☰

Jak ustalać priorytety życiowe. Jak nauczyć się prawidłowo ustalać priorytety w życiu

W dzisiejszych czasach bardzo trudno jest ustalić priorytety, ponieważ liczba możliwości jest niesamowita. Ludzie dostrzegają dziesiątki możliwości, a mimo to nie osiągają kilku znaczących celów. Dlatego niezwykle ważna jest nauka prawidłowego ustalania priorytetów, która wpływa na nasze przeznaczenie i sukces w życiu.

Z pewnością każdemu z nas zdarzyło się, że pod koniec dnia zdawał sobie sprawę, że jedyne, co zrobiliśmy, to reagowanie na bodźce zewnętrzne, ciągłe rozpraszanie się przez to, co nieistotne, i nie zrobienie kroku w stronę celu. Dni sumują się, tworząc tygodnie, miesiące i lata. Niektórzy ludzie nie mają celów ani priorytetów, więc płyną przez życie i wybierają każdą opcję, jaka im się pojawi. Prowadzi to do niezadowolenia i niespełnionych marzeń.

Zastanów się, czy dzień przebiega tak, jak tego chcesz. A może po prostu reagujesz na to, co Cię spotyka i nie potrafisz zdecydować, czego dokładnie chcesz? Jeśli tak, to mamy dla Ciebie trzy wskazówki, które pomogą Ci przejąć kontrolę nad swoim życiem i każdym konkretnym dniem w nim.

Nie pracuj dla liczby rzeczy ukończonych

Wiele osób tworzy listę rzeczy do zrobienia zawierającą dziesiątki pozycji. I nawet jeśli uda im się ukończyć większość z nich, na koniec dnia nie będą mieli poczucia, że ​​był to produktywny dzień. Często listy te są tworzone tylko po to, abyś był zajęty przez cały czas i żadna z nich nie jest niczym znaczącym ani globalnym. W takie dni jest dużo gwaru, ale pracy nie starcza na całe życie. Ważne działania i decyzje życiowe zastępują działania bezcelowe; nie prowadzą do wspólnego rezultatu. Zastanów się, czy Twoje sprawy mają jakąś strukturę, czy nie prowadzą do czegoś więcej niż próba załatania pojawiających się problemów.

To dwa zupełnie różne typy myślenia – reagowanie na to, co oferuje życie lub sprawianie, by życie reagowało na Twoje decyzje. To pierwsze jest zawsze łatwiejsze i na tym polega pułapka automatyzmu. To drugie jest trudniejsze, to chęć świadomego życia i wyprzedzania wielu problemów, które mogą się pojawić. Łatwiej nie zawsze znaczy lepiej. Ważne jest, aby wypełnić swój dzień zajęciami, które będą znaczącymi krokami dla Twojej przyszłości. To jest różnica między reagowaniem na bodźce a robieniem postępów. Pierwsza jest jak dziura w łodzi, z której stale wylewasz wodę wiadrem, druga oznacza sprawdzenie łodzi przed wypłynięciem, dokładne zrozumienie, dokąd dopłyniesz, świadomość pułapek czyhających na określonych wodach i podróżowanie z pełne zrozumienie tego, co i jak robić.

Zadaj sobie więc dwa pytania: „Jakie działania znacząco przybliżą mnie do moich marzeń? Jakie trzy rzeczy muszę zrobić, aby na koniec dnia wiedzieć, że zrobiłem wszystko dobrze i nie czuć się niezadowolonym? Zrób trzy najważniejsze rzeczy jednego dnia, rób je we właściwy sposób. A potem możesz skupić się na mniej ważnych. A jeśli na koniec dnia zdasz sobie sprawę, że nie rozwiązałeś drobnych problemów, nie sprawi to, że poczujesz, że spędziłeś dzień bez celu, ponieważ wykonałeś trzy najważniejsze rzeczy i według tych kryteriów oceniasz siebie.

Przestań rozpraszać się nieistotnymi rzeczami

To, że dzisiaj masz nowe zadanie, nie oznacza, że ​​musisz je wykonać dzisiaj i teraz. Oczywiście, jeśli nie jest to Twoja praca i nie jest to Twój obowiązek. Jeśli zaczniesz zauważać, ile czasu każdego dnia spędzasz na rzeczach, które nie przynoszą żadnej wartości, możesz czuć się nieco przytłoczony. I to właśnie ten czas można wykorzystać na coś bardziej znaczącego.

Niebezpieczeństwo polega na tym, że po wykonaniu jakiejś natychmiastowej, bezsensownej czynności, automatycznie zaczniesz reagować na innych. Zaczynasz żyć zgodnie z systemem „bodziec-reakcja” i nie możesz zmusić się do zaprzestania, po prostu dlatego, że stało się to twoim nawykiem.

Aby zrozumieć, które rzeczy nie są niezbędne, skorzystaj z pierwszej wskazówki i określ trzy główne rzeczy, które należy zrobić. Wszystkie inne rzeczy są drugorzędne i jeśli mogą poczekać, powinny poczekać na swoją kolej. Bardzo przyjemnie jest robić bzdury tylko wtedy, gdy wykonałeś trzy główne zaplanowane rzeczy. Czujesz, że zasługujesz na odrobinę relaksu.

