☰

Правила ділових зустрічей Етикет проведення ділових переговорів та зустрічей

Ділове спілкування. Діловий етикет: Навч. посібник для студентів вузів Кузнєцов І Н

6.2. Неофіційні зустрічі з діловими партнерами

Неофіційні зустрічі з діловими партнерами дають можливість поговорити з ними у невимушеній обстановці, зміцнити взаємини, краще впізнати клієнтів, ближче познайомитися з керівниками та підлеглими. Невимушеність в даному випадку зовсім не означає, що ділові відносини обов'язково повинні перерости в особисті або що до таких зустрічей можна ставитися абияк лише тому, що вони проходять не на роботі.

Ваші зовнішність та манера себе тримати є критерієм для просування по службі як у робочій обстановці, так і під час неофіційного спілкування з колегами.

Якщо ви занадто багато вип'єте, станете поводитися занадто шумно і грубо або дозволите собі хоч невелику недбалість в одязі, будьте впевнені, що ваше керівництво обов'язково зробить несприятливі для вашої майбутньої кар'єри висновки.

Якщо ж ви самі «бос», немає, напевно, необхідності говорити про те, що ваша професійна репутація повинна залишатися чистою незалежно від того, в якій ситуації ви знаходитесь.

Щоб організовувати неофіційну зустріч з діловими партнерами, ви насамперед повинні чітко уявляти політику, яку проводить ваша компанія щодо витрат на такі заходи. Якщо організація заохочує їх проведення і відшкодує вам витрати, тоді всі побажання з цього приводу можна сформулювати лише двома словами: будьте чесні.

Зберігайте всі рахунки та чеки, що підтверджують ваші витрати на представницькі та службові потреби. На їх основі складайте звіти, де в хронологічному порядку буде перераховано ваші документально підтверджені витрати. Не допускайте, щоб ці звіти у вас довго залежалися, найкраще здавайте їх до бухгалтерії наприкінці кожного місяця.

НЕОФІЦІЙНІ ЗУСТРІЧІ ПРОТЯГОМ РОБОЧОГО ДНЯ

Неофіційні зустрічі з діловими партнерами влаштовуються не так для відпочинку, як для того, щоб вирішувати пов'язані з роботою проблеми в невимушеній обстановці.

Такі зустрічі, зокрема, можуть бути організовані з таких приводів:

На знак подяки за надану послугу;

Щоб відзначити щойно укладену угоду;

Щоб завоювати довіру клієнта - як вже користується вашими послугами, так і потенційного;

для обговорення загальних проблем;

Щоб ближче познайомитись із партнером;

Щоб попросити про позику;

Для висування або обговорення ідеї, що виникла;

Щоб уявити комусь інших людей;

Щоб просто відпочити від офіційної службової обстановки та трохи розслабитися.

Кого ви запрошуєте.У робочі дні ви можете покликати на обід або на обід колегу, клієнта, потенційного партнера, який займає рівне з вами становище службовця іншої організації. Якщо ви керівник, ніхто не заборонить вам запросити будь-якого співробітника вашої фірми.

У будні ніколи не запрошуйте до ресторану представників свого керівництва - ні на ленч, ні на обід. Однак якщо хтось із колег, які займають більш високе становище, покличе вас одного або з дружиною чи подругою на неофіційнузустріч, вам так чи інакше обов'язково треба буде організувати прийом у відповідь.

ЗАПРОШЕННЯ НА НЕОФІЦІЙНУ ЗУСТРІЧ

Не слід запрошувати таку людину особисто - це доречно по відношенню до співробітника, що займає рівне з вами становище. Якщо ви - жінка, надішліть письмове запрошення вашому начальнику та його дружині; якщо ж ви чоловік, попросіть написати таке запрошення вашу дружину або самі напишіть його;

Якщо ви звертаєтеся до начальника на прізвище, вашій дружині слід чинити так само;

У тому випадку, якщо ви і ваша дружина звертаєтесь до вашого начальника на прізвище, ви обоє повинні так само звертатися до його дружини;

Вам, можливо, буде простіше і зручніше приймати свого начальника, якщо ви запросите інших гостей. Покличте тих, з ким у нього можуть бути якісь спільні інтереси;

Зовсім не обов'язково влаштовувати прийом такого ж рівня, як і той, на який вас запрошував ваш керівник. Так, наприклад, замість обіду в дорогому ресторані, на який ви були запрошені, можна організувати скромний обід удома у відповідь;

Коли начальник буде у вас в гостях, не намагайтеся вдавати з себе того, ким ви насправді не є. Робіть все, як завжди; тримайтеся природно, як із будь-яким іншим вашим гостем.

Запрошення на ленч.Найбільш поширеним у ділових колах є запрошення на ленч. Деякі відповідальні працівники призначають зустрічі під час ленчу щодня. Для їх проведення зазвичай вибирають такий ресторан, який був би зручним і для вас, і для того, кого ви запросили. Вам треба заздалегідь замовити столик, за яким можна було б спокійно обговорити ваші проблеми, особливо якщо вони мають діловий характер.

Хоча нині в більшості організацій, як правило, годинна перерва на ленч суворо не дотримується, зустріч не слід затягувати довше, ніж на півтори, максимум дві години, оскільки це може мати небажані наслідки як для вашої організації, так і для того, кого ви запросили.

Якщо ви звикли до коктейлю перед ленчем, обмежтеся одним - насильно ніхто вас пити не змушує. Якщо ж ваш гість замовить другий коктейль, вам зовсім не обов'язково наслідувати його приклад; замість міцного напою ви можете попросити щось безалкогольне. Якщо ваш гість продовжить пити, можна ввічливо запропонувати: «Напевно, вже варто зробити замовлення, а то ми тут занадто довго засидімося».

Ленчі, як правило, завжди проходять у неофіційній обстановці, навіть коли ви запрошуєте кілька людей. Розмічати місця для запрошених під час таких зустрічей доводиться дуже рідко.

Запрошення на обід.Запрошення ділових партнерів на обід поширені менше, ніж запрошення на ленч, оскільки такі зустрічі припадають на неробочий час і, природно, торкаються приватного життя людей. Але часто керівники компаній зайняті протягом дня настільки, що не в змозі викроїти час навіть на ленч. Вони можуть погодитись обговорити ділові проблеми за обідом. Найчастіше буває так, що на обід запрошують кілька людей, які мають спільні інтереси.

Запрошення на такий захід мають бути зроблені заздалегідь. Секретарка організатора зустрічі може або зателефонувати запрошеному, або надіслати йому записку. Якщо у того, хто запрошує на подібну зустріч, секретаря немає, він сам може сповістити своїх передбачуваних гостей про майбутню зустріч.

Такі запрошення мають бути надіслані діловій людині тільки на адресу офісу, оскільки в цьому випадку відразу стане зрозуміло, що присутність дружини не передбачається. Для ділового обіду слід вибрати відповідний ресторан та замовити зручний для розмови чи переговорів столик.

Вам, як ініціатору запрошення, треба заздалегідь приїхати, щоб зустріти ваших гостей, представити їх один одному,якщо вони раніше не були знайомі, і розсадити їх за столом. Найшанованішого чи високопоставленого із запрошених посадіть праворуч від себе, другого за значенням гостя - зліва. Інші можуть зайняти будь-які вільні місця. Якщо всі запрошені займають однакове становище, ви просто можете сказати: «Давайте розсаджуватимемося, хто куди хоче».

Коли всі зберуться, вам слід замовити напої;якщо хтось затримуватиметься, все одно зробіть замовлення, залишивши запізнілому можливість вибрати собі напій, як тільки він прийде. Перед обідом присутнім буде достатньо випити одну-дві порції, проте якщо хтось із ваших гостей захоче попросити третю, навряд чи ви зможете цьому якось перешкодити.

Можливо, не всі запрошені захочуть випити другу порцію, тому не поспішайте просити офіціанта налити всім удруге, оскільки гостям незручно залишити свої напої недоторканими. Замовляючи вино на обід, ви не помилитеся, якщо попросите принести пляшку червоного вина та пляшку білого.

Нерідко запрошення на обід передують якомусь вечірньому заходу, на який у вас наперед куплені квитки. «У мене є квитки до театру наступної п'ятниці. Якщо в тебе немає жодних певних планів, я дуже хотів би піти на нього з тобою, а до цього ми цілком могли б разом пообідати».

У тому випадку, коли ви хочете зробити задоволення особливо важливому для вас співрозмовнику, з'ясуйте спочатку, що він більше любить - театр, музику, спорт або щось таке, чим славиться ваше місто, - і купіть заздалегідь квитки, спланувавши час так, щоб перед цим заходом разом пообідати. Нерідко обставини самі диктують характер пообідніх розваг.

РОЗВАГИ З УЧАСТЬЮ ЧОЛОВІКІВ

У деяких випадках розваги, пов'язані з діловою активністю, вимагають присутності подружжя чи подружжя, наприклад:

Приїзд ділових партнерів із подружжям у ваші краї;

Прийом у відповідь на запрошення вас із дружиною;

Прагнення ближче познайомитись із клієнтом;

Прийом, запрошення на який передбачає участь подружжя, наприклад, офіційний обід або танцювальний вечір:

Встановлення дружніх відносин з діловим партнером і бажання розділити дружні почуття, які ви відчуваєте з подружжям;

Ваше прагнення, будучи керівником, ближче познайомитися зі співробітниками та дати їм можливість краще впізнати вас як людину.

Запрошення «половинкам».Нерідко діловим партнерам хочеться зміцнити відносини, що виникли між ними, і вирушити кудись разом з подружжям. Виступаючи ініціатором такого запрошення, ви маєте на увазі, що будете разом із дружиною, а якщо приймаєте запрошення партнера, це означає, що воно поширюється на неї. Якщо ви не одружені, запрошуючи кудись такого знайомого, домовтеся зі своєю приятелькою про те, що вона піде з вами на цю зустріч, а якщо вас запросить подружня пара, можете запитати: «Мені краще прийти з подругою або ви хотіли б, щоб я був один?

