Коли організують роботу компанії, частини співробітників доручають контроль тих чи інших процесів. Наприклад, наділяють повноваженнями стежити за дотриманням правил охорони праці, протипожежної безпеки тощо. Якщо співробітник стає відповідальною особою, видають наказ про її призначення.
У цій статті є корисні зразки документів для скачування
Зразки наказів про призначення відповідальних осіб
Компанії необхідно виконувати безліч вимог, зокрема щодо організації праці. Вона відповідає за дотримання трудового законодавства, розпоряджень контролюючих органів тощо. Крім того, потрібно забезпечити контроль внутрішніх процесів, це на користь самого роботодавця. Керівництво затверджує внутрішні акти про роботу того чи іншого напряму в компанії та вказує, хто із співробітників відповідає за направлення. Призначення відповідальної особи підкріплюють наказом. Наприклад, компанія вибирає відповідальних за:
- охорону праці;
- роботу з персональними даними співробітників, клієнтів та контрагентів;
- дотримання пожежної безпеки;
- розрахунки із співробітниками;
- дотримання режиму комерційної таємниці;
- ведення кадрових документів - табеля обліку робочого часу, трудових книжок тощо;
- безпеку майна підприємства.
Вибір та призначення відповідального проводять у порядку, який закріпили в акті, але у всіх випадках для передачі повноважень потрібно оформити наказ.
Так, співробітника, який контролюватиме виконання вимог з охорони праці, призначають, якщо в компанії немає такого підрозділу чи фахівця у штаті. Ці функції може взяти він керівник організації, але зазвичай повноваження делегують іншому співробітнику. Якщо у компанії більше 50 працівників, знадобиться організувати спеціальну службу або внести до штатного розпису посаду спеціаліста з охорони.
Інший варіант – необхідно вибрати того, хто стежитиме за дотриманням правил обробки інформації про співробітників. У документі вказують, що ця особа бере на себе зобов'язання щодо контролю у цій сфері. Крім того, можна вписати прізвище співробітника, який відповідає за контроль, якщо відповідальний тимчасово відсутній (наприклад, на лікарняному або у відпустці). Для контролю над обробкою даних клієнтів чи контрагентів краще призначити чергового відповідального – у разі вимоги трохи ширше.
Ще один приклад, коли буде потрібний такий документ – при виборі матеріально відповідальних. У компанії такими особами є генеральний директор, працівники бухгалтерії, а також персонал, який працює із матеріальними цінностями. Вони забезпечують безпеку коштів та іншого майна підприємства, стежать за переміщенням та експлуатацією майна. При необхідності компанія має право вибрати як відповідального когось, крім цих співробітників.
У наказі наголошують на меті призначення відповідальної особи
У законі немає спеціальних вимог до того, як має виглядати наказ. Його складають у вільній формі. Компанія може розробити власні типові варіанти та застосовувати той чи інший шаблон, коли знадобиться. У наказі про відповідальну особу вказують:
- Повне найменування компанії, яка вибирає співробітника до виконання завдання. Іноді пишуть ідентифікаційні коди.
- Назва документа – про що це розпорядження. Наприклад, про призначення відповідального за збереження майна підприємства. Окрім того, ставлять номер документа.
- Місце видання та дату. Наприклад: «р. Москва, 05.03.2018».
- Функцію, яку має виконувати співробітник. Зміст документа залежить від цього, з метою його видають. Наприклад: «З метою забезпечення збереження майна (назва компанії), контролю за його використанням та переміщенням, наказую призначити матеріально відповідальною особою (ПІБ та посада співробітника)». Має бути слово «наказую». Якщо керівник залишає контроль за завданням, це відзначають у тексті.
У наказі про призначення відповідальної особи мають бути посада, ПІБ та підпис керівника. Крім того, обов'язково щоб розписався призначений. Наголошують на його посаді, ПІБ, і вказують дату, коли він ознайомився з наказом. Також ставлять друк компанії.
Наказний документ, пов'язаний із призначенням на підприємстві відповідальної особи за охорону праці, входить до перелік обов'язкових паперівтому застосовується у всіх фірмах без винятку. Зазвичай на посаду надходить особа, яка керує підрозділом, відповідальна за безпеку працівників, які перебувають у підпорядкуванні.
Процедура включає кілька нюансів, обов'язкових до виконання, в іншому випадкує ймовірність отримання штрафута проблем із законом.
Порядок дій керівництва залежить від конкретної ситуації, а саме від того, чи в організації чинний спеціаліст або відсутній.
- У компанії спеціаліста з охорони праці немає. Керівна ланка спирається на ст. 217 Трудового кодексу РФ. Його представник обирає одного працівника з керівників та профільних фахівців та ставить його на цю посаду, прописуючи ряд завдань. Такий результат подій слід розглядати лише у випадку, якщо в організації виконує обов'язки до 50 осіб. Якщо штат більше, необхідно забезпечити створення цілої служби або прийняти на роботу нову особу.