Nie powinieneś stać się kompletnym egoistą i skupiać się tylko na sobie, po prostu naucz się grzecznie odmawiać ludziom i dać im znać, że pomożesz im dopiero, gdy zakończysz swoją sprawę. Świat nieustannie wysyła swoje prośby, a sztuką jest prawidłowe ustalenie priorytetów i jasne zrozumienie, które prośby i kiedy odpowiedzieć. Jeśli ktoś prosi Cię o pomoc, pomyśl o swojej rodzinie – to właśnie jej powinieneś pomóc w pierwszej kolejności, a nie osobie, którą możesz nie znać zbyt dobrze. Każda prośba z zewnątrz jest irytująca, niezależnie od tego, jak brzmi. Jakakolwiek rozmowa telefoniczna lub wiadomość w sieci społecznościowej (bez względu na to, jak bardzo cenisz tych ludzi) jest z natury irytująca i nic więcej. Może się to wydawać dobre, ale nadal odwraca uwagę od priorytetów i celów.

Zacznij planować swoją wolność

To bardzo ważna umiejętność, której każdy powinien się nauczyć. Jeśli masz trzy ważne cele i codziennie się na nich koncentrujesz, nie zapominaj, że potrzebujesz trochę wolności. Wolność emocjonalna, fizyczna, społeczna i finansowa pomoże Ci odpocząć od wszelkich spraw i poczuć, że żyjesz. Niezwykle ważne jest, aby znaleźć czas na takie rzeczy, w przeciwnym razie po pewnym czasie którykolwiek z Twoich priorytetów po prostu zniknie, bo jesteś wypalony i nie zadowala Cię tak nudna pogoń za swoimi marzeniami.

Wiele osób żyje z poczuciem, że muszą cierpieć, poświęcać się i być nieszczęśliwe. To problem psychologiczny, syndrom ofiary. Ale nawet oni są w stanie zdać sobie sprawę, że nie trzeba cierpieć każdego dnia, nawet jeśli jest wiele rzeczy do zrobienia. Całkiem możliwe jest być produktywnym, a jednocześnie odpoczywać i cieszyć się każdą minutą życia. Aby to zrobić, musisz nauczyć się planować swoją wolność, swobodę robienia tego, co chcesz i napełniać się energią, aby iść do przodu. Jeśli życie jest serią zadań, prowadzi to do bardzo złych konsekwencji i wiesz, jakie one będą. Dlatego jeśli jasno zdecydujesz się na ustalenie priorytetów, nie oszukuj się – nie będziesz w stanie robić tego, co musisz robić 24 godziny na dobę. Potrzebujesz naładowania baterii i prostych przyjemności życia. Możesz pozwolić sobie na małe słabości, jeśli będziesz trzymać się swoich priorytetów. System nagród działa świetnie, jeśli nie staje się sposobem na życie. We wszystkim należy zachować umiar, tylko to pozwala podążać za swoimi marzeniami i nie zwariować po drodze. Życzymy powodzenia w tym trudnym, ale ekscytującym zadaniu!

Czasem zaczyna się wydawać, że cały świat się wali. Zadania w pracy i szkole zaczynają się kumulować, obowiązki domowe i obowiązki, zobowiązania wobec przyjaciół i rodziny – czasami nie ma wystarczającej liczby godzin w ciągu jednego dnia. Ucząc się skutecznie ustalać priorytety, staniesz się bardziej produktywnym pracownikiem, oszczędzając czas, energię i stres. Naucz się porządkować swoje zadania według kategorii i poziomów trudności oraz zacznij ćwiczyć profesjonalne podejście do ich wykonywania. Przejdź do części pierwszej, aby uzyskać więcej informacji.

Kroki

Część 1

Robienie listy rzeczy do zrobienia

    Ustaw ramy czasowe dla swojej listy. Czeka Cię wyjątkowo pracowity tydzień? Szalony dzień? Być może myśl o tym, co musisz zrobić przed końcem roku, doprowadza Cię do szału. Niezależnie od charakteru swoich zobowiązań, wybierz okres z listy priorytetów, którą masz nadzieję utworzyć, i zacznij zarządzać tymi priorytetami oraz przekładać stres na konkretne działania.

    • DO krótkoterminowe cele często obejmują elementy z różnych kategorii. Prawdopodobnie masz kilka spraw do załatwienia w pracy do końca dnia, kilka spraw do załatwienia przed pójściem do domu i mnóstwo spraw wokół domu, kiedy w końcu tam dotrzesz. Możesz sporządzić listę sprawców stresu, czyli listę wszystkich rzeczy, które należy zrobić w ciągu najbliższych kilku godzin.
    • Cele długoterminowe mogą obejmować większe cele, które należy podzielić na kilka etapów i którym również należy nadać priorytet. Możesz umieścić cel „pójścia na studia” na swojej długoterminowej liście rzeczy do zrobienia, która będzie zawierać różne drobne rzeczy. Ten prosty krok podziału sprawi, że proces będzie łatwiejszy i jaśniejszy.

  1. Zapisz wszystko, co musisz zrobić. Zacznij rozkładać swoją listę i zapisywać dokładnie to, co musisz zrobić, w dowolnej kolejności. W terminach, które Cię denerwują, wybierz wszystkie zadania – duże lub małe – które należy wykonać i wypisz je. Wypisz projekty, które należy ukończyć, decyzje, które należy podjąć i sprawy do załatwienia.

