zna te słowa, i pozwala zmylić zewnętrznego czytelnika.

Pouczający;

Towarzyszący;

Gwarancja;

Informacyjne;

Dzięki;

Gratulacje;

Istnieją również listy z prośbą, listy z prośbą, listy powiadamiające, listy z odpowiedzią, listy z zaproszeniami itp. Każdy rodzaj listu ma swoją własną charakterystykę pod względem redakcyjnym i projektowym.

Listy z zaproszeniami

Zaproszenia z propozycją udziału w seminariach, spotkaniach i innych wydarzeniach kierowane są zazwyczaj do szefa organizacji, konkretnego urzędnika, ale mogą być również kierowane do całego zespołu. Litery wskazują warunki uczestnictwa, miejsce i czas wydarzeń oraz, w razie potrzeby, strój. W piśmie zazwyczaj znajduje się szczegółowa „załącznik”, który informuje o programie wydarzenia.

Listy gwarancyjne

Listy gwarancyjne są wystawiane w celu potwierdzenia pewnych obietnic lub warunków i są adresowane do organizacji lub osoby. Można zagwarantować zapłatę za wykonaną pracę, jakość, czas dostawy produktów, zapłatę za towar, czynsz itp. W pismach takich używa się standardowych wyrażeń: „firma gwarantuje, gwarantujemy, prosimy o przesłanie nam tego za pobraniem (rodzaj gwarancji), gwarantujemy płatność, gwarantujemy terminy dostaw, gwarantujemy jakość produktów...”
List zwykle wskazuje szczegóły płatności organizacji zapewniającej gwarancje płatności.
Wskazane jest uzgodnienie treści pisma z obsługą prawną. Oprócz podpisu kierownika organizacji można wystawić podpis głównego księgowego. Podpis jest poświadczony pieczęcią.

Listy z prośbą

Sytuacji, które powodują występowanie z żądaniami w imieniu przedsiębiorstw, organizacji i instytucji, jest ogromna liczba. Tekst tego listu ma zazwyczaj następującą formę: główna część treści zawiera podanie powodu, który skłonił Cię do złożenia wniosku; oświadczenie o samym żądaniu; ostatnia część wyraża nadzieję na oczekiwany rezultat. Prośby wyrażane są zazwyczaj słowami: „Proszę, prosimy”;
Proszę o pomoc...;
Prosimy o przesłanie na nasz adres...;
Proszę o udział...;
Proszę poinformować...;
Proszę o spłatę długu...;
Proszę podejmij działanie...

Głównym celem tego pisma jest przekonanie, udowodnienie konieczności spełnienia wniosku, dlatego też treść pisma dostarcza przekonujących dowodów, załącza obliczenia, szacunki i inne podstawy potwierdzające, które są sformalizowane jako „załącznik”.

Odpowiadaj na listy

Tekst odpowiedzi zwykle zaczyna się od powtórzenia żądania. Następnie podaje się wyniki rozpatrzenia wniosku, uzasadnia odmowę (jeśli jest to pismo z odmową) i podaje samą odmowę.
Charakter informacji zawartych w piśmie biznesowym zwykle implikuje alternatywność wobec informacji oczekiwanych w odpowiedzi, tj. w korespondencji biznesowej obowiązuje zasada równoległości merytorycznej, co znajduje odzwierciedlenie w języku korespondencji będącej odpowiedzią. To znaczy:
1. Obecność w piśmie z odpowiedzią linku do oryginału pisma i jego tematu;
2. Użycie w obu listach tych samych językowych środków wyrazu (przede wszystkim terminologii);
3. Porównywalność ilości informacji i aspektów treści w obu pismach;
4. Przestrzeganie określonej kolejności prezentacji poszczególnych aspektów treści.

Treść odpowiedzi musi odpowiadać zadaniom zapisanym w uchwałach menedżerów.
Pierwsza i podstawowa zasada brzmi: nie zwlekaj z odpowiedzią, nie każ korespondentowi czekać. Jeżeli okoliczności nie pozwalają na udzielenie odpowiedzi w wyznaczonym terminie, należy poinformować o tym adresata i podać termin, w którym można udzielić ostatecznej odpowiedzi. Pamiętaj, aby przeprosić za opóźnienie, podając jego obiektywną przyczynę.
W piśmie z odpowiedzią wskazuje się numer i datę dokumentu, na który udzielono odpowiedzi. Dane te nie są wpisywane w treści pisma, lecz w wyznaczonym miejscu formularza lub przed nagłówkiem dokumentu nie sporządzonego na formularzu.

Stosowane są następujące formy przedstawienia odmowy:
- Twoja propozycja została odrzucona z następujących powodów...

Przesłany Państwu projekt porozumienia w sprawie wspólnych działań zostaje odrzucony z następujących powodów...
- Przykro nam, ale nasza firma nie może przyjąć Państwa oferty...

