Кризові події економіки дають поштовх до підвищення результативності та віддачі бізнесу підвищення ефективності роботи підприємства. На сьогоднішній день гравців на ринку не поменшало, а ось грошей поменшало. Разом з цим, ще й конкуренція стає жорсткішою, а отже, перемога буде за тим, хто ефективніше розпоряджається своїм підприємством чи організацією. Нижче буде викладено, як підвищити ефективність роботи шістьма способами.
Підбираємо колектив
Для високої ефективності компанії потрібна злагоджена група людей. Згуртований колектив набагато краще виконуватиме цілі компанії та відповідатиме критеріям ефективності роботи. Зміцнити персонал допоможуть підвищення кваліфікації, позитивна мотивація працівників, можливість взаємозамінності працівників та наявність певного кадрового резерву.
Покращуємо та модернізуємо
Даний спосіб досить поширений, він передбачає модернізацію як програмного забезпечення (далі - ПЗ), так і оновлення обладнання, яке видаватиме велику продуктивність. Поширена також установка спеціального корпоративного програмного забезпечення, яке дає можливість зробити більш тісний зв'язок між персоналом та автоматизувати деяку частину процесів підприємства. Впровадження автоматизації показало цілком гарне збільшення ефективності роботи організації чи підприємства.
Щодо оновлення обладнання, то його потрібно здійснювати постійно. Пам'ятайте тільки, що це досить видатковий процес і тому вимагає високих грошових вливань, а для окупності потрібно кілька років. У такій делікатній справі Вам потрібно все уважно прорахувати.
Знижуємо витрати
Оцінка ефективності роботи підприємства дається виходячи з його прибутку, що збільшився. Для збільшення цієї оцінки існує безліч способів, починаючи від закупівлі за низькими цінами і закінчуючи скороченням персоналу організації. Але давайте не забувати, що свій бізнес ми відкрили для заробітку, а не для пошуку дешевих матеріалів, скорочення робочих місць допоможе лише на невеликий термін, у довготривалій перспективі з таким підходом підприємство зникне. Витрати, безсумнівно, повинні бути під контролем, але цей спосіб підвищення ефективності роботи підприємства досить неспішний, а якщо взяти до уваги сучасний стан справ, то й зовсім небезпечний.
Коригуємо систему менеджменту
Цей спосіб має на увазі не вироблення повністю своєї системи на основі свого ж досвіду, а покращення вже створеної системи на інших підприємствах. На даний момент існують шість найбільш затребуваних систем, це: Ощадливе виробництво, TPS, Система менеджменту якості (СМЯ), 6 сигм та Теорія обмежень систем.
Коригування системи менеджменту характеризується високою складністю виконання та, разом з тим, збільшеними показниками ефективності роботи Вашого підприємства. Професіоналізм у керівника організації або підприємства визначається, перш за все, здатністю скептично ставитися та оцінювати свою систему управління бізнесом.
Зі зміною господаря підприємства чи заміною команди топ-менеджерів система зазвичай змінюється. Новий керівник робить заміну менеджерів, бо не очікує від них змін щодо його системи управління підприємством і йому легше найняти нових, не пов'язаних із попереднім господарем, людей. Відомі й протилежні випадки, коли часті заміни персоналу не підвищують ефективність.
Ворушимо звивиною
Інакше ще його можна назвати "Роби хоч щось". У способах зазначених вище, цей у тому чи іншому вигляді, але використовується. Даний спосіб відбувається так: господар збирає своїх заступників і не відпускає їх, поки вони не "надумають", як підвищити ефективність роботи компанії. Найчастіше, після такого "мозкового штурму" змінюється організаційна структура підприємства: перетасовування керівників відділів, об'єднання чи навпаки, розчленування служб та інші подібні заходи, які мають збільшити швидкість прийняття рішень. Підсумком є викладені вище способи - закупівля за низькими цінами, звільнення співробітників, модернізація та зміна системи управління, яка, до речі, може й урятувати Ваше підприємство від закриття.
Використовуємо теорію обмежень
Теорія полягає в тому, щоб знайти обмежує Ваше підприємство елемент. Якщо Ви усвідомили головну проблему своєї організації, наприклад, ПЗ з мінімум функцій, Вам необхідно придбати і встановити нове, більш функціональне ПЗ з перенавчанням персоналу, яке буде його використовувати. Це найпростіший приклад. Найчастіше, при "мозковому штурмі", реальні проблеми неефективності просто не видно під мотлохом інших, менш важливих. Найкращими рішеннями для пошуку головної проблеми компанії є інструменти ТГС: логічне дерево поточної реальності або "Грозова хмара".