    Kategoryzuj wszystko, co musisz zrobić. Pomocne może być podzielenie wszystkiego na osobne kategorie, czyli utworzenie różnych list rzeczy do zrobienia dla różnych obszarów życia. Obowiązki domowe mogą należeć do jednej kategorii, a projekty pracy do innej. Jeśli aktywnie angażujesz się w działania społeczne, w weekend może wydarzyć się wiele rzeczy, na które również musisz się przygotować i ustalić priorytety. Zrób osobną listę dla każdej kategorii.

    Uporządkuj swoją listę. Zidentyfikuj najważniejsze lub pilne pozycje na swojej liście i przepisz listę, umieszczając te pozycje na górze. Wszystko zależy od Ciebie i tematów na Twojej liście, więc możesz zdecydować, że wydarzenia szkolne mają pierwszeństwo przed projektami w pracy i odwrotnie.

    • Także jeśli wszystko jest równie ważne i konieczne, zostaw listę nieuporządkowaną i uporządkuj ją alfabetycznie lub losowo. Kiedy aktywnie zaznaczasz pola na liście, liczy się tylko to, że uzupełnisz pozycje na liście.

  2. Trzymaj listę w widocznym miejscu. Trzymaj swoją listę w widocznym miejscu, szczególnie w przypadku zadań długoterminowych, gdzie możesz jej użyć jako przypomnienia o tym, co należy dokończyć, aktywnie skreślając lub zaznaczając pozycje w trakcie ich wykonywania.

    • Jeśli sporządziłeś papierową wersję listy, powieś ją w miejscu, na które często spoglądasz, na przykład na drzwiach lodówki, tablicy ogłoszeń w pobliżu drzwi wejściowych lub na ścianie biura.
    • Alternatywnie możesz pozostawić listę otwartą na pulpicie, gdy robisz inne rzeczy, aby zachować świeżość w pamięci, i usunąć elementy, gdy skończysz.
    • Samoprzylepny papier listowy będzie świetną pamiątką w domu. Jeśli przykleisz jedno z tych przypomnień o pracy nad dokumentami na ekranie telewizora, będziesz pamiętał o ważnych sprawach, zamiast tracić czas na mniej produktywne zajęcia.

    Część 2

    Porządkowanie elementów listy

    1. Uszereguj swoje zadania według ważności. Co jest najważniejsze na Twojej liście? Ogólnie rzecz biorąc, możesz zdecydować, że zadania w pracy/szkole przeważają nad obowiązkami społecznymi i domowymi, chociaż mogą występować pewne różnice. Musisz na przykład zjeść i wykąpać się, choć pranie może poczekać jeszcze jeden dzień, aż zakończysz ważną pracę.

      • Zdefiniuj trzy różne poziomy, które wystarczą do sklasyfikowania różnych zadań i kryteriów na liście. Wysokie, średnie i niskie ważność zadania to najlepszy i najłatwiejszy sposób na rozpoczęcie klasyfikowania elementów listy według ważności. Bądź rozsądny w swojej definicji.

    2. Określ pilność każdego zadania. Weź pod uwagę nadchodzące terminy i swoją zdolność do pracy w tych terminach. Co należy zrobić w najbliższej przyszłości? Co należy zrobić do końca dnia? Co mógłbyś zrobić, żeby zyskać trochę więcej czasu?

      • Ważne jest, aby wziąć pod uwagę czas potrzebny na wykonanie każdego zadania, być może nawet przypisując określony czas do poszczególnych zadań. Jeśli priorytetem jest dla Ciebie codzienna aktywność fizyczna, ale masz szalenie dużo pracy do wykonania, daj sobie na to 30 minut i spróbuj jakoś to zmieścić.

    3. Klasyfikuj każde zadanie według stopnia trudności. Może i ważne jest, aby do końca dnia dostarczyć coś na pocztę, ale nie jest to strasznie trudne zadanie. Kategoryzuj wszystkie pozycje na liście według stopnia trudności, aby wiedzieć, jak uszeregować je w stosunku do innych zadań.

      • Skuteczne jest stosowanie poziomów takich jak trudny, umiarkowany i łatwy do sklasyfikowania, zamiast próbować uszeregować je względem siebie. Nie martw się o ich zamówienie przed przypisaniem stopnia trudności do każdego przedmiotu, jeśli byłoby to pomocne.

    4. Porównaj wszystkie zadania i uporządkuj listę. Umieść na górze listy najważniejsze i pilne zadania wymagające minimalnego wysiłku, abyś mógł spróbować wykonać maksymalną ilość pracy w wyznaczonym czasie.

    Część 3

    Zacznij uzupełniać pozycje listy

      Rób to krok po kroku i doprowadzaj do końca. Trudno jest poruszać się po liście, kierując się selekcją i robiąc wszystkiego po trochu. Za kilka godzin Twoja lista będzie wyglądać dokładnie tak samo, jak wygląda teraz: niedokończona. Zamiast robić po trochu, wykonaj jedno zadanie, a następnie po krótkiej przerwie przejdź do kolejnej rzeczy na liście. Nie rozpoczynaj pracy nad niczym innym z listy, dopóki nie wykonasz pierwszych najważniejszych rzeczy.

      Zdecyduj, co przekazać innym i co pójdzie po Twojej myśli. Jeśli Internet w domu nie działa, może kusić, aby udać się do biblioteki, rozpocząć naukę na Wi-Fi, aby móc ponownie zdiagnozować problem, ale nie, jeśli musisz dokończyć gotowanie obiadu, sprawdź dwadzieścia pisemnych papiery do rana i zrobić jeszcze pięćdziesiąt spraw. Czy nie lepiej zamiast tego skontaktować się z dostawcą usług internetowych?