Listy z okazji Święta Dziękczynienia

W ostatnim czasie listy z podziękowaniami stały się powszechnie stosowane w korespondencji biznesowej.
Listy wdzięczności to zasady dobrych manier w relacjach między partnerami. W spółkach partnerskich trzeba umieć nie tylko prosić, ale także dziękować za wyświadczone usługi, za wspólne organizowanie jakichkolwiek wydarzeń, za przesyłanie gratulacji, za organizację przyjęcia itp.

List może być sformatowany na papierze firmowym lub na papierze firmowym kolorowym) list z podziękowaniami. Jeżeli pismo jest sporządzone na papierze firmowym, rejestruje się je w przewidziany sposób. List sporządzony na formularzu listu dziękczynnego nie podlega rejestracji, przy szczególe „podpis” można opatrzyć pieczątkę. Ponieważ list ma charakter osobisty, nie zaleca się umieszczania w nim atrybutu „wykonawca”. W tekstach listów zastosowano standardową formę prezentacji:
- Wyrażam moją wdzięczność...;
- Jestem szczerze wdzięczny...;
- Z wdzięcznością zauważamy...;
- Dziękuję...;
- Dziękuję Ci za...

Listy motywacyjne

Listy motywacyjne sporządzane są w celu poinformowania adresata o przesłaniu jakichkolwiek dokumentów. Treść pisma składa się z dwóch części: wiadomości o przesyłanym materiale oraz informacji wyjaśniającej (załączniki). Zazwyczaj tekst listu motywacyjnego jest bardzo krótki, mieści się w formacie A5 i nie posiada samodzielnego nagłówka. Listy motywacyjne zwykle zaczynają się od:
- przesyłam informację...; - Mamy przyjemność zaoferować (polecić) Państwu...;
- Oferujemy Państwu...;
- Jesteśmy pewni, że zainteresuje Cię wysoka jakość naszych produktów...;
- Informujemy Cię, że...;
- Informujemy Cię, że...;
- Mamy nadzieję na dalszą współpracę...

Pisanie biznesowe jest jednym z głównych narzędzi komunikacji w każdej firmie. Dobrze napisany list biznesowy pomoże wywrzeć pozytywne wrażenie na firmie. A jeden niepiśmiennie napisany list może zniszczyć całą twoją reputację. O zasadach korespondencji biznesowej pisaliśmy już, teraz przyjrzyjmy się konkretnym przykładom listów biznesowych.

Próbki listów biznesowych

Istnieje wiele rodzajów listów biznesowych - propozycje biznesowe, listy reklamacyjne, listy wdzięczności, listy odmowne, listy motywacyjne, listy gwarancyjne, informacyjne i tak dalej. Zasady ich kompilacji praktycznie nie różnią się od siebie. Spójrz jeszcze raz, aby uniknąć błędów.

Przykłady listów z podziękowaniami

Przykład listu gwarancyjnego

Przykładowy list z odpowiedzią

Oto wyraźny przykład tego, czym może być uprzejmy list zawierający odmowę:

Przykład newslettera

Przykład pisma reklamacyjnego

Przykłady listów w języku angielskim w korespondencji biznesowej

Niestety, nie każdy może pochwalić się wysokim poziomem znajomości języka angielskiego. Często menedżerowie są nieco zagubieni, gdy muszą napisać do nich list biznesowy język angielski. Jeśli nawet w języku rosyjskim ludzie nie zawsze rozumieją się w korespondencji, to co możemy powiedzieć o języku obcym? Najlepszym wyjściem w tej sytuacji jest wyszukanie podobnych listów i użycie w swoim liście odpowiednich zwrotów z nich. Oto trzy przykłady listów biznesowych w języku angielskim: list z podziękowaniami dla klienta, list wyjaśniający warunki transakcji oraz list z odpowiedzią na ofertę zakupu. Każdy plik zawiera wersję listu w języku angielskim i jego tłumaczenie na język rosyjski.
Pobierz list z podziękowaniami dla klienta w języku angielskim.
Pobierz list z warunkami umowy w języku angielskim.
Pobierz odpowiedź na ofertę zakupu w języku angielskim.

Struktura listu biznesowego

Przejrzysta struktura jest istotną cechą listu biznesowego. Pomoże odbiorcy szybko zrozumieć sens tego, co jest napisane i skróci czas potrzebny na jego przeczytanie. List biznesowy składa się z następujących głównych części:

1. Nagłówek (temat listu). Tytuł listu powinien zawierać jego krótki cel lub treść. Nie można tu używać żadnych abstrakcyjnych sformułowań. Już na podstawie samego tytułu powinno być jasne dla odbiorcy, czego dotyczy list. Na przykład „O zmianach cen dostaw produktów” lub „Propozycja biznesowa współpracy handlowej z firmą XXX”.

2. Powitanie. Powitanie „Szanowny + Imię i patronim!” jest uważane za tradycyjne w listach biznesowych. Jednakże nie jest konieczne używanie nazwy. Można też zwrócić się do adresata poprzez jego stanowisko: „Szanowny Panie Dyrektorze!” Należy jednak pamiętać, że wołanie po imieniu nieco zmniejsza dystans psychologiczny i podkreśla ugruntowaną relację biznesową. Jeżeli list adresowany jest do grupy osób, dopuszczalne jest napisanie: „Szanowni Państwo!”, „Drodzy Partnerzy!” i tak dalej. Używanie skrótów Pan, Pani lub inicjałów jest odbierane jako brak szacunku, dlatego staraj się tego unikać.