Якщо ви не одружені, але живете з близькою людиною, ставлення до нього має бути таким самим, як до чоловіка. Ваш приятель може бути з вами на всіх прийомах і вечірках, куди запрошують співробітників з подружжям, незалежно від того, чи проводиться цей захід на роботі або вдома у когось із ваших колег.

Якщо вашу подругу чи друга не запросили, оскільки той, хто організує прийом чи вечірку, не обізнаний з вашим особистим життям, вам цілком зручно поставити таке запитання: «Можу я привести із собою жінку, з якою я живу?»або: «Я живу з…, і мені хотілося б прийти разом з ним. Ви не заперечуєте?Вам повинні будуть відповісти: «Так, звичайно».

Правила гарного тону вимагають, щоб людину, з якою ви разом живете, запрошували на звані вечори так само, як вашого чоловіка чи дружину.

Якщо ж, однак, відповідь буде негативною, вам самому доведеться вирішувати, чи хочете ви йти туди наодинці або віддасте перевагу відхилити запрошення. У першому випадку - якщо ви погодитеся піти, - постарайтеся не впадати в гостях у поганий настрій. Якщо ж ви відмовитеся, можете ввічливо пояснити: Мені дуже шкода, але я прийти не зможу. У будь-якому випадку, дуже вам вдячний».

Не забувайте і про те, що існують зустрічі в офісі, на які подружжя не запрошується.

Вечірні розваги.Неофіційні ділові зустрічі, на які запрошуються подружжя, як правило, пов'язані з вечірнім дозвіллям. обідом у ресторані, за яким може відбутися відвідування ще будь-якого заходу.

Обід у ресторані має бути організований так само, як і будь-який інший неофіційний обід. Якщо ви є ініціатором зустрічі, не забудьте заздалегідь сповістити своїх гостей, надіславши на їхню домашню адресу письмове запрошення або зробивши це при особистій зустрічі на роботі. Вам треба буде зарезервувати столик у ресторані, заздалегідь туди приїхати для зустрічі гостей, а потім розсадити їх так, щоб жінки чергувалися за столом з чоловіками, а двоє найпочесніших гостей із подружжям сиділи праворуч і ліворуч від вас з вашою дружиною.

Іноді перед зустріччю у ресторані господар пропонує гостям зібратися в нього вдома на коктейль, а потім усі вирушають до ресторану. В цьому випадку все має бути організовано як і в інших аналогічних ситуаціях, причому на господарі лежить відповідальність за те, щоб гості прибули до ресторану вчасно.

Якщо ви збираєтеся запросити ваших гостей з ресторану ще на якийсь захід, перед тим, як купити квитки або зарезервувати місця, з'ясуйте, що саме принесе їм особливе задоволення. Не варто, скажімо, купувати квитки на бейсбол, якщо дружина вашого колеги не може терпіти цю гру; не треба замовляти столик у нічному клубі, якщо дружина вашого ділового партнера не любить танцювати. Якщо ви не знаєте смаків тих, кого запрошуєте, найкраще піти до театру на спектакль, який напевно буде приємний усім.

Святкування сімейних урочистостей.Іноді непросто буває вирішити, чи варто запрошувати на сімейні урочистості ділових партнерів. Одним із таких випадків є весілля сина чи дочки. Багато ділових людей використовують цю подію як привід для того, щоб запросити співробітників, клієнтів та ділових партнерів.

Якщо ви вирішите так, будьте дуже уважні у виборі запрошених, щоб жоден із тих колег, чиєю співпрацею ви дорожите, не зачаїв на вас образи тому, що ви забули надіслати йому запрошення. Звичайно, ви покличете тільки тих співробітників, які одночасно є вашими друзями - до списку запрошених зовсім не обов'язково вносити імена всіх, хто працює у вашому відділі, або всіх клієнтів.

Декілька слів про дітей. Хоча дітей рідко запрошують на неофіційні зустрічі з діловими партнерами, іноді це потрібно робити, зокрема, у тих випадках, коли ви з колегами чи партнерами вирішили з сім'ями піти до цирку, організувати пікнік, покататися на човні або разом відзначити якесь сімейне свято .

Якщо ви виступаєте в ролі гостя, ніколи не кажіть, що прийдете з дітьми, - зачекайте, поки вам запропонує той, хто вас запрошує. І ніколи не приходьте з дітьми у гості без попередження, незалежно від того, наскільки неофіційною є зустріч. Меню для прийому складається заздалегідь, продукти закуповуються для того, щоб пригостити співробітників, а не непроханих гостей та дітей співробітників, незалежно від того, наскільки вони чарівні чи їдять мало.

Запрошення додомуЗапрошення додому – наступний крок після запрошення до ресторану чи якогось іншого закладу. Воно свідчить про те, що між діловими партнерами чи співробітниками встановилися дружні стосунки, бо за такої зустрічі людей оточує спокійна домашня обстановка. У таких випадках, природно, на зустрічі є дружина господаря. Як правило, один із партнерів запрошує додому іншого на сніданок чи ленчне стільки тому, що хоче принести йому задоволення, скільки заради можливості обговорити якусь проблему наодинці.

Якщо ви не одружені або не одружені, але живете з подругою або другом, ставлення до них має бути таким самим, як і до подружжя. Навіть якщо ваш діловий партнер був не в курсі того, що ви живете не один, ситуація швидко проясниться. У цих обставинах досить просто уявити вашому гостю подругу чи друга.

Обстановка на вечорі буде особливо теплою, якщо поряд з вашими співробітниками серед запрошених виявиться кілька ваших особистих друзів, з якими вас не пов'язують ділові інтереси. У цьому випадку ви дасте зрозуміти гостям, що до всіх ставитеся, як до друзів, незалежно від того, чи поєднують вас громадські чи ділові зв'язки.

Запросивши в гості лише кількох своїх співробітників, ви заздалегідь повинні бути впевнені, що решта на вас не образиться. Або покличте їх в інший раз, або організуйте прийом так, щоб вони про нього нічого не дізналися. Атмосфера прийому значною мірою залежить від того, які можливості ви маєте вдома, а також від того, як ви з дружиною зазвичай проводите прийоми.

Вітання гостей.Коли гості почнуть збиратися, ви будете знайомі, принаймніз однією людиною з кожної подружньої пари. Привітайте з тим, кого ви знаєте, обмінявшись з ним або з нею рукостисканням, а потім відразу ж поверніться до його дружини або її дружини, ім'я яких вам уже відомо, оскільки ви дзвонили, щоб їх запросити, або надсилали запрошення поштою, і скажіть : «Здрастуйте…. Дуже радий вас бачити».

Ваш чоловік (дружина) повинен знаходитися неподалік вас, щоб, привітавши гостей, ви могли, обернувшись, сказати запрошеним: «Хочу уявити вам мою дружину (чоловіка)».

Після представлення та обміну рукостисканнями господар може взяти верхній одяг гостей або проводити їх у приміщення, де вони могли б роздягнутися, якщо в будинку є. Коли гостей збирається небагато, господар може провести тих, хто прийшов по кімнаті, представляючи їх тим, з ким вони ще не познайомилися.

Самотній господар чи господиня.Якщо ви не одружені або не одружені і збираєтеся запросити додому гостей, можете звернутися за допомогою до друга чи подруги, які погодяться разом з вами виступати в ролі господаря чи господині.

Неофіційні ділові зустрічі в домашній обстановці проводити трохи важче, ніж давати звичайні прийоми, оскільки половина гостей – ваші співробітники – добре один одного знають, а друга половина – їхнє подружжя чи близькі друзі – можуть бути не знайомі взагалі ні з ким із запрошених. У цьому випадку присутність і господаря, і господині зазвичай суттєво спрощує ситуацію, оскільки допомагає всім гостям відчути себе частиною спільної компанії.

Коли неофіційний прийом такого роду організує самотня жінка, вона може попросити виступити у ролі господаря близького друга чи родича. Звернення з таким проханням до одного з колег менш бажане, оскільки це поставило б його в ближчі, ніж у інших співробітників стосунки з господинею, що могло б викликати в когось із товаришів по службі ревнощі або підозри в інтимному зв'язку між ними.

Один із обов'язків такого «запрошеного господаря» полягає в тому, щоб пропонувати гостям напої - або розносити їх, або стежити за тим, щоб гостей обслуговували офіціанти або вони самі наливали собі біля бару.

Крім того, господар повинен розмовляти з пригашеними, насамперед із чоловіками співробітниць, щоб ті не почувалися незатишно. Їм, у свою чергу, буде легше подолати незручність, якщо всі будуть представлені один одному та залучені до спільної бесіди. Господиня також намагатиметься розважати гостей, проте вона може бути зайнята останніми приготуваннями до трапези, подачею закусок.

Коли прийом організує самотній чоловік, ситуація залишається такою самою. Йому зможе надати неоціненну допомогу жінка, яку запросить на роль господині. Однак, оскільки в цьому випадку вся відповідальність за напої та частування ляже на нього, «запрошена господиня» зможе суттєво полегшити його становище, приділяючи увагу його співробітникам та партнерам, а також створюючи доброзичливу обстановку, в якій їхнє подружжя відчувало б себе невимушено.

Правила гарного тону зовсім не зобов'язують запрошувати на організовані в домашній обстановці прийоми господарів або господарок, що «приходять», проте їх присутність може значно спростити справжньому господареві його завдання.