      • Dopuszczalne jest decydowanie się na coś, co nie jest warte czasu, lub gdy koszt delegowania zadania przewyższa czas, który na niego poświęcisz. Można kupić nowe, drogie ogrodzenie z drutu lub samemu je złożyć z odpadów, skrupulatnie przeczesując wysypiska śmieci, starannie sortując złom przez kilka godzin w palącym słońcu, ale jeśli przyniesie to tylko kilka rubli oszczędności, to może być lepiej kupić nowe kable.

    1. Przełączaj się między różnymi zadaniami na swojej liście. Oddzielenie rodzajów wykonywanych czynności pomoże Ci utrzymać zainteresowanie i szybciej poruszać się po pozycjach na liście. Aby pracować wydajniej, zamieniaj listę zadań domowych ze szkoły na listę obowiązków domowych. Rób krótkie przerwy pomiędzy nimi i rób różne rzeczy. To podtrzyma entuzjazm i zwiększy produktywność.

      Zacznij od najmniej atrakcyjnych lub najtrudniejszych zadań. W zależności od Twojego charakteru, dla Twojego nastroju będzie lepiej, jeśli najpierw skończysz to, czego najmniej chcesz. Niekoniecznie będzie to najcięższe czy najważniejsze zadanie, jednak dla wielu osób skuteczne będzie pozbycie się go, aby mniej nieprzyjemne czynności odłożyć na później.

      • Twój esej z angielskiego może być ważniejszy niż praca domowa z matematyki, ale jeśli naprawdę nienawidzisz matematyki, pozbądź się jej, aby móc poświęcić cały potrzebny czas wyłącznie na esej, poświęcając mu całą, niepodzielną uwagę.

    2. Niech znaczenie w niektórych przypadkach przewyższa znaczenie. Może się zdarzyć, że masz tylko 10 minut na przejechanie przez miasto do biblioteki, aby odebrać zamówioną nową płytę CD z grą o tron, co czyni ją najważniejszą rzeczą na liście, ale ten czas można lepiej przeznaczyć na dokończenie ważniejsze zadanie, praca nad esejem w języku angielskim. Kupisz sobie więcej czasu, jeśli zaczekasz z odebraniem DVD do następnego dnia, kiedy będziesz miał na to więcej czasu.

      Wykonując zadania, skreślaj je z listy. Gratulacje! Przechodząc w dół listy, poświęć radosną chwilę na skreślenie pozycji, usunięcie jej z pliku lub agresywnie wytnij zardzewiałym scyzorykiem to, co jest zapisane na papierze, i uroczyście spal kawałki w ogniu. Poświęć chwilę, aby nagrodzić siebie za każde małe osiągnięcie. Ty to zrób!

    Czego będziesz potrzebować

    • Ołówek
    • Papier
    • Znacznik
    • Rozważ podzielenie dużego zadania na kilka mniejszych. Małe zadania są mniej przerażające i łatwiejsze do wykonania.
    • Daj sobie czas na odpoczynek, relaks i regenerację.
    • Bądź realistą, jeśli chodzi o objętość ukończoną w określonym czasie.
    • Zapytaj o pomoc. Przypisz część listy członkom rodziny lub przyjaciołom, aby ją ukończyli.
    • W przypadku zadań szkolnych na górze listy powinny znajdować się te, które dadzą najwięcej punktów i które mają zostać oddane w najbliższym czasie.
    • Zostaw trochę czasu na nieoczekiwane.
    • Jeśli dwa zadania mają ten sam stopień ważności lub pilności, rozważ to, które wymaga mniej wysiłku.
    • Pół godziny do jednej godziny wystarczy, aby zachować koncentrację, zanim zajdzie potrzeba przerwy.
    • Zadania wymagające większego wysiłku mogą wymagać szczególnego rozważenia i wydzielenia osobnego czasu na ich wykonanie.
    • Użyj edytora tekstu lub edytora arkuszy kalkulacyjnych na swoim komputerze. Wtedy nie będziesz musiał ponownie kopiować listy.
    • Pomóż i ucz tego innych. Jeśli skończysz wcześniej, zaoferuj pomoc i naucz rodzinę i przyjaciół ustalania priorytetów. Twoi rodzice mogą nagrodzić Cię dodatkowym kieszonkowym.
    • Pomiń lub odłóż na później rzeczy, które nie są aż tak ważne i wymagają dużego wysiłku.
    • Musisz panować nad swoim czasem i planować z wyprzedzeniem, a także utrzymywać pozytywne nastawienie i nie zwlekać.
    • Zarządzaj swoim czasem, planuj z wyprzedzeniem i nie zwlekaj.
    • Pamiętaj o mantrze „Mogę, muszę i zrobię to!” i nie narzekaj, że jesteś zajęty.
    • Cierpliwość i ciężka praca z pewnością zostaną nagrodzone.

Niezmienną częścią Twojego systemu zarządzania czasem jest umiejętność ustalania priorytetów. Jak wybrać, które zadania rozwiązać w pierwszej kolejności, a co odłożyć „na później” – radzili eksperci.

1. Nie dla długich list

Tworzenie listy rzeczy do zrobienia lub listy rzeczy do zrobienia pomaga zwizualizować zadania, które musisz wykonać – niezależnie od tego, czy dotyczą one pracy, obowiązków domowych, czy życia osobistego. Jeśli jednak lista „do zrobienia dzisiaj” rozciąga się na pół metra, czas ponownie przemyśleć swoje pragnienia.