3. Określenie celu napisania listu, jego istoty i głównej idei. To jest główna część listu. Tutaj piszesz bezpośrednio o samym powodzie napisania listu.

4. Twoje propozycje rozwiązania tego problemu, zalecenia, prośby, skargi. Listy biznesowe prawie zawsze wymagają określonej reakcji adresata (z wyjątkiem listów o charakterze czysto informacyjnym). Dlatego ważne jest, aby opisać nie tylko sam problem, ale także zaproponować własne możliwości jego rozwiązania. Jeśli piszesz reklamację, poproś o podjęcie odpowiednich działań; jeśli składasz ofertę współpracy, opisz jej możliwe opcje. Krótko mówiąc, odbiorca Twojego listu musi nie tylko zrozumieć „czego” od niego chcesz, ale także zrozumieć „w jaki sposób” proponujesz to zrealizować. Wtedy będzie to prawdziwy list biznesowy.

5. Krótkie podsumowanie i wnioski. Na sam koniec możemy podsumować wszystkie powyższe. Jednak nie zawsze można to zrobić w bardzo krótkim czasie. W takim przypadku nie warto pisać w kilku zdaniach tego, co opisałeś już w dwóch pierwszych akapitach. Pamiętaj, że najlepszym przyjacielem listu biznesowego jest zwięzłość. Dlatego w większości przypadków wystarczy ograniczyć się do wyrażeń „mam nadzieję na udaną współpracę”, „czekam na odpowiedź w tej sprawie” i tak dalej.

6. Podpis. List biznesowy podpisuje się stanowiskiem, imieniem i nazwiskiem nadawcy oraz tradycyjnym zwrotem „Z wyrazami szacunku”. Możliwe są także inne opcje: „Najlepsze życzenia”, „Z poważaniem” i tak dalej, w zależności od bliskości kontaktu z odbiorcą. Wyrażenie „Z szacunkiem” jest najbardziej uniwersalne, więc jeśli masz wątpliwości, jak lepiej zapisać się, użyj tego wyrażenia, a na pewno nie przegapisz.

Dobrym pomysłem byłoby również dodanie w podpisie opcji kontaktu z Tobą: inne adresy e-mail, numery telefonów do pracy, Skype. Zaletą tego jest nie tylko to, że odbiorca w razie potrzeby będzie mógł szybko skontaktować się z Tobą w dogodny dla niego sposób, ale także to, że w ten sposób zademonstrujesz swoją otwartość i gotowość do komunikacji z odbiorcą.

I nie zapominaj, że oficjalne pismo to przede wszystkim dokument. Dlatego zaniedbując zasady jego przygotowania, bezpowrotnie psujesz reputację swojej firmy i siebie jako specjalisty.

Aby skomponować dobry, informacyjny list, należy zwrócić szczególną uwagę na jego formę i treść.
W przypadku pism urzędowych stosuje się specjalne formularze zgodne ze standardem. Zawierają obowiązkowe dane ułożone w określonej kolejności.

Atrakcja:

pisma urzędowe,
listy handlowe,

a także litery:

wniosek,
ogłoszenie,
odpowiedź,
Wdzięczność,
zaproszenie,
skarga,
wniosek,
kondolencje i inne.

Elementy trwałe nanoszone są typograficznie na arkusz formularza. Obecnie standardowe formularze praktycznie nie są używane, ponieważ papier ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami można wydrukować niezależnie na drukarce. Oprócz tekstu głównego, list zawiera informacje o adresacie: nazwę organizacji wysyłającej, dane kontaktowe, numer listu itp. Detale mogą mieć układ podłużny lub kątowy.

Na postrzeganie treści listu wpływa przestrzeganie zasad estetyki technicznej przy jego projektowaniu. Ludzkie oko łatwiej utrwala górną część obiektów, przez co w piśmie jest bardziej nasycona, a dolna wręcz przeciwnie – bardziej „stabilna”.

Normy dotyczące przykładowych formularzy określają format i wielkość pól dokumentów znajdujących się w ujednoliconym systemie, wymagania dotyczące siatki konstrukcyjnej, obecność i kolejność rozmieszczenia szczegółów. Dokumenty takie składają się z trzech głównych części, rozmieszczonych w wyraźnie oddzielonych obszarach, co zapewnia szybkie i łatwe zrozumienie tekstu.

Obowiązkowe cechy niektórych rodzajów dokumentacji to szczegóły określone przez prawo lub różne przepisy. Ich lokalizacja i skład muszą być zgodne z normami (GOST R.30-2003).

Ogólnie przyjęte standardy przyczyniają się do: organizacji scentralizowanej produkcji formularzy, zmniejszenia kosztów pracy maszynowej, zmniejszenia kosztów pracy związanej z projektowaniem i komponowaniem listów, ułatwienia wizualnego wyszukiwania niezbędnych informacji, rozszerzenia możliwości wykorzystania technologii organizacyjnej i komputerowej w przetwarzaniu dokumentów.