РОЗВАГИ У ВИХІДНІ ДНІ

Якщо у вас є будинок (дача), ви, можливо, вирішите запросити туди на вихідні своїх ділових партнерів і клієнтів з подружжям. Однак, якщо ви з дружиною недостатньо з ними знайомі і у вас немає повної впевненості в тому, що все пройде гладко, є ймовірність, що з кимось у вас можуть зіпсуватися стосунки – такі ситуації, на жаль, іноді трапляються. Цього легше буває уникнути, якщо ваш будинок досить великий, там є всі зручності, ваші гості зможуть сходити викупатися, поплавати, покататися на човні або зіграти партію в теніс.

Ви повинні заздалегідь підготуватися до приїзду гостей якнайкраще, оскільки господар чи господиня, що весь день зайняті на кухні, принесуть гостям мало радості.

СВЯТА НА ПРАЦІ

Новорічні свята.Як правило, Різдво відзначається в офісі опівдні останнього робочого дня перед настанням різдвяних канікул і проводять його керівні співробітники. У великих компаніях свято зазвичай відзначається співробітниками відділів на чолі з начальниками.

У тому випадку, якщо директор або начальник відділу відсутній або, в силу особливостей свого характеру, не прагне брати активну участь у таких громадських заходах, проведення свята можуть організувати їх заступники. Самі співробітники визначають програму різдвяного свята дуже рідко.

Керівник організації або її філії вирішує, чи будуть присутні на урочистості подружжя співробітників. У цьому питанні завжди є свої «за» та «проти». З одного боку, коли запрошено чоловіка чи чоловіка, колеги прагнуть краще себе контролювати; з іншого - подружжю нерідко приділяється недостатня увага, і вони почуваються в компанії зайвими.

Яким би не було рішення керівника, він повинен буде подбати про те, щоб святкова урочистість пройшла весело для всіх: в одному випадку йому доведеться стежити за тим, щоб ніхто не перебрав зайвого, а в іншому – щоб подружжю співробітників приділили належну увагу.

Запрошення на урочистості, що відзначаються в офісі, не настільки формалізовані, як в інших випадках. Керівник може надіслати кожному співробітнику нагадування про свято, причому, якщо у вашій організації є електронна пошта, зручно скористатися нею.

Коли святкування передбачається провести не в конторі чи офісі, а в ресторані, запрошення мають бути більш формалізованими - на спеціальних картках, з текстом, написаним від руки, якщо йдеться про невеликі організації, а для більших колективів - надруковані друкарським способом.

Підготовку до проведення свята слід доручити кільком співробітникам, які мають подбати про їжу та напої. У деяких організаціях заздалегідь розробляється план розваг - кожному співробітнику вигадують якийсь забавний подарунок чи складають гумористичні вірші, які будуть вручені чи прочитані під час урочистостей; якщо хтось із відділу вміє співати чи грати на музичних інструментах, готуються музичні номери. Однак під час підготовки більшості свят організатори покладаються лише на застільну бесіду.

Коли святкування відбувається у ресторані, колег біля входу зустрічає керівник із дружиною, якщо подружжя також запрошено, та вітає кожного співробітника. Якщо ж урочистість проходить на роботі, керівник ходить по приміщенню, обмінюється з підлеглими потисками рук, бажає кожному щасливого Різдва, вітає з Новим роком і дякує співробітникам за виконану роботу.

Не забувайте, що ви на службі. (Свята у робочому колективі.)У багатьох організаціях прийнято відзначати й інші знаменні події, наприклад, такі, як перехід когось із співробітників на нову посаду, вихід на пенсію, весілля, народження дітей чи досягнення визначних успіхів у роботі.

Свята з нагоди такого роду урочистих подій організують як керівники, і рядові службовці. На святкуванні можуть бути присутніми всі співробітники відділу, а також почесні гості та друзі, які працюють в інших відділах компанії. У подібних урочистостях подружжя, як правило, участі не бере, за винятком подружжя, яке часто спеціально запрошують на святкування.

Такий захід може бути організований на роботі, проте частіше він проводиться під час ленчу або за обідом у ресторані, що неподалік. Комусь із співробітників керівник (або службовці, якщо вони організують це свято) доручає уточнити такі деталі, як час та місце проведення зустрічі, меню, промови та подарунки, якщо вони будуть подані.

Якщо урочиста подія відзначається на роботі, святкування зазвичай починається за кілька годин до закінчення робочого дня. Напої - алкогольні та прохолодні, як і закуски, можна поставити прямо на робочі столи, а також у кімнаті відпочинку або конференц-залі, якщо такі є в організації.

Люди, які надто багато п'ють на святкових подіях, що відзначаються зі співробітниками, завдають своїй кар'єрі великої шкоди. Під час святкування керівники відразу звернуть увагу на відсутність у таких співробітників самоконтролю і двічі подумають - якщо взагалі потім замислюватимуться - про те, наскільки їм можна буде довірити більш відповідальну посаду.

Крім того, ці люди створюють незручну ситуацію як для себе, так і для своїх колег, із якими їм завтра знову доведеться зустрітися на роботі. Хороший керівник на святі уважно стежитиме за своїми підлеглими і якщо помітить, що хтось із них злегка перебрав, то просто відведе людину у бік від бару, не привертаючи до цього зайвої уваги. Якщо після цього співробітника знову потягне випити, доречно тихо сказати йому: «Мені здається, тобі вже достатньо, правда? Чому б тобі не з'їсти що-небудь і не випити філіжанку кави?»

Настільки ж сумними бувають наслідки спроб вступити з кимось із присутніх на таких заходах у тісніші взаємини. Випивши трохи зайвого і перебуваючи у стані збудження, чоловіки та жінки часто ставлять себе в ситуації, про які потім їм доводиться шкодувати.

Наступного дня, прийшовши на роботу зі свіжою головою, вони ненавидитимуть себе за те, що, як на духу, викладали свої особисті таємниці і приймали досить відверті залицяння. Найпростіший шлях уникнути подібних незручних ситуацій - це знати про можливість їх виникнення та тримати себе під контролем. І першим кроком має стати обмеження алкоголю.

Деякі з присутніх на урочистості в офісі після його закінчення, можливо, захочуть продовжити святкування будинку у когось із співробітників або неподалік бару, де можна випити та потанцювати. Таке продовження вечора - дуже непогана ідея, якщо не забувати про те, що було сказано вище щодо надмірного захоплення спиртним і спроб встановити більш тісні відносини.

Крім того, у цьому випадку необхідно заздалегідь подумати про те, як гості діставатимуться до дому. Оскільки користуватися громадським транспортом у пізні години для самотніх пасажирів небезпечно, важливо заздалегідь продумати, хто кого зможе проводити. Якщо комусь доводиться їздити вранці на роботу з приміських районів, він чи вона мають домовитися з кимось із колег про те, що зможуть переночувати у них.

Одяг для свят, що відзначаються в офісі.На святкуванні урочистої події на службі як чоловіки, так і жінки зазвичай бувають одягнені так само, як вони прийшли на роботу. Знаючи заздалегідь про те, що в офісі буде свято, ви можете вранці вдягнути більш ошатне, ніж зазвичай, сукня або костюм. Жінки можуть прикрасити свою сукню деякими додатковими аксесуарами, проте надто шикарний туалет тут був би недоречним.

Якщо ж святкування проводитиметься не на роботі, чоловіки та жінки можуть змінити повсякденний одяг на вихідну сукню. Але оскільки урочистий випадок пов'язаний зі службою, наряди, що викликають, стали б свідченням поганого смаку.

ПОДАРУНКИ ТА ЗАПИСКИ У ЗНАК ВДЯЧНОСТІ

Якщо вас кудись запросили у справах служби, проте зустріч ця мала характер неофіційний- будь то обід, вечір, проведений разом з дружиною та діловими партнерами, заміська поїздка на вихідні до вашого начальника або співробітника відділу, де ви працюєте, або вас запросили як почесного гостя на урочистість, що проводилася в офісі, - вам обов'язково треба буде потім відправититим, хто вас запрошував, записку подяки.

Коли ви є одним із численних гостей на святкуванні якоїсь події на службі або вас запросили перекусити під час робочого дня, достатньо буде слів подяки наприкінці свята чи трапези. Хоча надіслати записку зі словами вдячності за запрошення ніколи не буде зайвим, проте в даному випадку можна висловити подякуне в окремому посланні, а у найближчому листі ділового характеру.

Якщо привід, за яким вас запросили, був неофіційним, ваша записка з виразом вдячності має бути надіслана на ім'я того, хто вас запросив, та його дружини на їхню домашню адресу. Такі записки зазвичай пишуть від руки на чистому аркуші паперу чи особистому іменному бланку.

Записки з висловленням вдячності за запрошення на ділові зустрічі бувають кількох видів. Якщо ваша організація влаштувала обід на честь якогось ювілею вашої роботи там, вам слід написати від руки на особистому іменному бланку одну записку з подякою вашому безпосередньому начальнику, а другу - керівнику організації, якщо він або вона була присутня на обіді.

Якщо ж ви були запрошені на ленч клієнтом, з яким постійно працюєте, надсилати окрему записку не потрібно. Натомість подякуйте йому за ленч у черговому листі. У тому випадку, коли в ході ленчу, на який вас запросили, ви вперше зустрілися з партнером або зустрічі з ним проходять досить рідко, буде зайвим надіслати йому коротку записку.

Подарунки господареві чи господині роблять лише в тому випадку, якщо вас запрошують на обід додому. На ділових ленчах чи обідах подарунки дарувати не заведено. Єдиних правил щодо того, які саме подарунки слід дарувати господарям, якщо вас запросили зайти на коктейль, немає.

Іноді можна взагалі обійтися без подарунка або подарувати дружині господаря пляшку вина, лікеру або невеликий сувенір.

Якщо ви нещодавно переїхали до якогось міста чи району, краще запитати когось про місцеві звичаї, щоб не стати єдиним гостем, який прийде з подарунком. Однак буде набагато гіршим, якщо ви станете єдиним, хто подарунка не принесе.