Zasada Pareto mówi, że 20% wysiłku odpowiada za 80% wyniku. W związku z tym lwia część konsekwencji zależy od niewielkiej (w skali ogólnej) liczby przyczyn.

Gary Keller, przedsiębiorca i autor książek o zarządzaniu czasem, radzi kierować się następującą zasadą podczas tworzenia tradycyjnej listy rzeczy do zrobienia: „Zapisz wszystko, co chcesz, aby zostało zrobione i zaznacz 20% najważniejszych rzeczy. Teraz musisz wybrać kolejne 20% z zaznaczenia i tak dalej, aż na liście pozostanie jedna pozycja. To będzie twoja najważniejsza i priorytetowa sprawa. Odrzucenie długich list i sprowadzenie całej listy zadań do wykonania „do jednego mianownika” jest być może podstawową częścią ustalania priorytetów przez Kellera.

Olga Artyushkina, dyrektor biura wdrożeń i wsparcia 1C-Rarus: „Umiejętność ustalania priorytetów opiera się na podstawowych zasadach zarządzania czasem. Posiadanie konkretnego planu zadań na dany dzień – tzw. listy ToDo – nie jest bezwzględnie konieczne. Rada dla tych, którzy dopiero zaczynają planować: najważniejsze, że nie zajmuje to zbyt dużo czasu. Czasami lepiej jest sporządzić ogólny plan i od razu przystąpić do pracy, niż spędzać godziny na rozmieszczaniu zadań w kalendarzu, nie mając czasu na zrobienie najważniejszej rzeczy. Planowanie samo w sobie nie jest priorytetem.”

2. „NIE” wielozadaniowości

Guy Juliusz Cezar potrafił robić sześć rzeczy na raz: czytać, dyktować listy, omawiać projekt ustawy i tak dalej. Jednak we współczesnym świecie wielozadaniowość staje się przeszkodą nie do pokonania w pomyślnym wykonaniu pracy.

Badania pokazują, że aż do 30% utraconego czasu pracy powstaje w wyniku przechodzenia z jednego zadania na drugie. Większa ekspozycja na stres, więcej popełnianych błędów, luki w „poczuciu czasu” i wydłużenie czasu potrzebnego na wykonanie zadania – to najczęstsze wady trybu wielozadaniowego. Próbując robić kilka rzeczy jednocześnie, rozpraszamy naszą uwagę i zmniejszamy naszą produktywność.

Sergey Vart, szef marketingu B2B w Masterzen: „Każdy ustala własne priorytety w oparciu o swoje wartości i pomysły na życie. Ustalając priorytety staram się postępować racjonalnie; sporządzam tabelę, w której odpowiadam sobie na następujące pytania:

1) Jakie możliwości niesie to rozwiązanie w krótkim okresie?

2) Jakie zagrożenia stwarza ta decyzja w perspektywie krótkoterminowej?

3) Jakie możliwości niesie to rozwiązanie w dłuższej perspektywie?

4) Jakie ryzyko niesie ze sobą ta decyzja w dłuższej perspektywie?

Oceniam zalety i wady i decyduję o priorytecie. To sprawdza się zarówno w biznesie, jak i w życiu. Priorytety pomagają świadomie podchodzić do biznesu i innych dziedzin życia i nie rozsypywać się.”

3. NIE dla braku dyscypliny

Osiągnięcie sukcesu zależy w dużej mierze od samodyscypliny – postulat ten jest traktowany jako aksjomat przez wielu apologetów zarządzania czasem. Tak naprawdę ścisła dyscyplina jest potrzebna tylko do czasu, gdy świadome działania nie przekształcą się w nawyk.

Jak pokazują badania Amerykańskiego Instytutu Rozwoju Człowieka, wyrobienie nawyku zajmuje od 32 do 66 dni, w zależności od złożoności działań. Oznacza to, że będziesz musiał zmusić się na przykład do wczesnego wstawania, aby mieć czas na zrobienie wszystkiego, co zaplanowano, tylko przez miesiąc lub dwa, a wtedy wczesne wstawanie stanie się nawykiem i nie spowoduje najmniejszego problemu dyskomfort psychiczny lub fizyczny.

Julia Bojko, trener biznesu w BogushTime: „Mając wyznaczone cele, człowiek powinien zawsze się na nich skupiać. Innymi słowy, musisz nauczyć się planować i łączyć cele z codziennymi działaniami. Ułatwia to nie tylko ustalanie priorytetów, ale także ich trzymanie się.”

4. „NIE” dla zbędnych działań

Jeśli chodzi o ustalanie priorytetów, dużą rolę odgrywa kwestia spójności. Ale jeszcze ważniejsze, mówi Gary Keller, jest konkrety: „Zadaj sobie pytanie skupiające: „Jaka jest jedna rzecz, którą mogę zrobić, aby inne rzeczy stały się proste lub niepotrzebne?”

W ten sposób określisz cel, na którym chcesz się skupić. Po wyróżnieniu tego, co ważne, sprawisz, że wszystkie pozostałe rzeczy na liście będą proste lub w ogóle nie będą wymagały wykonania.