Przykładowy formularz służy jako podstawa do sporządzania formularzy dla wszystkich rodzajów dokumentacji zarządczej. Przydzielony obszar lokalizacji detali jest równy optymalnej objętości danego detalu w drukowanych znakach.
W zależności od przeznaczenia dokumenty zawierają do 31 szczegółów. Jednak ich pełnego zestawu nie ma w żadnym dokumencie, ponieważ każdy typ ma swój własny skład.

Przybory

W przypadku pism urzędowych używane są następujące dane:

godło państwowe (przedsiębiorstwa państwowe),
godło lub logo,
kod OKPO (jeśli istnieje),
kod OKUD,
Nazwa firmy,
adres prawny i pocztowy,
Dane bankowe,
numer telefonu i faksu,
indeks dokumentów,
data,
link do indeksu i daty,
miejsce docelowe,
tytuł,
tekst,
podpisy,
Imię i nazwisko oraz numer telefonu wykonawcy.

W razie potrzeby podaj stronę internetową firmy i adresy e-mail.

Zestaw szczegółów zawartych w oficjalnym piśmie nazywa się formularzem. Niektóre są drukowane na formularzu metodą typograficzną. Wszystkie dokumenty, oprócz pisma urzędowego, mają nazwę swojego rodzaju, na przykład „Ustawa”, „Decyzja” itp.
Nazwę organizacji adresata podaje się w całości i w skrócie. Wymagania dotyczące formatowania listów zależą od firmy. Instytucje rządowe muszą przestrzegać przepisów redakcyjnych.

Przedsiębiorca musi prowadzić aktywną korespondencję zarówno z urzędnikami (na przykład przedstawicielami agencji rządowych), jak i z „półoficjalnymi” - partnerami, kontrahentami, niezależnymi specjalistami i tak dalej. Umiejętność komunikacji pisemnej rozwija się dość szybko, jednak na początku można popełnić wiele błędów i wywrzeć niezbyt przyjemne wrażenie na odbiorcach. W tym artykule omówimy cechy pisania zarówno zwykłych listów biznesowych (na papierze), jak i wiadomości elektronicznych.

Forma i projekt listu

Pamiętaj, aby używać papieru firmowego. To zawsze robi wrażenie i zwiększa lojalność „rozmówców”. Rodzaj formularzy, standardy ich wypełniania i elementy projektu należy określić w zamówieniu dla organizacji (lub instrukcji pracy biurowej). Podstawowe wymagania dotyczące formularzy listów biznesowych można znaleźć w GOST 2003 „Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”.

Warto „wcisnąć” podstawowe informacje o firmie do formularza:

imię i nazwisko (i nazwa skrócona);
adresy faktyczne i pocztowe;
Adres e-mail;
Numery telefonów kontaktowych;
Adres strony internetowej.

To nie jest lista wymaganych danych, a jedynie przykładowa lista. W razie potrzeby możesz coś dodać lub wykluczyć.

Ogólne wymagania dotyczące pisania listu są następujące:

minimalne wcięcie – 10 mm z prawej strony i 20 mm z lewej strony, u góry i u dołu;
jeżeli list jest napisany na dwóch lub więcej kartkach, każda z nich musi być ponumerowana pośrodku u góry;
Każde zgłoszenie jest oddzielnie numerowane;
w lewym górnym rogu wskazany jest numer wychodzący pisma (nie zapomnij zapisać go w dzienniku rejestracji dokumentu);
w prawym górnym rogu wskazana jest nazwa organizacji, stanowisko adresata i jego nazwisko z inicjałami;
w lewym dolnym rogu - Twoje stanowisko, nazwisko z inicjałami i podpis;
Pamiętaj, aby na dole wpisać datę napisania listu.

Jednak GOST 2003 pozwala na stosowanie form nie tylko z kątowym, ale także z podłużnym rozmieszczeniem detali (jeśli są one oznaczone pośrodku). Układ narożników wygląda bardziej znajomo i jest łatwiejszy do odczytania, dlatego lepiej wybrać tę opcję.

Ogólne zasady pisania

Klasyczna struktura tekstu listu biznesowego obejmuje trzy elementy:

część wprowadzająca (krótkie przedstawienie powodów, dla których list jest pisany, jego celu);
treść (opis sytuacji, propozycja rozwiązań, zestawienie wniosków i rekomendacji);
część podsumowująca (krótkie podsumowanie z jasnym wskazaniem, czego oczekujesz od adresata).

Zawsze powinieneś rozumieć cel, dla którego piszesz list. Chcesz zaproponować współpracę? Wyraź swoje skargi? Zaprosić na prezentację lub inne wydarzenie? Pisz tylko o tym i nie rozpraszaj się długimi wywodami i założeniami, które nie mają związku ze sprawą.

Każdy list biznesowy powinien mieć jeden konkretny cel. Jeśli poruszasz w nim kilka zagadnień, powinny one być ze sobą ściśle powiązane. Jeśli chcesz skontaktować się z tą samą organizacją w kilku różnych tematach, lepiej napisać osobny list dla każdego z nich.