З книги Основи управління проектами автора Пресняков Василь Федорович

Управління документами та діловими процесами У проектах велике значення має не тільки традиційні функції управління документами, такі як підтримка версій документів та історії роботи з ним, ведення архіву, авторизація доступу, підтримка зв'язків між

З книги Ера Facebook. Як використовувати можливості соціальних мереж для розвитку вашого бізнесу автора Ших Клара

Управління діловими процесами Функції керування рухом документів та контролю термінів їх виконання реалізуються з використанням базової функціональності спеціалізованих програмних систем (Eastman) чи промислових пакетів керування документами (Documentum).

З книги Практична психологія для менеджера автора Альтшуллер А А

Неофіційні спільноти Нарешті ви можете розглянути питання створення неофіційної спільноти у соціальних мережах: наприклад, груп у Facebook, MySpace або Hi5. Неофіційні спільноти хороші для підтримки партизанських зусиль, коли ви хочете залишатися інкогніто або

З книги Копірайтинг: секрети складання рекламних та PR-текстів автора Іванова Кіра Олексіївна

Зустрічі та прийоми Подання Під час зустрічі у діловому світі звичайним порядком є: подання, рукостискання та обмін візитками. Головне намагайтеся представлятися та представляти інших. Краще помилитись, ніж проігнорувати людину. Молодший за рангом

З книги Управління проектами для "чайників" автора Портні Стенлі І.

Зразок тексту виступу керівника організації на зустрічі з потенційними партнерами Шановні пані та панове! Дозвольте представити вашій увазі Інформаційний центр «МЕНТОР» – регіональний центр Загальноросійської мережі поширення правової інформаційної

Із книги Етикет. Повне зведення правил світського та ділового спілкування. Як вести себе у звичних та нестандартних ситуаціях автора Білоусова Тетяна

Зустрічі з керівництвом Користуйтеся можливостями скромно нагадати вищим керівникам про свій проект та його значення для організації. Вони хоч і затвердили його, скажімо, місяць тому, але в організації, мабуть, багато й інших справ. Комісії з перевірки ходу виконання

Що не вбило компанію LEGO, а зробило її сильнішою. Цегла за цеглою автора Брін Білл

З книги Управлінська еліта. Як ми її відбираємо та готуємо автора Тарасов Володимир Костянтинович

З книги «Маркетинг як стратегія». Роль генерального директора в інтенсивному розвитку компанії та впровадженні інновацій автора Кумар Нірмалія

4.2 Різниця між діловими іграми та тренінгами Ми проводимо різницю між діловими іграми та тренінгами з таких підстав: ділова гра – це організована ззовні та обмежена правилами спільна практична діяльність людей, спрямована на досягнення

З книги Продажу без проблем. Той, що йде напролом автора Потапов Андрій

Будьте сумлінними у відносинах з партнерами Для розвитку довіри сильніший бік повинен сумлінно вести відносини з партнером, який недостатньо міцний. Добросовісність має на увазі справедливість як у розподілі отриманих результатів,

З книги Просування бізнесу у ВКонтакті [Нові практики та технології] автора Рум'янцев Дмитро

Робота з постачальниками та партнерами Зверніть увагу на потенційних партнерів. Почніть працювати з одним з них – найперспективнішим. Шукайте партнерів з іншої ніші. Наприклад, ви робите валянки, а хтось калоші. Ви можете своїм клієнтам пропонувати придбати

З книги Перевага мереж [Як отримати максимальну користь з альянсів та партнерських відносин] автора Шипілов Андрій

Зустріч обов'язково треба правильно оформити. Існує зведення базових правил, яке я рекомендую использовать.1. Аватарка має бути максимальною за розміром, із зазначенням дати, часу та місця проведення події, якщо захід проходить

З книги автора

Опис зустрічі Саме на основі опису зустрічі люди ухвалюють рішення – йти на подію чи ні. Причому опис розважальної події та навчального істотно відрізняється. У першому випадку наголос краще робити на емоції, у другому – тиснути на раціональність,

Щодня проводиться велика кількістьділових зустрічей та переговорів абсолютно різних рівнів. І не важливо, що це: зустріч голів світових корпорацій з метою укласти мільйонну угоду або ділова розмова двох дрібних підприємців про співпрацю – у будь-яких переговорах важливо вміти правильноїх проводити, а не діяти навмання. Без ретельної підготовки до ділової зустрічі та правильної стратегії поведінки під час неї ви навряд чи зможете досягти бажаного результату переговорів.

Проведення ділових зустрічей - справа досить тонка, і навіть якщо ви тільки починаєте вести ділову активність, вже зараз вам не завадить дізнатися про деякі нюанси організації ділових переговорів.

Як організувати ділову зустріч

Під час ділової зустрічі дотримуйтесь кількох простих правил, і тоді ви: по-перше, почуватиметеся впевненіше під час переговорів; по-друге, станете в очах свого співрозмовника серйозних і продуманих осіб, з якими можна мати справу; і, по-третє, підвищите свої шанси на бажаний результат переговорів.

1. Чіткі завдання

У процесі підготовки до переговорів необхідно скласти конкретний перелік питань, які слід розглянути та завдань, які необхідно вирішити. І під час самих переговорів не слід відхилятися від цього списку, інакше ви ризикуєте втратити головну нитку розмови і, отже, не досягти поставленої мети. Чим більше основних питань, які мають бути розглянуті на переговорах, тим серйознішою має бути підготовка до них, оскільки необхідно вибрати оптимальну кількість часу, яка витратиться на розгляд кожного питання.

2. Мінімум «води»

Це стосується не лише ділових переговорів з партнерами, а й робочих нарад та будь-яких ділових розмов по роботі. Часто люди (особливо, якщо вони перебувають у приятельських відносинах поза роботою), починають заглиблюватися в ті теми, які абсолютно не стосуються мети переговорів. І за підсумком виходить, що зустріч начебто відбулася, начебто про щось говорили, але в результаті ні до чого не дійшли. Тому намагайтеся максимально відволіктися від розмов на тему «як відзначив день народження» або «як поживає сім'я», а сконцентруватися виключно на робочій темі. Решта всіх розмов – у вільний від роботи час.

3. Тільки важливі люди

Рідко ділові переговори проводяться двома людьми віч-на-віч. Це радше окремі випадки. Здебільшого, на переговорах є кілька людей з обох боків – радники, колеги, партнери, помічники. Брати з собою на переговори кількох людей, які висловлять свою думку, дадуть пораду та допоможуть прийняти правильне рішення – це розумно, але не варто перестаратися з кількістю помічників. По-перше, велика кількість людей у ​​переговорній кімнаті може створити відчуття «натовпу» та розсіяти вашу концентрацію. По-друге, люди, які не особливо мають відношення до цієї проблеми, якщо й будуть говорити, то швидше за все це буде або не по темі, або просто не буде нікого цікавити (ви ж не прислухатиметеся до думки дизайнера про те, як вивести підприємство із кризи?). Тому беріть із собою на переговори лише тих, хто справді там потрібен.

4. Пунктуальність та регламент

Звичка запізнюватися – на жаль, проблема багатьох людей. І ділових у тому числі. Чекати тих, хто запізнився - значить, затримувати початок переговорів. В очікуванні час витрачатися марно. По-справжньому ділова людина просто зобов'язана цінувати свій час, тому або «видресируйте» своїх підлеглих так, щоб вони завжди приходили вчасно, або починайте без запізнілих. До речі, найкращий спосіб назавжди припинити звичку запізнюватися у своїх підлеглих – це подавати їм власний приклад своєчасного приходу на роботу та на всі робочі заходи.

5. Слово кожному

Якщо ви взяли до уваги правило про присутність тільки важливих людей на переговорах (див. 3-й пункт), то на діловій зустрічі вас цікавить думка кожного переговорної кімнати, що знаходиться в стінах. Дайте їм можливість цю думку висловити. Під час вашої промови дозвольте присутнім коментувати та робити конструктивні зауваження, однак, не перетворюйте все на балаган. Коли підсумкове рішення вже більш-менш вималювалося, ще раз перепитайте кожного, що він думає про ситуацію, що склалася. Підбиваючи підсумки, намагайтеся врахувати думку всіх учасників переговорів.

6. Стриманість

Вміння тримати себе на діловій зустрічі – необхідна якість кожної людини. Не варто виявляти зайве захоплення щодо кожного вигідного для вас рішення. Не варто дратуватися та психовати, якщо щось пішло не так, як ви хотіли. Ви можете виявляти своє задоволення або своє невдоволення, але робіть це стримано та з гідністю. Також, на будь-які «випади» з боку опонентів відповідайте спокійно та впевнено.

7. Презентації

Для будь-якої ділової зустрічі доречно скласти невелику презентацію, в якій опишіть короткі положення та цілі зустрічі. Це буде корисно і вашій стороні, і стороні співрозмовника: ви не пропустите і не забудете жодної важливої ​​деталі, а співрозмовнику буде легко сприйняти інформацію, якщо вона буде представлена ​​у наочній формі.

8. Висновок

Наприкінці зустрічі потрібно обов'язково зробити висновок, що включає питання, які були розглянуті, і рішення, які були прийняті з цих питань. Якщо певні питання з якихось причин не були порушені (відсутні відповідальні за них люди, не вистачило часу, не було потрібної інформації тощо), то обов'язково потрібно перенести розгляд цих питань на певний день і час, і сповістити про це всіх учасників.

1. На робочі переговори варто приходити у відповідному діловому одязі. У деяких сучасних компаніях доречний вільний стиль одягу у звичайні робочі дні (особливо для тих працівників, які не мають прямого контакту з клієнтами та партнерами), проте, якщо ви є учасником ділової зустрічі, виявите повагу до своїх співрозмовників і одягніться належним чином.