- У компанії вже працює такий фахівець. Якщо професіонал вже прийнято працювати, а структура передбачає велику кількість відділів, майстерень, складів, то кожному з них є свій працівник, відповідальний охорону праці (далі – ВІД). Цей обов'язок прописується у межах трудової угоди і посадової інструкції, а й у відповідному наказі.
Відповідальний співробітник може бути призначений в обох ситуаціях незалежно від того, хто займається виконанням функцій служби ОП.
Хто може бути призначений
Якщо штат складається менше ніж із 50 одиниць, створення служби необов'язково. Для виконання призначають генерального директора чи іншого фахівця із середньої управлінської ланки.
Правила прийому працювати, особливості навчання дітей і трудові обов'язки регламентуються Трудовим кодексом РФ, і навіть Постановами Роструда.
Вибір відповідального фахівця залежить від особливостей діяльності організації.
Як тільки фахівця було прийнято на роботу, протягом місячного періоду він зобов'язується пройти спеціальне навчання відповідно до програми підготовки.
Якщо у нього є спеціалізована освіта або трудовий стаж, що становить від 5 років безперервно, навчання проходить протягом року з моменту вступу на посаду. Згодом підвищення кваліфікації проходить у міру потреби, але не рідше 1 разу на три роки.
За підсумками курсів здається іспит, але в руки видається посвідчення у тому, що його знання перевірено.
Основні документи
Усі заходи, пов'язані з ОП, здійснюються на базі розпорядчих та звітних паперів. Підготовка першої групи документів складає стадії формування фірми. Вони включають:
- накази;
- посадові інструкції;
- становища, пов'язані з організацією трудового процесу;
- інструкції з ОП;
- інструктажі з протипожежної безпеки;
- розпорядження керівництва.
Слід взяти до уваги і те, що відповідно до ТК РФ деякі розпорядчі акти щодо правий і гарантій співробітників не обходяться без урахування думки профспілок чи інших уповноважених служб. У рамках застосування розпорядчих актів насамперед на посади призначаються наступні особи:
- посадова особа, під відповідальністю якої перебуває створення безпечних умов трудової діяльності;
- працівники, які несуть відповідальність за безпеку на окремих територіях фірми;
- представники штату, у сфері компетенції яких є електрогосподарство компанії;
- інші фахівці, згідно з вимогами та нормами галузевих інструктажів та норм.
Що стосується облікової групи документації, то вона включає папери, що відображають роботу у сфері охорони праці:
Загальний порядок призначення спеціаліста на посаду виглядає в такий спосіб:
- Вибір відповідної кандидатури.
- Формування наказу та призначення.
- Проходження навчальних заходів.
- Початок виконання трудових обов'язків.
- Періодичне підвищення кваліфікації.
Співробітник розраховує на отримання надбавки до основної заробітної плати. Також до трудового договору відбувається укладання допоміжної угоди про призначення нової роботи. Як можна побачити, у межах кожної фірми існує дуже багато паперів, регулюючих охорону праці та безпеку персоналу.
Хто створює
Процес написання наказу входить до обов'язків будь-якого співробітника, який має певний рівень знань, навичок, кваліфікаційних здібностей. Важливо, щоб упорядник мав загальне та приватне уявлення про трудове та цивільне право, а також володів тонкощами діловодства.
Найчастіше це зобов'язання входить у безпосередні трудові завдання юриста, якщо є. Якщо співробітника немає, функція доручається представника відділу кадрів, секретаря. У будь-якому випадку, незалежно від того, хто займався складанням документа, він повинен обов'язково передаватися на підпис керівнику, Інакше документ не має юридичної сили.
Правила оформлення
У зв'язку з відсутністю будь-якої стандартної уніфікованої форми документ заповнюється в вільному порядку. Тим не менш, особливих труднощів виникнути не повинно. Більше того, готовий шаблон може бути розроблений і всередині підприємства, але його слід утвердити в обліковій політиці.
Обов'язково, щоб у документі такого плану утримувалися матеріали:
- докладні відомості про саму організацію;
- номер наказу та дата, в яку він складений;
- відповідальна особа з охорони праці (ПІБ, посада);
- повний перелік опцій, які має.
Якщо з'явиться необхідність, фахівець, який становить документ, може дати посилання на інші додатки. Складати документ можна від руки чи в електронній формі з використанням фірмового бланку підприємства.
Обов'язково дати папір на підпис керівнику та особам, згаданим у ньому.Засвідчуватися за допомогою друку необов'язково, оскільки з 2016 року закон звільняє від цього. Складання відбувається у єдиному екземплярі.