Język pisania

Styl korespondencji biznesowej to „lekka” korespondencja oficjalna. Możliwe i konieczne jest ujednolicenie sformułowań, stosowanie pewnych klisz i klisz, ale nie zaleca się sprowadzania tego wszystkiego do suchej biurokracji. Język „żywy” jest zawsze odbierany łatwo i pozytywnie. Oczywiście pisanie biznesowe musi być zgodne z normami etykiety (o czym będzie mowa poniżej), jednak istota zagadnienia powinna być przedstawiona jasno i zwięźle.

Kilka praktycznych wskazówek:

używaj prostych słów: „inteligentne” terminy są źle odbierane i często irytują osobę zmuszoną do ich przeczytania i rozszyfrowania;
częściej używaj czasowników, a rzadziej przymiotników;
nie rozprzestrzeniaj swoich myśli po drzewie - tylko konkrety i tylko w ramach danego tematu, bez wielu szczegółów i nieistotnych szczegółów;
unikaj długich wypowiedzi, jeśli to możliwe, nie używaj wyrażeń imiesłowowych i partycypacyjnych;
napisz konkretnie: różne „o tym”, „oni/on/ona” są niedopuszczalne;
unikać niespójności logicznych i gwałtownych przejść z jednego bloku semantycznego do drugiego;
sprawdź wszystko, co napisano ze słuchu: błędy mowy występują w prawie każdym nieedytowanym tekście.

Jedna z głównych zasad pisania listów biznesowych brzmi: wiadomość musi być merytoryczna i poprawna stylistycznie.

Cechy zwracania się do adresata

Z reguły adresat jest adresowany jednorazowo, na początku listu. Można to zrobić na trzy sposoby.

Jeśli zwracasz się do jakiejś osoby po raz pierwszy (lub jeśli między Tobą a adresatem nawiązała się relacja czysto oficjalna), powinieneś użyć adresu wskazującego pewien dystans. Przykład: „Szanowny Panie Iwanow!”
Jeśli zwracasz się do osoby, z którą od dawna nawiązałeś oparte na zaufaniu relacje biznesowe, lepiej zadzwonić do niej po imieniu i patronimice. Przykład: „Droga Ekaterino Leonidovno!”
Zwracając się do grupy, używaj standardowego zwrotu „Szanowni Państwo!”

W końcowej części musisz użyć tzw. frazy zamykającej. Tutaj jest więcej opcji:

„Z szacunkiem”, „Z poważaniem”;
"Wszystkiego najlepszego";
„Z nadzieją na dalszą współpracę”;
„Zawsze chętnie wykonamy dla Państwa usługę”;
itp.

Jednym słowem wybór ostatniej frazy jest kwestią gustu.

Etyka pisania w biznesie

Nawet zawoalowana pogarda w liście biznesowym nie pozostaje niezauważona. Oczywiście w tym przypadku nie będziesz już mógł liczyć na pozytywne, a nawet równe podejście do siebie. Wniosek jest oczywisty: nie poddawaj się emocjom i trzymaj się pewnych granic, nawet jeśli odbiorca naprawdę Cię denerwuje. Zawsze zwracaj uwagę na ton wiadomości.

Należy zachować szczególną ostrożność podczas sporządzania pisma zawierającego odmowę. Niezwykle nierozsądne jest rozpoczynanie takiej wiadomości od kategorycznego „nie” w takiej czy innej formie - stworzy to w osobie poczucie, że został po prostu wysłany. Spróbuj najpierw przedstawić przekonujące (a nie błahe) wyjaśnienia. Po krótkim zarysowaniu powodów odmowy należy płynnie przejść do jej oświadczenia. W takim przypadku możesz zastosować następujące formuły:

„Niestety nie widzimy możliwości spełnienia Twojej prośby”;
„Twoja prośba nie może zostać rozpatrzona z następujących powodów…”;
„Głęboko żałujemy, ale jesteśmy zmuszeni odrzucić pańską ofertę”.

Idealnie, jeszcze przed uzasadnieniem odmowy – już na samym początku listu – warto krótko powtórzyć prośbę adresata. Zrozumie, że dokładnie przeczytałeś jego prośbę lub propozycję i prawdopodobnie to doceni. Być może w przyszłości znów będziecie razem współpracować - po co od razu nagłaśniać negatyw i odstraszać osobę nadmierną surowością?

Nigdy nie popadaj w drugą skrajność. Pochlebstwa i liczne zapewnienia o szczerym uczuciu są oczywistymi oznakami nieszczerości. Nieszczerość zawsze powoduje odrzucenie.

Tworzenie e-maili

Wiadomości na papierze stały się już przestarzałe. Oczywiście korespondencja „papierowa” nigdy nie zniknie całkowicie, ale za kilka lat listy pisane na klasycznym papierze firmowym staną się rzadkością. Negocjacje coraz częściej prowadzone są drogą elektroniczną. Współczesny przedsiębiorca wysyła obecnie znacznie więcej listów pocztą elektroniczną niż zwykłą.