2. Якщо тематика переговорів дуже велика, краще розбити їх на кілька етапів, у процесі кожного з яких ви розглядатимете окреме питання. У цьому випадку необхідно правильно розставити пріоритети і вибудувати послідовність етапів у найбільш оптимальному вигляді.

3. Не витрачайте даремно свій час. Якщо ви бачите, що зустріч стрімко зазнає поразки, то краще закінчіть її, не доживаючись «офіційного» фіналу. Ознак того, що переговори вже не увінчаються успіхом, може бути багато: співрозмовник перестав ставити вам питання та підтримувати розмовну активність, співрозмовник явно втомився і не налаштований на конструктивну бесіду, співрозмовник почав виразити і таке інше. Залежно від важливості тематики переговорів та співробітництва саме з цим партнером, або перенесіть зустріч, або поставте на ній жирну точку.

4. Якщо інша сторона почала ставити вам занадто багато провокаційних та каверзних питань, це означає лише одне: вони не до кінця вірять у те, що ви говорите. Можливо, ви виглядаєте непереконливо. Тому варто змінити манеру спілкування або попрацювати над невербальними проявами тіла та голосу.

Ділові зустрічі є заходами (включаючи протокольні), мета яких - сприяти встановленню взаємовигідних контактів між представниками бізнесу.

Найчастіше зустрічі організовують компанії, які мають значну кількість партнерів як у своїй країні, так і за кордоном.

Види ділових зустрічей

Вирізняють кілька видів подібних заходів. Усі вони можуть бути міжнародними, галузевими, науковими.

Конференціянеобхідна обговорення конкретної проблеми. Така ділова зустріч відбувається у форматі окремих виступів. Фактично конференція є нарадою групи фахівців у певному питанні і може бути зосереджена в одному або різних (розподіленій формі) місцях за територіальною ознакою.

З'їздиорганізовуються для дистриб'юторів та дилерів.

Бізнес-семінар- навчально-практичний захід, що проводиться у формі обговорення тематичних повідомлень.

Презентаціяпокликана привернути увагу громадськості до нової продукції, фірми, певних здобутків, підсумків роботи.

Круглий стілорганізовується у разі обговорення соціально значущого питання, що потребує широкої суспільної уваги. У ньому обов'язкова участь експертів, здатних дати об'єктивну оцінку, що відбувається. Також на круглі столи прийнято запрошувати пресу, щоб отримати повне висвітлення у ЗМІ всіх основних поглядів на проблему.

Існують і спеціальні заходи для журналістів:прес-конференції, брифінги, урочисті відкриття, прес-ланчі, дні відчинених дверей.

Прес-конференція та брифінгпризначені для озвучування позиції компанії. Зазвичай її представники роблять заяви для журналістів та відповідають на їхні запитання. Брифінг відрізняється стислішою формою. Є реакцією на певний випадок, що представляє інтерес для компанії.

Церемонія відкриття- шоу, покликане збільшити інтерес до нового об'єкту та висвітлити усі його переваги.

День відкритих дверей дозволяє ознайомити максимальну кількість зацікавлених осіб із основними принципами роботи фірми.

Прес-ланч- спосіб вимагати лояльності ключових ЗМІ регіону. Для його проведення обирають престижне. Коло допущених на захід свідомо обмежується, причому з боку компанії обов'язково присутні перші особи.

Фуршет(коктейль, банкет) мають на увазі неформальну обстановку. Мета такого заходу – допомогти компанії-організатору та її гостям встановити максимальну кількість нових зв'язків та зав'язати знайомства.

Офіційні та неофіційні ділові зустрічі

Офіційні та неофіційні заходи розрізняються за складом учасників та передбачуваним результатом:

  • офіційні (з протоколом, суворою процедурою);
  • неофіційні (що нагадують звичайне неформальне спілкування, без обов'язкового документованого оформлення результатів);
  • зовнішні (з партнерами чи клієнтами);
  • внутрішні (між працівниками однієї організації).

Етапи ділових зустрічей

Зазвичай будь-яка зустріч передбачає реалізацію чотирьох обов'язкових етапів:

  • уточнення точок зору, позицій сторін;
  • обговорення та аргументація виражених поглядів. На цій стадії зазвичай проявляються конфлікти та боротьба інтересів;
  • досягнення компромісу, узгодження позицій, прихід до угоди з кожного питання, що обговорюється;
  • аналіз результатів та виконання домовленостей. Цей етап віддалений від інших за часом.
    • забезпечення професійного спілкування спеціалістів однієї сфери;
    • колективний пошук та розробка робочих задумів;
    • підтримка контактів;
    • координування дій, контроль над проектами, що реалізуються;
    • підтримка ділової активності.

Цілі та завдання ділової зустрічі

Але головна мета - переконати партнера діяти належним чином, погодитися із запропонованим варіантом дій.

Програма та сценарій ділової зустрічі

Для успіху переговорів потрібна ретельна підготовка, яка зазвичай включає вирішення організаційних проблем та підготовку сценарію власне зустрічі.

До першої групи завдань належать розробка порядку денного, вибір часу та місця проведення зустрічі, кількості, складу та повноважень учасників, регламенту та кількості раундів.

Упорядкування програми компанія зазвичай доручає спеціально призначеному співробітнику.

Програма повинна бути детальною і включати чіткий перелік заходів щодо забезпечення:

  • підбору складу учасників з усіх боків;
  • зустрічі, трансферу, розміщення;
  • харчування та культурно-розважальної програми;
  • власне переговорного процесу.

У програмі мають бути зазначені відповідальні за реалізацію кожного етапу. Її обов'язково узгоджують із усіма сторонами, які беруть участь у переговорах. При цьому важливо уточнити, чиїм обов'язком буде проведення протоколу зустрічі. Якщо ж передбачається міжнародний формат, необхідно з'ясувати й питання, хто має забезпечити перекладача.

Оскільки під час ділових візитів прийнято організовувати не лише офіційне, а й неформальне спілкування сторін (незважаючи на офіційний характер заходу), програма має включати вільний день для цього.

Перекладач англійської мови для ділової зустрічі

Найчастіше бізнес-заходи вимагають перекладу англійською мовою. При виборі перекладача слід враховувати низку факторів:

  • знання термінології;
  • наявність досвіду такої роботи;
  • вміння швидко орієнтуватися у змінах ситуації;
  • вміння перекладати чітко, швидко, послідовно.

Краще заздалегідь попередити фахівця про тематику зустрічі та про прийнятий на ній дрес-код.

Ведучий на ділову зустріч

Його завдання - спрямовувати перебіг переговорів. Це може робити одна людина чи команда. У першому випадку спрощується процес прийняття рішень - все робить один працівник, і на ньому лежить вся повнота відповідальності.

У другому випадку зменшується ймовірність помилки - у команді можуть бути фахівці у різних галузях. Але умовою успіху є злагодженість її роботи, інакше опонент може використати внутрішні розбіжності у своїх цілях.

Результати, підсумки ділової зустрічі

Позитивний результат переговорів вимагає обов'язкового повторення основних досягнень. Це необхідно для того, щоб усі учасники усвідомили досягнуте та сприйняли підсумок переговорів як досягнення. Корисно буде й домовитись про наступну зустріч.

Якщо результати негативні, важливо зуміти коректно вийти з контакту.

Особливості ділових зустрічей з клієнтом у Росії

Іноземцям важливо враховувати, що російські підприємці вважають за краще домовлятися в неформальній обстановці, але при цьому уважно оцінюють партнера на вигляд. Потрібно бути готовим до того, що одні переговори результату не дадуть, буде потрібно кілька зустрічей. Можна використовувати як офіційні, і особисті канали зв'язку. Російські бізнесмени відрізняються пунктуальністю та не люблять порожніх обіцянок.

Ділові зустрічі на виставках

Ділові зустрічі на виставці найвигідніші, оскільки власні служби заходу допоможуть домовитися з клієнтом, спланувати зустріч та забезпечити реалізацію всіх поставлених цілей.

ЦВК Експоцентр постійно проводить тематичні виставки різного напряму, де кожен виробник може знайти нових партнерів та клієнтів.

Підготовка та проведення ділових зустрічей, прийомів


.Підготовка та проведення ділових зустрічей


1.1 Предмет ділової зустрічі


Ефективне проведення ділової зустрічі потребує серйозної та ретельної підготовки.

Предметом ділової зустрічі є питання, проблеми, які слід розглянути під час зустрічі. Крім зустрічей з метою вирішення ділових проблем, проводяться також протокольні зустрічі, які ще називають «візитами ввічливості», оскільки вони проводяться з метою особистого знайомства або виявлення уваги до партнера з певного приводу.

Про ділову зустріч слід домовлятися заздалегідь. У межах одного регіону найдоцільніше домовлятися за 2-3 дні. Про організацію ділової зустрічі можна домовлятися електронною поштою, телефоном.

Особливо ретельною має бути підготовка до зустрічі з іноземцями. Потрібно передбачити всі елементи програми їхнього перебування: порядок зустрічі, персональний склад учасників, участь представників преси, обмін сувенірами, вітальні промови, розміщення у готелі, ділова частина, культурна програма, неофіційні прийоми, дроти.


1.2 Місце проведення ділової зустрічі


Місце проведення зустрічі має важливе значення для сторін переговорного процесу, адже може стати важливим аспектом ефективності зустрічі для однієї чи всіх сторін переговорів. Існують такі варіанти вибору місця проведення ділових зустрічей: на своїй території, на території партнера, на нейтральній території та за допомогою засобів комунікації (дистанційно).

Більшість ділових людей віддають перевагу проведенню зустрічей на своїй території (у приміщенні своєї фірми).