Зразок наказу
Загальна форманаказ про призначення відповідального:
- На початку центру вказується назва фірми, а рядком нижче прописується найменування документа – «Наказ», його номер.
- Зазначається населений пункт реєстрації компанії та дата формування паперу.
- Перехід до основної частини. Вказується, яку підставу має цей процес — йдеться про виконання умов ТК РФ у галузі охорони праці.
- «Тіло» наказу, у якому зазначаються реквізити – відповідальні особи, перелік їх обов'язків, умови оплати, які заміщають співробітники.
Після цього документ відправляється до керівника, щоб поставив підпис.
Чи можна обійтися без нього
Для всіх організацій наявність наказу є обов'язковим. Звільняються з його складання лише індивідуальні підприємці з невеликим штатом до 10-15 людина й у деяких випадках – компанії до 50 людина.
В інших випадках відсутність або нераціональне застосування тягнуть за собою адміністративну та кримінальну відповідальність. Звідси висновок, що підприємства вільні складати цей папір на підставі власного розробленого шаблону, але обходитися без нього не можуть. Більше того, до цього документа додається список інших обов'язкових паперів.
Який висновок можна зробити
Таким чином, забезпечення безпечних умов праці безпосередній обов'язок роботодавця перед кожним співробітником. Призначення відповідальної особи – один із кардинальних заходів для вирішення цього завдання.
Прийняття на роботу нового співробітника або суміщення обов'язків спеціаліста з ОП з основною посадою вже існуючого працівника закріплюється спеціальним документом – наказом про призначення спеціаліста з ОП. Він має бути складений в обов'язковому порядку та засвідчується підписом генерального директора.
Виконання посадових обов'язків, пов'язаних із матеріальними цінностями, потребує окремого документального оформлення. Працівник, який приймає відповідальність за цінності, несе зобов'язання за їх збереження.
Між роботодавцем та працівником має бути укладено договір про матеріальну відповідальність. На підприємстві видається наказ про призначення особи та коло її обов'язків.
Наказ немає юридичної сили визначення відповідальності особи. Тільки угода може бути підставою для визнання працівником відповідальності та готовності покрити нестачу при її виявленні.
Алгоритм прийняття на роботу матеріально відповідальної особи
Категорія матеріально відповідальних осіб визначається видом робіт. Виняток для прийомупосаду становить неповнолітній вік. До 18 років угода про матеріальну відповідальність не укладається. За відсутності договору претензія щодо нестачі може бути пред'явлена лише у розмірі працівника.
Матеріальна відповідальністьвиникає під час виконання робіт: 
- Прийому та видачі коштів.
- Проведення операцій з купівлі-продажу товарів та їх зберігання.
- Прийом на зберігання матеріальних цінностей та участь в інших аналогічних роботах.
Законодавством встановлено перелік робіт, які виконуються матеріально відповідальними особами. На підприємстві перелік повинен мати підтвердження у колективному договорі, підписаними працівниками або їх представником та профспілковим органом (за його наявності на підприємстві).
Роботодавець має право самостійнодоповнити коло посад з матеріальною відповідальністю та затвердити перелік:
- Самостійним локальним актом.
- Включити їх до складу положень колективного договору.
- Закріпити наказом на підприємстві.
Для кожної посади потрібно розробити окремі інструкції.
Правила призначення
Процедура прийому працювати особи на посаду з матеріальною відповідальністю не відрізняється від працевлаштування інших працівників. Працівник має подати на ім'я керівника підприємства. Після схвалення роботодавця проводиться висновок.
До підписання трудової угоди працівник має бути ознайомленийз умовами:
- посадової інструкції;
- колективного договору
Додаткові документи підписують працівник після укладення договору про працевлаштування.
Наказ про призначення матеріально відповідальної особи укладається після оформлення всіх документів і подається працівнику під підпис.
У трудовому діловодстві прийнято договору :
- Індивідуальної повної матеріальної відповідальності. При виявленні збитків, що виникли з вина працівника, недостача покривається співробітником одноосібно та в повному обсязі.
- Колективної форми відповідальності. Сума збитків розподіляється між усіма працівниками рівної участі у виконанні обов'язків. Договір не укладається за наявності неповного графіка.
З працівником може бути оформлений лише один вид договору. До прийому цінностей на ділянці потрібно провести та визначити залишки, передача яких здійснюється за актом. В іншому випадку довести збитки буде досить складно.
Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!
При складанні наказу про індивідуальну відповідальність необхідно внести пункти:
- Стандартні дані наказів – найменування підприємства, номер, дата документа, місце складання та його назва: «наказ про призначення…».
- Дані прізвища, імені, по батькові та посади штатного працівника.
- Короткий опис матеріальних цінностей та обов'язків щодо їх збереження.