Dmitry Gusenko, trener biznesu, partner zarządzający BogushTime Russia: „Stawianie priorytetów jest ważną cechą lub umiejętnością osoby, ale nie jest wrodzona, ta umiejętność jest nabyta - wystarczy się jej nauczyć. Aby ustalić priorytety, musisz przyjrzeć się obszarom swojego życia i wybrać to, co przynosi największe korzyści w większości obszarów Twojego życia. Największy sekret ustalania priorytetów polega na tym, że osiągnięcie jednego celu o najwyższym priorytecie ma wpływ na inne cele, a one również można osiągnąć przy najmniejszym wysiłku. Dzieje się to automatycznie. Tylko cele powinny być konstruktywne, a nie destrukcyjne.”

5. „NIE” brakowi planów

Sukces zaczyna się od planowania. Ludzie sukcesu nie tylko planują czas pracy, ale także czas na odpoczynek. Pierwszą część dnia lepiej przeznaczyć na główny cel wskazany na liście zadań do wykonania. Zaleca się przeznaczyć na to jeden niepodzielny blok czasu - do czterech godzin, po czym koniecznie zrób sobie przerwę. Następnie nadszedł czas, aby rozważyć przemyślenie kolejnych kroków i elementów listy rzeczy do zrobienia. Według Kellera planowanie czasu jest oznaką dobrego zarządzania czasem.

Inna Igolkina, dyrektor generalna firmy szkoleniowej Timesaver: „Ustalanie priorytetów pomaga w przypadku presji czasu nie podejmować pochopnych decyzji, ale wiedzieć z wyprzedzeniem, co dokładnie należy zrobić i dlaczego. Jest mało prawdopodobne, że uda Ci się zrobić dokładnie to, co zaplanowałeś z góry, bo życie uwielbia dawać niespodzianki, ale będzie ich znacznie mniej, a ilość stresu również zmniejszy się, jeśli zaczniesz korzystać z systemu planowania.

6. „NIE” żadnych nagród

Wielokrotnie próbowano powiązać chęć pracy z efektem końcowym. Wynik eksperymentu Instytutu Rozwoju Człowieka można nazwać paradoksalnym: 75% ludzi wolałoby otrzymać 100 dolarów nagrody za wykonaną pracę od razu niż 200 dolarów tygodniowo. Naukowcy doszli do wniosku: im bardziej nagroda jest opóźniona w czasie, tym niższa motywacja do pracy. Mówiąc najprościej, nikt nie chce pracować za obietnice zapłaty w odległej przyszłości, większość woli „tu i teraz”.

Ten psychologiczny moment stał się „kamieniem węgielnym” zasady ustalania priorytetów: każde ważne działanie na liście rzeczy do zrobienia powinno zostać nagrodzone. Niekoniecznie w sensie finansowym, ale powiązanie „zrobił coś ważnego – otrzymało nagrodę” powinno być wyraźnie zapisane w podświadomości.

7. NIE dla niezdolności do myślenia na szeroką skalę

„Każda sporządzona przez Ciebie lista powinna zawierać powiązania między dzisiejszymi działaniami a przyszłością” – mówi Keller. „Zasada ustalania priorytetów jest jak lalka gniazdująca: najważniejsze na dzisiaj jest w najważniejszej rzeczy na jutro, co jest najważniejsze na cały tydzień i tak dalej”. W ten sposób wytrenujesz się w długoterminowym planowaniu priorytetowych celów, zamiast bezmyślnie tworzyć listy „na przyszłość”. Myśl na szeroką skalę, ale jednocześnie celowo – to główny wniosek ze słów Kellera.

Olga Artyushkina: „Musimy opracować strategię na dwa–trzy lata: jak firma będzie się rozwijać w tym czasie, jakie zadania sobie stawia. Musimy pamiętać, że do harmonijnego rozwoju niezbędny jest także rozwój osobisty, dlatego właściwą ścieżką jest rozwój uwzględniający strategie własnego rozwoju, nie tylko w kontekście sukcesu zawodowego. Na podstawie strategii opracowuję plan taktyczny, a następnie rozkładam go na kwartał, rok, miesiąc. Takie podejście pomaga określić, na czym skupiają się działania w danym tygodniu, a nawet co do priorytetowych zadań na dany dzień.

8. „NIE” wszystkiemu, co niepotrzebne

Od Steve’a Jobsa możesz nauczyć się mówić „NIE”. W latach 1997–1999, w ciągu dwóch lat od powrotu do Apple, Jobs powiedział „nie” 340 z 350 produktów firmy. Tak, Apple pozostało tylko 10 pozycji w linii produktów, ale te jednostki przyniosły firmie światową sławę i zysk. „Zdolność do skupienia się” – uważał Jobs – „to umiejętność powiedzenia nie wszystkiemu, co niepotrzebne”.

Ta zasada dotyczy wszystkiego, co może odwrócić Twoją uwagę od priorytetowego celu, łącznie z małymi rzeczami na liście rzeczy do zrobienia. Im więcej rzeczy spróbujesz zrobić, tym mniej skuteczny będzie każdy z nich.

Julia Bojko: „Istnieje inny poziom priorytetyzacji zadań – codzienne planowanie. Planując dzień, bardzo ważne jest, aby zrozumieć, że nie jest to guma i dana osoba nie będzie w stanie zrobić więcej, niż pozwala na to czas. W końcu zadań może być zbyt wiele, nawet mających na celu osiągnięcie celu. Dlatego na początku trzeba być przygotowanym na świadomą rezygnację z czegoś. W tym przypadku najprostszym rozwiązaniem byłaby technika ABC. Gdzie, A - zadania, które muszą zostać wykonane dzisiaj i tylko Ty możesz to zrobić. B - zadania, które są ważne do wykonania dzisiaj, ale może to zrobić ktoś inny, są to zadania, które należy delegować. C – zadania, które mogą poczekać lub nie są potrzebne. Najważniejszą zasadą ustalania priorytetów jest to, że cokolwiek wybierzesz, powinno to przynosić rezultaty, a wykonanie priorytetowego zadania powinno napawać cię dumą ze swojego sukcesu, nawet jeśli jest to jedyna rzecz na długiej liście, którą udało ci się ukończyć.