Зустріч на своїй територіїдає можливість вигідно собі використовувати статус господаря. Адже в цій ситуації дуже часто спрацьовує вираз «вдома та стіни допомагають». Господар може набором відповідних тактичних прийомів проводити процес перебігу переговорів. Це засоби організаційного плану: вибір та влаштування приміщення, розміщення учасників за столом переговорів, організація переговорного процесу (затяжки, перерви), організація культурних та соціальних програм.

Організаційні засоби пов'язані із психологічними. Адже форми та рівень організації переговорного процесу створюють відповідну психологічну атмосферу (дружелюбність, тиск, напруженість, маніпуляція тощо). Прикладом може бути оформлення офісу Розмір столу, дистанція між господарем та відвідувачем, форма, розмір стільця (крісла), що пропонується відвідувачеві тощо). Крім того, вже сам статус гостя викликатиме у людини певну психологічну напруженість.

Важливо також те, що господарі не витрачають час та сили на подолання втоми після дороги та на адаптацію до середовища. Вони можуть використовувати можливості свого офісу: телефон, факс, Internet, секретарські послуги, кімнати для відпочинку, допомогу експертів, юристів, вищих осіб та ін.

Підготовка приміщення. Під час підготовки приміщення до ділової зустрічі (переговорів) фахівці з наукової організації праці радять дотримуватися таких основних вимог: чистота, порядок, провітрюваність, відсутність шуму, сприятлива для обох сторін температура приміщення, комфортне освітлення.

Найбільш придатний колір стін для зустрічей – це світло-блакитний колір приміщення.

Інтер'єр приміщення для переговорів покращиться за наявності ваз із квітами, картин.

Територія партнера.Існують випадки, коли найкраще проводити переговори на території партнера. Насамперед це можливість отримати додаткову інформацію про партнера, його фірму.

Вже сам факт, що ви погодилися провести переговори на території партнера, є елементом поваги до партнера, демонструє серйозність ваших намірів і може переконати іншу сторону, що з вами варто мати справу.

Ефективність вибору варіантів наведених вище зустрічей залежить від ситуації. Але найкращим є варіант організації поперемінних зустрічей на «своїй території» та на «території партнера».

нейтральна територія.Важливо те, що зустріч на нейтральній території не дає переваг жодній із сторін. Особливо ефективним цей варіант можливо при вирішенні конфліктних ситуацій.

З цією метою в готелях, бізнес-центрах створюються спеціально пристосовані для цього приміщення. У багатьох випадках для переговорів використовуються конференц-зали.

У разі потреби неофіційного спілкування зустрічей за кордоном використовуються заміські ділові клуби для бізнесменів. У разі відсутності широкої мережі подібних установ, нашій країні використовуються ресторани (кафе).

Дистанційно.Розвиток міжнародного телефонного зв'язку, фототелеграфа (факс), стільникового телефону, мережі Internet, відеокомунікаторів (конференц-відеозв'язок) дозволяє полегшити процес організації та проведення переговорів та значною мірою відмовитися від організації очних зустрічей. Сучасні засоби зв'язку дозволяють здійснювати прямий електронний контакт із передачею зображення та звуку.

Тимчасові межі. Важливим кроком до успіху ділової зустрічі є правильний вибір часу та дня тижня. Потрібно враховувати обставини ділового життя, ділові звички партнерів, годинник їхньої оптимальної працездатності.

Так, деяким людям краще працюється вранці, їх називають «жайворонками», іншим вечором – це «сови», проміжний тип називають «голубами». За дослідженнями вчених «сови» становлять приблизно 33%, «жайворонки» – 17%, а «голуби» – 50% від загальної кількості людей.


1.3 Час проведення ділових зустрічей


Психологи пропонують при організації переговорів враховувати такі фактори Не потрібно планувати зустріч безпосередньо перед обідом. Думки про їжу заважати конструктивному спілкуванню. Але якщо зустріч вже передбачено, буде добре в процесі переговорів запропонувати партнерам чашку кави, чай щось трохи поїсти.

Не слід планувати зустріч відразу після обіду. Потрібно надати партнерам зібратися з думками та перевірити необхідну інформацію.

Понеділок, з одного боку, не найкращий день для зустрічей. Адже людям потрібен час, щоб налаштуватися на робочий ритм після вихідних. Хоча, з іншого боку, у понеділок перевагу «свіжої голови», цього дня зустрічатимуться для обговорення важливих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня.

П'ятниця, коли всі вже чекають на вихідні, не найкращий день для того, щоб починати завгодно.

Необхідно обговорювати тривалість зустрічі. Адже може статися так, що ваш партнер, якого не попередили про тривалість зустрічі, за півгодини після початку зустрічі вибачиться і, пославшись на необхідність виконання своїх не менш важливих справ, залишить вас. Зумовленого часу проведення зустрічі прийнято обов'язково дотримуватись.

Домовившись час проведення зустрічі, необхідно бути точним. Запізнення сприймається як образу приймаючої особи і може позначитися під час переговорів. У разі допустимої затримки потрібно знайти можливість, нехай навіть за короткий час, попередити партнера і вибачитися відповідно.


1.4 Склад делегації


Переговори між двома представниками проводяться вкрай рідко. Тому елементом протоколу ділової зустрічі є зумовлення складу її учасників. До складу делегації входять:

безпосередні учасники переговорів;

компетентні консультанти (експерти);

допоміжний персонал (перекладачі, стенографісти, водії, секретарі та ін.).

В основі домовленості має бути принцип рівної чисельності делегацій з обох сторін. Чисельніша делегація психологічна перевага. Через певні обставини можуть бути відхилення від принципу паритетності, але за умови, якщо ви переконаєте у цьому партнерів.

Переговори тим ефективніші, що менше їх учасників. Тому, якщо необхідно якнайшвидше їх провести, треба зменшити чисельний склад сторін, тим більше, що нерідко збільшення кількості учасників переговорів призводить до непорозумінь.

Списки переговорів, із зазначенням прізвища, імені та по батькові, місця роботи та посади учасника, заносяться до протоколу.

Обмін протокольними списками зазвичай відбувається на початку зустрічі. Якщо ж списки заздалегідь не складено, то для володіння інформацією про учасників зустрічі сторони обмінюються візитними картками.

Крім чисельності зумовлюється також рівень учасників зустрічі. Рівень представництва має бути приблизно однаковим. Підбір складу та рівня учасників переговорів залежить від того, яке значення надають зустрічі її учасники, від характеру правочину та національних особливостей учасників переговорів. Так, китайські делегації на переговорах відрізняються чисельністю, а американці віддають перевагу невеликим групам. Підвищує імідж делегації наявність у її складі представника іншої статі.


1.5 Матеріали для обговорення


Майбутня зустріч чи переговори передбачають попередню підготовку матеріалів. Існують відповідні категорії документів, які обговорюються під час ділових відносин:

документи, що відображають позицію учасників зустрічі з широкого кола питань та, як правило, містять рекомендації з питань, які розглядатимуться;

проекти різних угод, протоколів або договорів, що пропонуються як основа для проведення переговорів;

проекти резолюцій чи угод про наміри.

Складним, але важливим елементом підготовчої роботи є вибір різних документів з питань, які передбачається розглянути. Це офіційні довідки та документи, вирізки та газет та журналів, які містять відомості про партнера та його бізнес, це дані про кон'юнктуру своїх партнерів, їхню поведінку на ринку. Незважаючи на те, що все це потребує великих зусиль, знань і часу, така робота себе виправдовує. Так, у своїй роботі «Як вижити серед акул» X. Маккей зазначає, що знати хоч щось про клієнта так само важливо, як знати все про свою продукцію. Якщо знаєте своїх клієнтів, якщо відомі їхні специфічні інтереси та риси характеру, то завжди буде основою встановлення контакту. Пропонує анкету з 66-ти пунктів, включає питання про особисті дані клієнта, освіту, сімейний стан, попередню діяльність, особливі інтереси, стиль життя та ін., і дає можливість краще «дізнатися» клієнта.

Оптимальним результатом домовленості є усвідомлення кожним її учасником, що він отримав певну вигоду, порівняно з вихідною ситуацією.


1.6 Розстановка та обладнання столів


p align="justify"> Важливим елементом підготовки приміщення до ділової зустрічі є обладнання столів.

Психологічний аспект впливу учасників зустрічі може мати форма столу. Так, на думку австралійця Алана Піза, квадратний стіл не сприяє довірі і сприяє створенню атмосфери змагання. Така форма столу придатна щодо коротких ділових переговорів. Переговори за круглим столом передбачають неформальний характер зустрічі та вільний обмін думками. Невеликий журнальний столик допомагає дружній бесіді та служить проведенню візитів ввічливості

На столах розкладаються для кожного учасника блокноти, авторучки, олівці, проспекти. Стільці або крісла повинні бути зручними і в достатню кількість.

Уздовж столу для переговорів прийнято розставляти групами пляшки з мінеральною водою та чистими склянками.

Бажано подбати про каву чи чай. Для цього необхідно передбачити на столах для переговорів самовар, кілька гарних сервізів, чай, каву, печиво, фрукти, тістечка або кондитерські вироби.

Якщо поставили на стіл попільничку, це сигнал, що курити можна, але перш ніж запалити, необхідно запитати дозволи у присутніх осіб. Якщо курити не можна, має бути підготовлене приміщення для куріння під час перерви.


1.7 Зустріч делегації


Підготовкою приміщень для ділових зустрічей зазвичай займаються спеціально наймані працівники фірми, або запрошені фахівці.

p align="justify"> Важливим елементом ділового протоколу є організація зустрічі делегації. Насамперед, необхідно правильно визначити рівень тих, хто зустрічає. Зустрічати має той, хто запрошував, підписував лист із запрошенням, але як виняток – один із його заступників.

При зустрічі делегації, особливо зарубіжної, необхідно дотримуватись певних протокольних правил

Ранг і посада зустрічаючого глави делегації повинні відповідати рангу і посаді глави делегації, що приїжджає.