- Дата початку матеріальної відповідальності (може не збігатися з прийомом працювати).
- Відомості про особу, яка підписала документ – посада, прізвище, ініціали, підпис.
Обов'язок зі складання наказу покладенона кадровий орган, але підписує його лише керівник чи особу, яка заміщає його за наказом.
Наказ обов'язково представляється працівнику для ознайомлення, що наприкінці документа їм проводиться запис із підписом, датою і розшифровкою даних.
Якщо особа включається до складу осіб колективної матеріальної відповідальності, до виданого наказу видається доповнення. У тексті наказу публікується посилання на документ. Нова редакція наказу немає у зв'язку з необхідністю дотримання дат, яких виробляється відлік часу відповідальності кожного з працівників.
Облік та зберігання даного документа
Зберігання наказу провадиться протягом терміну, який кожен із роботодавців визначає самостійно.
Наказ може видаватися у 2-х примірниках, один із яких архівується протягом 5 років, другий – прикріплюється до договору про матеріальну відповідальність та зберігається протягом усього терміну дії угоди.
Про матеріальну відповідальність працівників дивіться у наступному відеосюжеті:
Підкажіть, як правильно сформулювати наказ про призначення кількох відповідальних осіб із різних напрямів діяльності. Призначити відповідальною особою: 1) ПІБ, посада - за... 2) ПІБ, посада - за... або Призначити відповідальною особою: 1) ПІБ, посада - за... 2) ПІБ, посада - за...
Відповідь
Для вирішення оперативних завдань діяльності організації, а також розподілу відповідальності за різні напрямки діяльності необхідно офіційно покласти обов'язки на працівників або структурні підрозділи. У ряді випадків призначення відповідальних осіб регламентується законодавством чи іншими нормативними документами , Наприклад, призначення відповідального за організацію обробки персональних даних, або відповідального за ведення трудових книжок та ін.
Покладання обов'язків як правило закріплюється в розпорядчому документі організації: наказі, розпорядженні, вказівці та ін. пункт про призначення відповідальних. Наприклад: наказ "Про призначення відповідальних за пожежну безпеку" або наказ "Про організацію заходів щодо пожежної безпеки в організації".
Розпорядчі документи доцільно готувати з одного питання, або з взаємопов'язаних питань. Наказом може бути призначений один відповідальний, або кілька. У цьому кількох відповідальних осіб може бути покладено загальні обов'язки, чи персональні. У практиці діловодства організації видають наказ про призначення відповідальних з різних напрямів діяльності, якщо це у межах загального перерозподілу обов'язків.
У разі призначення кількох відповідальних інформацію про кожного бажано вказувати в окремому пункті чи підпункті наказу. Така побудова тексту, з включенням перерахувань, однорідних членів речення є одним з обов'язкових елементів офіційно-ділового стилю мови. Як правило, перелік, що є в тексті, об'єднується узагальнюючим словом.
Нагадаємо, що узагальнююче слово означає більш загальне поняття стосовно того, що позначено однорідними членами речення, у разі це перерахування відповідальних осіб. Узагальнююче слово є тим самим членом речення, що й однорідні члени, і має бути узгоджено з однорідними членами речення у відмінку, а також має бути вказано у множині, якщо це іменник.
Щодо коректних формулювань тексту наказу про призначення кількох відповідальних осіб, можливі такі варіанти:
- Після розпорядчого слова «НАКАЗУЮ» самостійний пункт починається узагальнюючим словом — «Призначити:», і далі вказується розподіл повноважень, який починається з посади та прізвища працівника, наприклад:
НАКАЗУЮ:
- Призначити:
- Начальника відділу 1 Петрова І.І. - Відповідальним за пожежну безпеку в основному будівлі;
- Інженера охорони праці Сидорову П.А. — відповідальною особою за взаємодію з представниками МНС під час проведення планових та позапланових перевірок.
- Після розпорядчого слова «НАКАЗУЮ» самостійний пункт починається словами — «Призначити відповідальними особами:» і далі вказується розподіл повноважень, який починається з функціоналу/обов'язку, наприклад:
НАКАЗУЮ:
- Призначити відповідальними особами:
- За пожежну безпеку в основному будівлі - начальника відділу Петрова І.І.;
- За евакуацію працівників у разі пожежі в основному будівлі інженера з охорони праці Сидорову П.А.
Звертаємо увагу, що у тексті посаду переважно вказувати перед прізвищем, а відповідно до ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів» у реквізиті «Текст» ініціали слід зазначати після прізвища посадової особи.
Наведені варіанти викладу тексту наказу є рекомендаційними. Структуру і змістом внутрішніх розпорядчих документів кожна організація встановлює самостійно.
Ще не підписано на наше видання? Оформіть безкоштовний доступ та читайте статті протягом трьох днів!