Listy biznesowe przesyłane drogą elektroniczną pisane są według tych samych ogólnych zasad. Wymagania dotyczące języka, stylu i tonu, przestrzeganie standardów etykiety - wszystkie te obowiązkowe elementy nie ulegają zmianie. Wiadomości elektroniczne mają jednak także swoje specyficzne cechy.

Upewnij się, że Twój login wygląda solidnie lub przynajmniej odpowiednio. [e-mail chroniony]- Cienki, [e-mail chroniony]- Źle.
Bardzo ważne jest, aby zawsze wypełnić pole Temat. To właśnie ta linia określa, czy dana osoba otworzy wiadomość przychodzącą. Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz, powinieneś spróbować wymyślić ciekawy tytuł. Ale nie przesadzaj – tematy typu „Pilne!!! Wyjątkowa oferta, dostępna już teraz!” Sprawiają tylko, że chcesz szybko kliknąć ikonę kosza na śmieci u góry. Tytuł powinien składać się z 3-5 słów i odzwierciedlać treść wiadomości.
Jeżeli nie znasz adresata, opisz krótko kim jesteś i jak się o nim dowiedziałeś. Bez tego niezbędnego wprowadzenia wiadomość może zostać uznana za spam i natychmiastowo usunięta.
Nie wyłączaj cytowania w ustawieniach - niech poprzednia korespondencja wyświetli się poniżej, pod wycięciem.
Czytanie z ekranu to wątpliwa przyjemność. List papierowy można odebrać i choćby z tego powodu jest on odbierany na poziomie nieświadomości poważniej niż list elektroniczny. Weź to pod uwagę.
Im krótsza wiadomość e-mail, tym szybciej zostanie udzielona odpowiedź.
Używaj wyłącznie standardowych czcionek.
Nie przesadzaj z wyróżnianiem tekstu – możesz użyć „pogrubienia” dla najważniejszych punktów, ale używanie innych kolorów jest niedopuszczalne.
Bez czapek. Nigdy. Nawet w podtytułach. To samo dotyczy zduplikowanych znaków interpunkcyjnych.
Podziel tekst na akapity, zachowując odstępy między nimi (po prostu zostaw pustą linię).
Do wiadomości e-mail możesz dołączać obrazy lub pliki tekstowe. Dodatkowe materiały i objaśnienia, uwagi, szczegółowe opisy – wszystko to powinno znajdować się w załączonych plikach, a nie w treści pisma.
W korespondencji biznesowej z osobami, z którymi nawiązałeś relacje oparte na zaufaniu (mówimy o zaufanych partnerach, rzetelnych kontrahentach), okazjonalnie możesz użyć emotikonów. To „ożywi” komunikację – emotikony na ekranie (nawet w wiadomości biznesowej) są odbierane dość pozytywnie. Oczywiście nie można ich używać w literach „papierowych”.
Koniecznie podpisz. W mailach składa się zazwyczaj z 3-6 linijek i zawiera imię i nazwisko nadawcy, jego stanowisko, nazwę firmy, adres strony internetowej oraz numer telefonu kontaktowego.

Przykład podpisu:

Z poważaniem,

Iwan Iwanow

[e-mail chroniony]

http://site.com.

Oferujemy przykładowy list biznesowy.

Podsumowując

Chociaż wszystko jest dość proste, przykłady poprawnie napisanych listów biznesowych nie są tak liczne. Przedsiębiorcy regularnie mylą się w projekcie, używają nie do końca poprawnych adresów i zapominają o ważnych niuansach.

Wymieńmy główne cechy dobrego przekazu biznesowego:

obiektywność;
zwięzłość (zaleca się, aby list zajmował nie więcej niż jedną stronę);
neutralny ton prezentacji;
brak rozumowania, narracji, nadmierna szczegółowość;
brak ocen emocjonalnych;
wyraźny logiczny związek pomiędzy częściami tekstu a poszczególnymi frazami.

Jest to swego rodzaju lista kontrolna, którą możesz sprawdzić na początku. Po skompilowaniu i wysłaniu setek wiadomości biznesowych nie będzie to już potrzebne. Nie ignoruj powyższych zasad i pamiętaj: „napompowane” umiejętności prowadzenia korespondencji biznesowej znacząco poprawiają Twoją reputację, a tym samym wizerunek firmy.

Jak napisać list biznesowy, który nie zaginie w „śmieciach informacyjnych” i zostanie przeczytany? Zasady, zalecenia, przykłady

Słowo jest dostępnym narzędziem biznesowym. W świecie biznesu nie sposób znaleźć osoby, która w swojej pracy nie używa słów.

Nowoczesny biznes stopniowo przekształca się w biznes korespondencyjny. Za pomocą listów – elektronicznych lub tradycyjnych – odbywa się komunikacja z klientami, partnerami biznesowymi i pracodawcami. List pozycjonuje autora albo jako profesjonalistę, albo jako osobę, z którą nie należy kontynuować relacji.