Для зустрічі зазвичай прибуває голова делегації, що приймає, у супроводі 2-3-х осіб.

Якщо гість приїжджає разом із дружиною, то голова приймаючої делегації зустрічає його також зі своєю дружиною.

Першим є голова, який приймає делегацію, і якщо на зустріч приїхала його дружина, то він рекомендує її гостям.

Другим видається гість – голова іноземної фірми, який рекомендує також і свою дружину.

Голова приймаючої делегації потім відрекомендовує своїх співробітників - членів делегації, які приїхали зустрічати гостей за рангами. Якщо серед тих, хто зустрічає, є жінки, то їх відрекомендовує насамперед. Якщо жінок небагато, їх рекомендують по рангам, та був чоловіків - також із рангам.

Керівник делегації, яка приїхала після цього, так само рекомендує членів своєї делегації.

Зустрічаючи делегацію в аеропорту або на вокзалі, голова сторони, що приймає, повинен вручити квіти всім жінкам - учасникам делегації або прибулим разом з членами делегації. При зустрічі та проводах в аеропорту або на вокзалі слід подавати квіти, загорнуті в целофан (чоловікам квіти не дарують, за винятком ювілейних дат).

Зустріч делегації неминуче пов'язана з розміщенням у машинах. Знання правил посадки згідно з міжнародною протокольною практикою необхідне кожному члену делегації. Їх повинен знати і водій, і перекладач, і керівник делегації та його дружина (Додаток 17).

Насамперед, машина має подаватися так, щоб праві двері були звернені до тротуару. Першим і сідає, і виходить пасажир, який посідає почесне місце. Якщо умови не дозволяють водієві подати машину правим боком до тротуару, почесний пасажир сідає в машину через ліві двері. Вони також сідають через ліві двері.

Почесний пасажир займає місце на задньому сидінні з правого боку по ходу автомобіля, у нього - господар або керівник делегації, що зустрічає. Поруч із водієм може сісти охоронець, репортер і, як виняток, перекладач. Особа, що займає почесне місце, виходить через праві дверцята, а решта, щоб не турбувати того, хто сидить на почесному місці - через ліву.


2. Підготовка та проведення прийомів


2.1 Прийоми та їх сутність


Прийоми та їх суть

Прийоми - як дипломатичні, так і ділові - одна з найважливіших форм зовнішньополітичної, ділової, культурної та іншої діяльності урядів, державних відомств, ділових людей, громадських та інших організацій та осіб. Вони можуть проводитись з урочистих випадків (на честь державних візитів, національних свят тощо) і мати політичне значення, носити суто протокольний характер (у зв'язку з діловими візитами, відкриттям виставок) або ж використовуватись у порядку повсякденної діяльності (у переговорах) та інші).

Важливо чітко уявляти, що основним змістом прийомів є не прийом їжі або дегустація напоїв, а вирішення ділових проблем, до чого треба ретельно готуватися заздалегідь. Для більшості учасників прийоми – це зосереджена, цілеспрямована робота, а аж ніяк не поверхова «нудна порожнеча», зовнішність якої майже два століття тому споглядав Байрон.

Прийоми можуть сприяти встановленню, підтримці та розвитку контактів між сторонами та окремими особами, повідомленню та роз'ясненню своєї позиції, збору інформації, обміну думками, нарешті – обговоренню та узгодженню позицій та вирішенню наявних питань у неофіційній обстановці.

Традиції проведення прийомів сягають своїм корінням в глибоку давнину. Гостинність була і залишається суттєвим показником честі та гідності народу та держави, їхньої доброзичливості.

Тому країни дбайливо зберігають історичні традиції прийому гостей як символи миролюбності та добросердечності. Традиції російської гостинності й досі відзначають іноземні гості. Багаторічна міжнародна практика встановила види дипломатичних прийомів, методи підготовки, дипломатичний етикет, якого прийнято дотримуватися.

Протокольна практика Росії загалом збігається з міжнародною. Прийоми поділяються за часом на денні (до 19 годин) та вечірні, а за розміщенням гостей – на прийоми з розсадкою та без розсадки.


2.2 Призначення та підготовка проведення прийомів


Призначення та підготовка проведення прийомів

Прийом - одна з форм «зовнішньо- та внутрішньополітичної» діяльності організації. Це, як правило, організоване та заздалегідь підготовлене господарями, спільне проведення часу представників організації-господаря та гостей. Прийом проводиться: а) з нагоди урочистої дати - ювілею, річниці заснування фірми або створення організації; б) з нагоди відвідування організації відомого та почесного гостя, делегації фірми-партнера; в) у порядку повсякденної діяльності фірми на регулярній основі.

Метою проведення прийому може бути розширення та поглиблення контактів у сфері діяльності компанії, отримання необхідної інформації, формування іміджу організації у зовнішньому діловому середовищі.

Прийоми можуть бути: денні та вечірні, з розсадженням (заздалегідь розподіленими місцями учасників) та без розсаджування, формальні та неформальні.

Денні прийоми - це «келих шампанського», «келих вина», «сніданок». "Келих шампанського" починається зазвичай о 12 годині і триває близько години. Приводом для такого прийому можуть бути річниця національного свята, від'їзд (приїзд) офіційної особи, перебування делегації. Відкриття виставки (фестивалю) тощо. Це найпростіша форма прийому, яка потребує великої підготовки. Прийом проходить без розсаджування гостей – стоячи. Напої та закуски розносять офіціанти. Зазвичай подаються тільки шампанське, вина, соки та легка закуска (міні-тістечка, бутерброди, горіхи).

Сніданок або обід з розсадкою – більш урочиста форма прийому. Для такої форми прийому передбачаються місця за столом всім учасників. Сніданок з розсадкою влаштовується між дванадцятьма і п'ятнадцятьма годинами і триває приблизно півтори години. За своїм змістом і часом він відповідає російському обіду і може включати 1-2 холодні закуски, одну рибну або одну м'ясну страву і десерт. Допустима подача гарячої закуски першої страви. Під час збору гостей в аванзалі їм пропонуються аперитив, соки, в ході сніданку - сухі виноградні вина, а по завершенні подаються чай, кава, пропонуються шампанське, коньяк, лікер. Гості, як правило, приходять на сніданок у повсякденному одязі, якщо його форма спеціально не вказана у запрошенні.

Вечірні прийоми бувають кількох типів. Найбільш популярним, демократичним, масовим та продуктивним, з погляду охоплення спілкування є «коктейль», який починається між 17-18 годинами і триває дві години. Прийом відбувається стоячи. Гості самі підходять до столів із закусками, набирають собі частування, а офіціанти пропонують напої, якщо розносяться гарячі закуски, то прийом може бути названий "а ля фуршет". Для більшої урочистості зустрічі до її кінця можливе подання шампанського, морозива, кави. Фуршет – найбільш демократична форма прийому. З такого банкету можна піти у будь-який зручний час. Перебуваючи на такому прийомі, слід пам'ятати кілька правил:

підходити до столу слід лише після запрошення або після того, як до столу пішли решта присутніх;

гості беруть тарілки зі стоса, що стоять на початку столу, і рухаються вздовж столу в один бік (щоб не заважати один одному), накладаючи на свою тарілку частування;

неввічливо перебувати біля столу з сигаретою, що димить;

негарно навалювати на тарілку всі пропоновані страви одразу. Існує певний порядок частування: потрібно спочатку покуштувати рибних страв, риба і м'ясо не повинно бути на одній тарілці;

слід брати рівно стільки, скільки можна з'їсти;

закуски перекладають у тарілку загальним приладом, який знаходиться на тарелі з даною закускою. Набравши частування, слід забути покласти загальний прилад місце;

для десерту та солодких страв необхідно взяти чисті тарілки;

чоловік може пригостити даму, принісши їй щось із буфета. Жінці неприпустимо пригощати чоловіка.

Єдиним столовим приладом на фуршеті є виделка. Тому закуски нарізають невеликими шматочками (на один раз). Крім виделок можуть бути подані і шпажки - невеликі палички встромлені в бутерброди - канопі та інші штучні закуски. Ножі можуть бути на столі, але скористатися ними в будь-якому випадку буде незручно. На фуршет прийнято приходити у повсякденному костюмі чи сукні.

Схожий на фуршет прийом – «коктейль». Він також проходить у проміжку часу від 17 до 20 години. На відміну від фуршету столи для коктейлів не накриваються. У залі розставляють кілька невеликих столиків, на них розкладають цигарки, сірники, попільнички та ставлять паперові серветки у вазочках. Частування та напої подаються офіціантами на тацях. Замість виделок гості користуються спеціальними банкетними шпажками. Закінчують прийом подачею шампанської та кави.

Обід – найбільш урочиста форма прийому. Починається в період з 17 до 19 години, триває 2-3 години і більше. Гості спочатку перебувають за столом протягом години, потім вони переходять в інше, менш офіційне приміщення, або частину залу для бесіди, куди і подається чай, кава. Форма одягу – урочиста. Обід проводитися з розсадженням – кожен учасник дізнається про номер свого місця за столом із запрошення.

Обід-буфет передбачає вільне розсадження учасників за столами по чотири-шість осіб, гості набирають закуски з одного великого столу та сідають за один із невеликих столів. Меню, як на фуршеті. Такий прийом організуються після концерту, перегляду фільму у перерві між засіданнями конференції. Обід-буфет менш офіційний, ніж обід.

Чай влаштовується між 16-18 годинами, як правило, для жінок. Вечеря з розсадкою відрізняється від обіду лише пізнішим часом проведення.

На офіційні прийоми запізнюватися не можна. Гості на такі прийоми (сніданок, обід, вечеря) з'їжджаються протягом 3-5 хвилин і після невеликої паузи, що використовується для взаємних привітань і знайомства, запрошуються до столу. Знайомитись за столом не прийнято. Не рекомендується розмовляти з кимось через сусіда по столу. За столом жінка може сидіти у капелюсі, але рукавички має зняти обов'язково.