Висновок
У сучасній обстановці досить багато зусиль витрачатися державою на розвиток та підтримання підприємництва. Але й керівникам організацій та підприємств варто також турбуватися про підвищення ефективності свого бізнесу. Сподіваюся, ця стаття допомогла у вирішенні підвищення ефективності Вашого підприємства.
Контролювати мобільний персонал можна за допомогою спеціальних програм
Контролювати роботу офісних та інших стаціонарних співробітників компанії малого бізнесу більш-менш навчилися - це і різні системи KPI, і програми-шпигуни, і scrum-наради, і перевірки за технологією «таємний покупець», і старі добрі звіти про виконану роботу. А от щодо виїзних співробітників, то їх контролювати складніше. Про те, які проблеми можуть створювати мобільні співробітники та як можна підвищити ефективність їхньої роботи, розповів керівник сервісу з управління виїзним персоналом Planado Вадим Захаріков.
Підприємець, співзасновник сервісу управління виїзними співробітниками . Освіта: Московський інститут електронної техніки (спеціальність «програмне забезпечення обчислювальної техніки та автоматизованих систем»). Також є співвласником компанії "Латера", що розвиває білінгову систему "Гідра".
Зони ризику для компанії,
використовує виїзних співробітників
У більшості випадків виїзні співробітники виконують більш-менш однотипну роботу - монтаж обладнання, ремонт, збирання меблів, встановлення вікон, збирання тощо. При цьому проконтролювати якість виконаних робіт керівництву компанії досить складно – на кожен об'єкт виїжджати неможливо, а зворотний зв'язок від клієнта далеко не завжди є об'єктивною оцінкою.
Також у більшості компаній сектору виїзних послуг не існує прописаних стандартів вирішення завдань, мобільний співробітник просто виконується набір дій, який, як йому здається, дозволить швидше і краще досягти результату.
Це породжує цілу низку проблем – неможливо гарантувати якість, важливі етапи роботи можуть бути пропущені, обладнання встановлено «на око» тощо. Причому якість робіт не гарантує і стаж роботи співробітників – помилки припускаються як новачки, так і досвідчені майстри.
Понад те – найчастіше саме досвідчені фахівці прагнуть оптимізувати свою роботу - наприклад, виключаючи з неї «непотрібні», як здається, етапи. Прагнення оптимізації - це нормально, але без належного контролю воно може призводити до порушення технології.
Підтримання належного рівня якості роботи – не єдина проблема. Непоодинокі випадки, коли співробітники домовляються з клієнтом про роботу в обхід компанії, але при цьому використовують її матеріали та обладнання. Буває, що вони використовують ресурси роботодавця для вирішення особистих завдань (наприклад, поїздки у своїх справах на службовому авто, «шабашки» з використанням обладнання та витратних матеріалів компанії тощо).
Багато компаній встановлюють на службовий транспорт GPS-маяки, які частково вирішують ці проблеми. Однак вони відстежують переміщення у відриві від місць замовлень, що ускладнює аналіз історії пересування співробітника. Щоб зрозуміти, чи їздив він на замовлення, об'їжджаючи пробки, чи влаштував собі обід раніше, потрібно витратити чимало часу та сил. Крім того, часто працівники використовують для переміщень особистий транспорт, який поставити маячок не можна.
Підкидають проблеми та клієнти – буває так, що вони з якоїсь причини йдуть з дому, не дочекавшись майстрів, що призводить до необхідності перекроювати весь робочий день працівника. Зменшити кількість переносів можна, якщо нагадувати клієнту про зустріч із майстром, коли той, наприклад, виїжджає з попереднього замовлення.
- До речі, кількість переносів – один із важливих показників якості виїзних робіт, цей показник потрібно моніторити – і стежити за тим, щоб відсоток переносів щодо всіх робіт зменшувався. Якщо у вас 8% і більше переносів, то в компанії серйозні проблеми з організацією та плануванням, 2-5% - ви в нормі, менше - ви все добре організували.
Крім того, часто співробітники намагаються полегшити собі життя та скоротити час роботи – наприклад, кажуть, що на виконання замовлення пішло більше часу, ніж насправді. У результаті за день такий працівник встигає виконати менше роботи, і бізнес недоотримує прибуток.