Profesjonalista musi umieć pisać

Jest jasne
efektywnie
usilnie
Ciekawy

I nigdy nie jest za późno, aby się tego nauczyć. Zacznijmy od podstaw: zrozum różnicę między biznesem a zwykłym pisaniem.

Czym list serwisowy różni się od zwykłego listu? Specyfika listu biznesowego

List to krótki, jedno- lub dwustronicowy tekst, którego celem jest przekazanie adresatowi informacji o czymś.

Charakter informacji oraz relacja pomiędzy nadawcą a odbiorcą pisma dzielą korespondencję

biznes (formalny)
osobisty (nieformalny)

List biznesowy charakteryzuje się:

zwięzłość
dokładność
rozumowanie i logika
Treść informacji
neutralność wartościująca i emocjonalna
normalizacja:
stosowane są oficjalne formularze
stosowane są stabilne figury retoryczne, specjalne terminy i konstrukcje urzędnicze
liczba tematów - 1-2
kierowanie
jasno określona struktura dowodzenia (jeśli to konieczne)

Jakie są rodzaje listów biznesowych?

Określa rodzaj listu biznesowego

1. Cel napisania

Komercyjne cele

Chcesz zawrzeć umowę i zaproponować jej szczegółowe warunki - przygotuj list ofertowy (ofertę) dla adresata

Jeśli nie zdecydowałeś się na akceptowalne dla Ciebie warunki transakcji, wyślij list z prośbą
Chcesz poinformować swojego odbiorcę o naruszeniu przez niego zobowiązań umownych? Napisz pozew (reklamację)

Cele non-profit

Podziękuj w liście z podziękowaniami
Potwierdź swoje zobowiązania listem gwarancyjnym i swoją zgodę listem potwierdzającym
Pisz biuletyny, jeśli uważasz, że Twoje informacje będą interesujące dla odbiorcy
Przypominaj o ważnych umowach, zobowiązaniach, karach za pomocą pism przypominających
Gratuluj w listach gratulacyjnych, pytaj w listach z prośbami, kondolencje w listach kondolencyjnych
Jeśli potrzebujesz wysłać ważne dokumenty lub aktywa materialne, pamiętaj o przygotowaniu listu motywacyjnego dla swojego ładunku

2. Odbiorca

Jeżeli adresujesz list do kilku odbiorców jednocześnie, to piszesz list okólny

Twój list może dotyczyć kilku tematów jednocześnie, co automatycznie czyni go wieloaspektowym

4. Struktura

Listy regulowane polegają na zestawieniu części tekstowej listu według określonego schematu, natomiast listy nieuregulowane mają dowolną formę prezentacji

5. Forma wyjazdu

w kopercie
elektroniczny
faksem

Struktura listu biznesowego: wstęp, rozwinięcie, zakończenie

Struktura standardowego listu biznesowego wymaga dokładniejszego rozważenia.

Prawidłowo sformatowany list powinien odpowiadać następującemu schematowi:

Przyjrzyjmy się bliżej niektórym punktom schematu:

1. Nagłówek

Zazwyczaj jest to krótkie streszczenie tematu listu.

Ważne: wpisz poprawnie tytuł, jeśli chcesz, aby odbiorca przeczytał Twój list.

Brak nagłówków w korespondencji biznesowej jest typowy dla początkujących, którzy nie posiadają podstawowych umiejętności prowadzenia korespondencji biznesowej.

2. Apelacja

ma tradycyjną formę „Drogi”
pisane wielką literą w środku wiersza

Ważne: używanie skrótów jest zabronione!

3.Preambuła

wprowadza adresata w główną ideę listu
przygotowuje adresata do prawidłowego odbioru kolejnych informacji zawartych w piśmie

4. Główna część tekstu uzasadnia kluczową myśl zawartą w preambule

W tej części listu

jasno wskazujesz istotę wniosku/odwołania
podaj argumenty: fakty, liczby, inne szczegóły dotyczące tematu listu. opinia eksperta, własne pozytywne/negatywne doświadczenia

Dla ułatwienia uzasadnienia można skorzystać z poniższego diagramu:

Ważne: Ostatni akapit powinien zawierać frazę wskazującą konkretny krok lub oczekiwany rezultat i zachęcać adresata do podjęcia działania

5. Podsumowując:

6. W oknie „Podpis” należy podać informacje o adresacie:

stanowisko

Jak nie popełnić błędu w wyborze stylu pisania?

W korespondencji biznesowej nieustannie trzeba dokonywać wyborów dotyczących stylu pisania i tonu komunikacji z adresatem. Jak suche, formalne lub odwrotnie, jak żywe, ciepłe i ludzkie powinno być Twoje przesłanie?

Osobisty styl w korespondencji biznesowej podkreśla indywidualne cechy osoby piszącej list
Stosując styl formalny, przedstawia się fakty i na ich podstawie wyciąga się odpowiednie wnioski.
Styl osobisty obejmuje komunikację między autorem listu a adresatem na równych zasadach
Styl formalny ukazuje przejrzysty łańcuch dowodzenia i siłę, z którą czytelnik listu musi się liczyć.