На прийомі з розсадженням необхідно дотримуватись старшинства, службове чи громадське становище гостей, оскільки місця діляться на почесні та менш почесні. Першим вважається місце праворуч від господарки будинку, другим – праворуч від господаря. У відсутності жінок першим вважається місце праворуч від господаря, другим – ліворуч від нього. При розсадженні дотримуються таких правил:

першими праворуч і лівою рукою від господині саджають чоловіків, господаря ж оточують дами. Потім місця чергуються: поряд із жінками садять чоловіків і навпаки;

жінку не садять із жінкою і наприкінці столу, якщо в торці столу не сидить чоловік;

чоловіка не садять поряд із дружиною;

два іноземці з однієї країни не сидять разом;

останні місця за столом займають співробітники своєї установи (але не жінки).

Щоб кожен гість міг швидко знайти своє місце за столом, при вході виставляється план розсаджування, на стіл кладеться кувертна картка з ім'ям та прізвищем запрошеного, а іноді схема столу вручається кожному гостю. Гості займають свої місця після того, як сяде господиня, вона першою і встає після закінчення прийому.

Підготовка прийому включає такі етапи: постановка цілей прийому, вибір форми прийому, визначення складу учасників, складання сценарію прийому, розсилка запрошень, складання плану розсадження за столом (якщо вона передбачена), складання меню, сервірування столу та обслуговування гостей, підготовка тостів та мовлення.

Неформальні прими проводяться в ситуаціях, коли на гостей «не чекали» заздалегідь, частіше в невеликих фірмах та експромтом, у неформальній обстановці. Неформальні прийоми поширені США, коли партнерів запрошують на ланч. Неформальність обстановки сприяє розв'язанню нестандартних проблем, здатності глянути проблему інакше. До такого прийому слід бути готовим.


Висновок


У ході проведеної роботи було встановлено таке, що прийом у діловій сфері - це, перш за все службові обов'язки, причому не тільки для організації-господарки, яка приймає гостей, а й для організацій, які виконують роль гостей. Тому до ділової зустрічі чи прийому треба відноситися відповідально, знати основи його проведення, рамки здійснення прийому.

Ділові зустрічі та прийоми необхідні для плідної роботи, вони допомагають проведенню ділових переговорів, знімаючи з них завісу офіційності та надаючи їм невимушеного характеру. У той же час, щоб не скривдити гостей, треба знати основні правила проведення прийомів. А щоб самому не потрапити в незручну ситуацію за присутності на прийомі треба знати, як поводитися на ньому. Цьому і була присвячена проведена робота, під час якої мною були виявлені основні правила проведення прийомів:

Сучасна міжнародна протокольна практика свідчить про прагнення країн робити прийоми скромними, уникати зайвої пишноти, надати їм більшої раціональності.

Напівофіційна обстановка прийомів дозволяє присутнім зав'язати корисні знайомства, обговорити загалом майбутні вигідні для партнерів контракти, розширити і поглибити вже наявні контакти, обмінятися поглядами та думками, що дозволяють краще дізнатися економічні, фінансові та інші позиції та домагання майбутніх партнерів, їх особливості в організації . Крім того, для досвідченого бізнесмена спостереження за поведінкою, вчинками запрошених на прийом може бути джерелом інформації, яка у свою чергу послужить однією з базових складових при прийнятті рішень про угоду, що укладається.

Список литературы


) Ботавіна Р.М. Етика ділових відносин: навчальний посібник. - М.: Фінанси та статистика, 2002.-с. 208.

) Данкел. Діловий етикет – Ростов-на-Дону: Фенікс, 2006. – 370.

) Чуміков А.М., Бочаров М.П. Зв'язки з громадськістю: теорія та практика. - М.: Справа, 2003.-с. 496.

) Шепель В.М. Настільна книга бізнесмена та менеджера.-М.: Фінанси та статистика, 2000.-с. 354.

) Яшин В.В Ділова етика. - М.: Справа, 2002.-с. 342


Додаток

діловий зустріч прийом делегація

Розкладка на офіційних прийомах: 1 - 12 гості у порядку офіційного старшинства


Розкладка на офіційних прийомах з господаркою: 1 - 14 гості у порядку офіційного старшинства


Неофіційний прийом. Стіл П-подібний, господар та господиня сидять навпроти один одного. Цього плану розсаджування, хоча він і прийнятий у міжнародній практиці, слід уникати, тому що гості 7-12 практично не можуть спілкуватися з господарем


На офіційних сніданках та обідах розсадка гостей проводиться відповідно до їх рангу в порядку протокольного старшинства.

Офіційні посадові особи, які мають ранг або титул, що перебувають у відпустці або не при справах, іншими словами, що не виконують своїх функцій, що відповідають своєму рангу, поступаються старшинство гостям того ж рангу, що знаходяться в активній роботі. Якщо гість виконує обов'язки вищі, ніж належить йому за рангом, він займає належне йому найвище місце.

Оскільки жінки все частіше й частіше займають високе становище у виборних органах та на адміністративних постах, на офіційних сніданках та обідах жінки розсаджуються серед чоловіків залежно від їхнього рангу.

На неофіційних сніданках та обідах, де присутні чоловіки та жінки, по можливості не розсаджуються поруч. У таких випадках, якщо жінка не є головою представництва, жінки розсаджуються відповідно до старшинства чоловіків.

Удови зберігають ранг чоловіків. Жінки без супроводу чоловіки розсаджуються відповідно до віку, становища або почесного звання. Заміжні жінки мають старшинство вище за вдовствуючих або розлучених. Усі жінки за старшинством вищі за молодих дівчат, якщо тільки їх ранг і виконувані обов'язки або почесні звання не дають комусь із них особливої ​​переваги.

Чоловік жінки, яка займає офіційне становище, сідає серед чоловіків відповідно до рангу дружини, якщо займане ним становище не дає йому право більш почесне місце.

На зустрічах, де присутні як офіційні посадові особи, так і видатні діячі, неминучі протиріччя між старшинством по праву та старшинством з міркувань ввічливості. У таких випадках необхідно враховувати такі правила:

· завжди береться до уваги відносне старшинство осіб, які займають офіційне становище;

· коли старшинство визначено, почесні гості розміщуються серед посадових офіційних осіб, з відданням переваги з міркувань ввічливості особам, які займають високе становище та мають більший вплив у громадському житті;

· перевага іноземних гостей загальноприйнята. Рівні за рангом іноземні гості займають вище місце, ніж громадяни своєї країни. Громадяни, які працюють за межами своєї країни, мають вищий ранг, ніж їхні співвітчизники.

На прийомах типу сніданок, обід, вечеря гості розсідають за столом у певному порядку. Місця за столом діляться на більш менш почесні. Найпочесніше місце праворуч від господині (на неофіційному прийомі) або праворуч від господаря (на офіційному прийомі). Далі йдуть місця зліва від господині та господаря у міру видалення менш почесні.

На офіційному прийомі, де запрошені є без дружин чи чоловіків, головному гостеві пропонується місце за столом навпроти господаря.


Репетиторство

Потрібна допомога з вивчення якоїсь теми?

Наші фахівці проконсультують або нададуть репетиторські послуги з цікавої для вас тематики.
Надішліть заявкуіз зазначенням теми прямо зараз, щоб дізнатися про можливість отримання консультації.

Дотримання елементарних правил ділової зустрічідозволяє з перших хвилин зустрічі привернути до себе співрозмовника та створити атмосферу взаємоповаги між учасниками заходу. Байдужість до усталених правил бізнес-етикету є однією з основних причин, через які ділова зустріч може закінчитися безуспішно. Будь-якому професіоналу своєї справи відомі основні правила ділової зустрічі:

1) Не слід спізнюватися на ділову зустріч. Найбільш вірний крок – приїхати до місця призначення за 15 хвилин до призначеної години, щоб привести себе до ладу та зібратися з думками.

2) Потрібно планувати зустріч заздалегідь. Серйозні люди дорожать своїм часом і часом своїх партнерів, тому необхідно заздалегідь продумати перебіг майбутньої зустрічі, структуру бесіди та основні моменти, які необхідно торкнутися розмови. Якщо ділова зустріч відбувається у режимі групи, хорошим тоном вважається попереднє ознайомлення всіх учасників зустрічі з її планом.

3) Підготовка – важливий крок. Якщо на зустрічі можуть знадобитися документи, буклети або ознайомлювальний матеріал, рекомендується заздалегідь підготувати та структурувати його, щоб не виглядати розгубленим перед діловим партнером та підкріпити у нього впевненість у тому, що ви – ділова та практична людина.

4) Важливо дотримуватися етикету ділової бесіди. Ділова бесіда передбачає, що опоненти зацікавлені в точці зору один одного, тому уважно слухають співрозмовника, не перебивають, а свої коментарі та питання залишають лише у спеціально відведений час, який краще обговорити заздалегідь.

5) Перед зустріччю потрібно вимкнути мобільний телефон та інші засоби зв'язку (Skype на ноутбуці, месенджери), які можуть стати на заваді прямому контакту з співрозмовником. Якщо один з учасників зустрічі очікує на важливий дзвінок і повинен залишити телефон увімкненим, йому необхідно попередити партнерів заздалегідь, щоб не виникло незручної ситуації в ході розмови.

7) Час – гроші. У ході зустрічі завжди необхідно стежити за часом, якщо захід розпланований по блоках, важливо, щоб кожен блок займав рівно стільки часу, скільки на нього відведено в плані, і тим паче важливо вчасно закінчити, адже в бізнесі кожна хвилина – чиїсь гроші , не варто зловживати дорогоцінним часом своїх партнерів