W tym artykule zbiorę wszystkie najważniejsze informacje na temat jak ustalić priorytety. Prawidłowy priorytetyzacja odgrywa bardzo ważną rolę w życiu każdego człowieka, jest ważny we wszystkich sferach działalności człowieka i w życiu w ogóle. Prawidłowo ustawione priorytety pozwolą Ci zrealizować wszystkie Twoje marzenia w każdym biznesie.

Ustalanie priorytetów to jedna z najważniejszych sztuk zarządzania czasem. Bardzo często ludziom nie udaje się nic zrobić, nie robią niezbędnych rzeczy, nie osiągają swoich celów tylko dlatego, że nie wiedzą, jak prawidłowo ustalić priorytety. Spieszą się, aby wykonać wszystkie zadania na raz, przez co nie są w stanie sprawnie wykonać żadnego z nich, zwłaszcza tych najważniejszych i niezbędnych. Właściwe ustalenie priorytetów znacząco pomoże uniknąć tego błędu. Najpierw dowiedzmy się, co to jest.

Priorytetyzacja to proces sortowania wszystkich bieżących zadań według ważności, tak aby zostały one wykonane według priorytetu i tak, aby najważniejsze zadania o najwyższym priorytecie były zawsze wykonywane jako pierwsze i kończone.

Na pierwszy rzut oka nic skomplikowanego. Ale w praktyce wszystko nie jest takie proste... Jeśli często nie masz czasu na zrobienie czegoś ważnego, jeśli ciągle odkładasz ważne rzeczy na później, jeśli ciągle chwytasz się kilku rzeczy na raz, zdecydowanie powinieneś pomyśleć o jak prawidłowo ustawić priorytety. A potem zaproponuję Ci całą gamę narzędzi o różnym stopniu skuteczności, spośród których będziesz mógł wybrać i zastosować te, które Ci się podobają i są odpowiednie specjalnie dla Ciebie.

Metody ustalania priorytetów.

Przyjrzyjmy się zatem różnym metodom ustalania priorytetów. Niektóre z nich opisałem już szerzej w innych artykułach, dlatego podam linki - skorzystaj z nich, aby zapoznać się bliżej.

Matryca Eisenhowera. Bardzo popularny i skuteczny sposób prawidłowego ustalania priorytetów, aktywnie omawiany w różnej literaturze, na seminariach itp. Istotą tej metody jest rozdzielenie wszystkich niezbędnych zadań według dwóch kryteriów: ważności i pilności. W ten sposób uzyskuje się swego rodzaju macierz – tabelę, w której priorytet wykonania zadań maleje od lewego górnego rogu do prawego dolnego rogu.

Stosując macierz Eisenhowera, można prawie całkowicie wyeliminować możliwość, że jakieś ważne i pilne zadanie nie zostanie wykonane, a to nie jest drobnostka.

Tworzenie list rzeczy do zrobienia. Wiele osób zastanawiając się, jak ustalić priorytety, korzysta z tej metody, ponieważ jest ona bardzo prosta, zrozumiała i przystępna. Chodzi o to, aby zarządzać swoim czasem poprzez tworzenie list rzeczy do zrobienia i przestrzeganie ich. W takim przypadku najważniejsze rzeczy należy umieścić na początku listy, a następnie w miarę zmniejszania się priorytetu.

Reguła Pareta. Możesz poprawnie ustawić priorytety, korzystając ze słynnej reguły (lub prawa) Pareto. Jej istotą jest to, że tylko 20% wysiłków przynosi 80% rezultatów i odwrotnie: 80% wysiłków przynosi tylko 20% rezultatów. Priorytetyzacja w tym przypadku jest bardzo prosta: musisz wyróżnić 20% najskuteczniejszych przypadków (na podstawie analizy istniejących danych) i skoncentrować na nich swoje wysiłki. Będą one Twoim najwyższym priorytetem, a pozostałe 80% będzie drugorzędne.

Więcej na temat działania tej ustawy i jej stosowania przeczytacie w artykule.

Plac Kartezjusza. Dość złożona metoda ustalania priorytetów, wymagająca więcej czasu i inwestycji mentalnych niż inne, ale także dokładniejsza i skuteczniejsza. Najlepiej zastosować tę metodę, aby ustalić priorytety w planie globalnym, na przykład na rok, na kilka lat, a nawet na całe życie. Będzie to niewygodne w codziennym planowaniu.

Jak wykorzystać tę metodę do planowania? Musisz rozważyć każdy ze swoich celów z czterech stron:

  • Co się stanie, jeśli to zrobię?
  • Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?
  • Co się nie stanie, jeśli to zrobię?
  • Co się nie stanie, jeśli tego nie zrobię?

Każdej Twojej odpowiedzi można nadać określoną wagę i na podstawie sumy tych wag możesz ustalić priorytety swoich działań: od największej do najmniejszej.