Aby wybrać odpowiedni styl komunikacji w liście biznesowym, rozważ:

w jakich kategoriach wagowych jesteś Ty i Twój odbiorca?
chcesz negocjować polubownie lub wywierać presję z pozycji siły

Jak trzymać się wybranego stylu?

Osobisty styl

Obecność zaimków osobowych: ja, my, ty
Na przykład: Przepraszam Cię i mam szczerą nadzieję, że podobne błędy nie powtórzą się.
Bezpośrednie apele i prośby
Na przykład: Proszę nie pozostawiać przedmiotów osobistych bez opieki
Użycie emocjonalnych wyrażeń oceniających: gwiazdorska młodość, ogłuszająca porażka

Oficjalny styl

Zastępowanie zaimków osobowych rzeczownikami abstrakcyjnymi
Na przykład: Administracja kina serdecznie przeprasza za zmianę harmonogramu wieczornych seansów
Zastępowanie osobistych odwołań i próśb oświadczeniami
Na przykład: Proszę nie pozostawiać przedmiotów osobistych bez opieki
Stosowanie potocznego klerykalizmu: Zwracam uwagę, że

Styl formalny absolutnie nie jest odpowiedni, jeśli piszesz list z wdzięcznością lub list kondolencyjny, czyli listy biznesowe, w których musisz wyrazić uczucia. W sytuacji, gdy piszesz list z prośbą lub listem ofertowym, również lepiej trzymać się osobistego stylu.

Co to jest list reklamacyjny i jak go napisać? Czym różni się od innych rodzajów listów?

Ważne: Pisząc list, skup uwagę adresata na tym, jakich dokładnie działań od niego oczekujesz. Wskaż także konkretne terminy realizacji postawionych przez Ciebie zadań.

Wzór listu reklamacyjnego pomoże Ci w jego prawidłowym skomponowaniu:

Co to jest list z odpowiedzią i jak go napisać?

Istnieją dwa rodzaje listów z poradami:

list z odmową
list z pozytywną odpowiedzią

Przy sporządzaniu obu rodzajów pism obowiązują dwie ogólne zasady (pod warunkiem, że list inicjacyjny został sporządzony prawidłowo):
1. W liście z odpowiedzią zachowano słownictwo i wzorce mowy zawarte w piśmie inicjatywnym
2. Treść odpowiedzi nie powinna zawierać informacji nt

data sporządzenia pisma inicjującego
jego numer rejestracyjny

Poniżej znajduje się przykład przyjaznego i prawidłowego listu odmownego:

Jednak odmowa nie zawsze musi być miękka. Są sytuacje, w których konieczny jest twardy i rygorystyczny styl komunikacji. Poniżej znajduje się wzór listów odmownych na każdą okazję, od twardej do miękkiej:

List informacyjny: czym się różni od listów z odpowiedzią i listów reklamacyjnych

List informacyjny jest wielofunkcyjny:

raporty (np. o zmianach cen w cennikach)
powiadamia (o ponownym wyborze członków zarządu)
powiadamia (o wysyłce towaru)
deklaruje (o zamiarach)
potwierdza (odbiór towaru)
przypomina (o wypełnieniu zobowiązań podjętych w ramach umowy)
reklamuje i informuje (o firmie w ogóle, a w szczególności o towarach/usługach)

Być może najbardziej palącym problemem jest dziś pytanie, jak poprawnie skomponować list reklamowo-informacyjny.

1. Brak struktury
2. Obecność slangu lub języka nieformalnego w tekście listu
3. Niechlujny projekt
4. Mnóstwo błędów ortograficznych, składniowych, stylistycznych
5. Brak w piśmie wiarygodnych faktów i obiektywnych informacji
6. Naruszenie podstawowych zasad grzeczności (szczególnie w listach reklamacyjnych)
7. Używanie w tekście zdań uciążliwych i niejasnych
8. Brak logiki w prezentacji materiału
9. Brak objaśnień skrótów
10. Ogólne rozmycie tekstu, jeśli jest on tworzony bez celu

Co jeszcze musisz wiedzieć o listach biznesowych?

1. W nowoczesnej korespondencji biznesowej stosuje się metodę kompozycji tekstu o strukturze blokowej.
Ta metoda pozwala zaoszczędzić czas i zachować ogólny styl całej dokumentacji biznesowej. Cechą charakterystyczną metody jest otwarta interpunkcja lub brak kropek/przecinków (np. przy tworzeniu list)

2. W tytule listu można zastosować czcionkę bezszeryfową (np. Arial). Taka czcionka jest postrzegana na poziomie podświadomości jako stabilna i solidna.

3. W treści tekstu należy stosować czcionkę szeryfową (Times News Roman). Szeryfy ułatwiają oczom przechodzenie od litery do litery, dzięki czemu czytanie jest szybsze.

Ważne: są listy, które zawsze pisane są wyłącznie ręcznie!
Są to listy gratulacyjne, listy kondolencyjne, listy wdzięczności

Wiele przydatnych informacji na temat składu listów biznesowych można znaleźć w filmie Sashy Karepiny.