Як компанії намагаються вирішити ці проблеми
Одне з вирішення проблеми стандартизації роботи виїзних співробітників – контрольний список завдань на паперовому носії («чек-лист»): після закінчення кожного етапу робіт співробітник повинен проставити «галочки» у відповідному місці в таблиці. Однак, при віддаленій роботі дуже складно проконтролювати виконання кожного пункту – нічого не заважає співробітнику відзначити виконання завдання, але не виконати його.
Деякі компанії впровадили практику фотозвітів – вимагають від співробітника робити фото на смартфон після виконання всіх робіт. Але це теж не завжди вирішує проблему – не завжди на фото видно якість роботи, є складнощі з передачею файлів в офіс, багато хто «забуває» зробити фото і т.д.
У результаті співробітникам, які стежать за якістю, складно припинити неякісну роботу відразу, а коли виявляються недоліки, то нерідко виконавець уже отримав гроші за замовлення і поїхав від клієнта.
Більш надійний спосіб підвищення якості роботи – періодичний «вихід у поля» контролерів компанії, іноді це робить навіть керівництво фірми. Під час таких акцій менеджери можуть особисто контролювати дотримання стандартів якості. Але приставити до кожного виїзного співробітника перевіряльника на постійній основі просто неможливо. Отже, постійного контролю не буде, і якість виконання робіт продовжуватиме «плавати».
Як можна покращити
якість роботи виїзних співробітників
Істотно підвищити ефективність роботи виїзних співробітників можна за допомогою спеціальних програм та додатків контролю. Такі системи, зокрема, не дозволяють їм використовувати неоптимальні маршрути та закінчувати робочий день раніше. Причому, для організації контролю не потрібно закуповувати складне обладнання – достатньо можливостей звичайних смартфонів і планшетів.
Працюють такі системи контролю просто – на офісні комп'ютери встановлюється спеціальна програма (або доступ до неї можливий через браузер), а виїзним працівникам роздають смартфони зі встановленим мобільним додатком. З його допомогою можна переглянути всі замовлення на день, час прибуття до клієнта, суть замовлення, орієнтовний час у дорозі і т.д.
При старті замовлення активується функція чек-листів – працівник повинен виконувати дії послідовно, проставляючи «галочки» у додатку. Перескакувати через пункти не можна - сповіщення про порушення одразу висвітиться на моніторі контролюючого співробітника в офісі. Після завершення роботи за допомогою тієї ж програми в офіс надсилається фотозвіт.
Так власник бізнесу, керівник відділу виїзних робіт або співробітник-контролер можуть в режимі онлайн моніторити якість послуг, що надаються, і відразу повідомляти виконавцю про те, що він робить не так. Невідворотність покарання не дозволить співробітникам працювати абияк і знижувати якість.
Бізнесу важливим є контроль за пересуваннями співробітників, тому програми контролю зазвичай інтегрується з картографічними сервісами. Так, керівники можуть у режимі онлайн відстежувати переміщення своїх працівників – поїхати неоптимальним маршрутом, щоб дорогою вирішити свої справи, тепер ні в кого не вийде. Ось як виглядають переміщення співробітників на карті в десктоп-додатку.
Якщо говорити про цифри приросту ефективності від використання програм та додатків для контролю співробітників, то можна навести статистику із США та Росії. Так, за даними McKinsey, одна з американських кабельних компаній на 80% за допомогою впровадження таких інструментів збільшила кількість виконаних у день замовлень на встановлення обладнання. Це, у свою чергу, спричинило те, що час очікування монтажника скоротився на 30%.
Хороших результатів вдається досягти і на російському ринку. Так, за нашими даними, використання сервісу управління виїзними співробітниками Planado, в середньому, дає приріст продуктивності їх роботи на 31%.
Крім того, є ще один цікавий ефект від впровадження програмного забезпечення з контролю за персоналом - «спливають» співробітники, які намагаються протистояти контролю: закривають рукою об'єктив при фотозйомці, відключають GPS у смартфоні і т.д.
Такі співробітники завдають компанії шкоди - вони думають не про хорошу роботу, а про те, як зайвий раз не напружитись і обдурити керівника. Що робити з такими співробітниками – кожен керівник вирішує сам, але, у будь-якому разі, їхні спроби «мухлювати» не залишаться непоміченими.