Metoda ABC. Bardzo uproszczony, a przez to przystępny sposób ustalania priorytetów, polegający na podzieleniu wszystkich zadań na zaledwie 3 kategorie ważności:

  • A – bardzo ważne;
  • B – niezbyt ważne;
  • C – w ogóle nieważne.

W związku z tym najwyższy priorytet będą miały dla Ciebie sprawy z kategorii A, następnie sprawy z kategorii B i wreszcie sprawy z kategorii C. Mimo całej swojej prostoty metoda ABC niemal całkowicie eliminuje możliwość „przegrania” i nie wykonując ważnego zadania, więc można go całkiem dobrze wykorzystać.

System olimpijski. Ustalanie priorytetów zgodnie z tą zasadą następuje poprzez sekwencyjną „konkurencję” parami – porównywanie zadań w celu wyłonienia finalisty-zwycięzcy.

Załóżmy, że masz 16 zadań (ilość może być dowolna). Organizujesz pomiędzy nimi „turniej” w parach – 1/8 finału, wybierając z każdej pary zadanie o wyższym priorytecie. Zostało 8 przypadków - w ten sam sposób organizujesz 1/4 finału, w którym wyłonionych zostanie 4 półfinalistów. Następnie 1/2 finału w celu wyłonienia 2 finalistów. I wreszcie finał, w którym zostaje wyłoniony zwycięski gol. Ona będzie dla Ciebie najwyższym priorytetem, druga półfinalistka będzie następna, ćwierćfinalistki itd.

Metoda porównania parami. Ta opcja ustalania priorytetów jest podobna do poprzedniej, ale nieco bardziej skomplikowana, ponieważ tutaj musisz porównać zadania według kilku najważniejszych dla Ciebie kryteriów. Wygodnie jest nadać każdemu z tych kryteriów własną wagę, na przykład w skali od 1 do 5.

W życiu każdego z nas nieustannie pojawia się wiele rzeczy o różnym stopniu ważności. Co zrobić najpierw, co zostawić na później i jak zaoszczędzić cenny czas, to zadanie pokrewne sztuce. Aby go rozwiązać, nie trzeba studiować wielotomowych podręczników na temat zarządzania czasem. Wystarczy odpowiednio ustawić swoje priorytety.

Jak to się robi i co oznacza „ustalanie priorytetów”? Dosłowne tłumaczenie słowa priorytet oznacza „pierwszy”. Inaczej mówiąc, jest to zadanie lub działanie priorytetowe. Często przez cały okres jest kilka takich zadań, a wielu zatraca się w tym, jak wykonać wszystkie ważne zadania i nie stracić niczego z oczu. Ponadto istnieje więcej celów globalnych z wielu celów życiowych. Dlatego drugim ważnym pytaniem dla wielu jest to, jak ustalić priorytety życiowe? W obu przypadkach może pomóc tylko sprawdzony schemat lub technika. I na szczęście są tacy.

Metody ustalania priorytetów

Przede wszystkim umiejętność ustalania priorytetów polega na właściwym podziale zadań według ważności. I na tym etapie wiele osób zaczyna mieć problemy. Na pierwszy rzut oka wiele zadań nie wydaje się tak ważnych, jak są w rzeczywistości. Aby określić ten stopień, zaprojektowano wiele metod ustalania priorytetów. Przyjrzyjmy się najskuteczniejszym z nich.

1. Zasada Eisenhowera. Jeden z najczęściej stosowanych przy wyznaczaniu zadań podstawowych i drugorzędnych. Aby zrozumieć, jak ustalać priorytety, utwórz dla siebie kwestionariusz, aby dowiedzieć się, jak oddzielić pojęcia ważności i pilności. Na przykład:

  • chcesz wznowić pracę nad celem wyznaczonym na ten rok. Jednak po prostu nie możesz prowadzić tego biznesu. Czy to ważne czy pilne?
  • Do skrzynki pocztowej przyszło kilka listów. Czy przeczytanie ich w tej chwili jest ważne lub pilne?
  • Zdecydowałeś, że będziesz odwiedzać lekarza raz na sześć miesięcy. Minęło dokładnie sześć miesięcy, a ty nadal się z nim nie spotkałeś. Czy jest to ważne lub pilne w tej chwili?

Poprawne odpowiedzi:

  1. Ważny
  2. Pilnie
  3. Ważny

Zasada ta opiera się na połączeniu tylko dwóch możliwych opcji, co pozwala analizować i klasyfikować wszystkie nadchodzące zadania. W ten sposób otrzymasz hierarchię zadań, która pozwoli Ci zrozumieć, co i kiedy należy zrobić.

2. Kwadranty S. Coveya. Metoda, która pomoże Ci zrozumieć, jak ustalić priorytety swojej pracy. Według autora książki „Siedem nawyków skutecznego działania” wszystkie ludzkie zadania można z grubsza podzielić na 4 części:

  1. Ważne i pilne
  2. Ważne, ale nie pilne
  3. Nieważne, ale pilne
  4. Nieważne ani pilne

Według S. Coveya ludzie sukcesu skupiają swoją uwagę w pierwszej kolejności na ćwiartce 2, co pozwala zaoszczędzić czas na innych zadaniach. Jednak każdy sam decyduje, które zadania są ważniejsze – z ćwiartki 1 czy 2.


3. Podobna zasada prawidłowego ustalania priorytetów obowiązuje Metoda ABC. Ale zadania w nim są podzielone na 3 kategorie.